設備設施采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司設備設施采購管理工作，確保采購活動的科學性、合理性、規(guī)范性，提高采購效率，保證所采購設備設施的質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展的需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設備設施的采購活動，包括但不限于生產(chǎn)設備、辦公設備、運輸設備、倉儲設備等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實際需求和發(fā)展規(guī)劃，合理確定采購項目和數(shù)量，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、符合行業(yè)標準和公司要求的設備設施。3.性價比最優(yōu)原則：在保證質(zhì)量的前提下，充分比較不同供應商的價格、服務等因素，選擇性價比最高的采購方案。4.公開透明原則：采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關部門的檢查。5.歸口管理原則：設備設施采購工作實行歸口管理，明確各部門職責，確保采購工作有序進行。二、采購職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，組織實施采購活動，與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。2.收集、整理供應商信息，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。3.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保采購任務按時完成。4.負責采購款項的申請、支付等工作，配合財務部門做好采購成本核算和控制。（二）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展需要，提出設備設施采購需求，填寫采購申請單，并詳細說明采購設備設施的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術要求、使用部門等信息。2.參與采購項目的技術評審、商務談判等工作，提供技術支持和需求建議。3.負責采購設備設施的驗收工作，確保所采購設備設施符合合同要求和公司使用標準。4.對采購設備設施的使用情況進行跟蹤和反饋，及時提出改進意見和建議。（三）技術部門1.對采購設備設施的技術方案進行審核，提供技術支持和技術指導，確保采購設備設施的技術性能符合公司要求。2.參與采購項目的技術評審工作，對供應商提供的技術方案進行評估和論證，提出技術意見和建議。3.協(xié)助需求部門制定采購設備設施的技術標準和驗收規(guī)范。（四）財務部門1.負責審核采購預算，對采購成本進行核算和控制，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關，確保付款方式和時間符合公司財務規(guī)定。3.負責采購款項的支付審核和賬務處理，定期與采購部門核對采購賬目。（五）審計部門1.對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等。2.對采購項目進行專項審計，提出審計意見和建議，督促相關部門整改存在的問題。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展需要，填寫采購申請單，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購申請單應詳細說明采購設備設施的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術要求、使用部門、預計采購時間等信息。對于金額較大或技術復雜的采購項目，需求部門還應提供詳細的技術方案和可行性分析報告。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請單后，對采購申請的必要性、合理性進行初步審核。審核通過后，提交至相關領導審批。2.審批流程如下：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領導審批。采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。3.對于緊急采購項目，需求部門可先電話或郵件向相關領導匯報，經(jīng)同意后進行采購，事后及時補辦采購申請和審批手續(xù)。（三）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請單，結(jié)合市場供應情況和公司采購資金安排，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購設備設施的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式、預算金額等信息，并將采購計劃分解為具體的采購任務，落實到責任人。3.采購部門應定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時調(diào)整采購計劃，確保采購任務按時完成。（四）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。對于符合基本要求的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察，了解供應商的實際情況，評估其是否具備合作條件。2.供應商評估與準入采購部門定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、合同執(zhí)行情況等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，分為A、B、C三類，其中A類為優(yōu)質(zhì)供應商，B類為合格供應商，C類為待改進供應商。對于新開發(fā)的供應商，采購部門應按照供應商評估標準進行評估，評估合格后納入供應商信息庫，并給予準入資格。3.供應商日常管理采購部門與供應商保持密切溝通，定期向供應商反饋公司的采購需求和質(zhì)量要求，督促供應商按時、按質(zhì)、按量供應貨物。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史、交貨情況、售后服務等內(nèi)容，以便對供應商進行跟蹤和管理。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務不到位等情況的供應商，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改。如供應商整改不力，采購部門可采取暫停合作、降低供應商等級、取消準入資格等措施。（五）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購設備設施的特點、市場供應情況、采購金額等因素，選擇合適的采購方式，包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。對于金額較大、技術復雜、涉及國家安全和公共利益等項目，應采用招標采購方式；對于金額較小、技術簡單、市場供應充足的項目，可采用詢價采購或競爭性談判采購方式；對于只能從唯一供應商處采購的項目，可采用單一來源采購方式。2.采購文件編制采購部門根據(jù)采購方式和采購項目的特點，編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價文件、采購合同等。采購文件應明確采購設備設施的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術要求、質(zhì)量標準、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等內(nèi)容，以及供應商的資格條件、報價要求、評標標準等。3.采購信息發(fā)布對于招標采購項目，采購部門應在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關行業(yè)網(wǎng)站等媒體上發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。對于競爭性談判采購、詢價采購等項目，采購部門應向已建立合作關系的供應商或通過其他渠道邀請符合條件的供應商參與采購活動。4.采購談判與簽約采購部門組織相關人員與供應商進行采購談判，就采購設備設施的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致意見。采購談判過程中，采購人員應嚴格遵守公司的采購政策和談判紀律，維護公司利益。談判結(jié)束后，采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，經(jīng)相關部門審核后，與供應商簽訂采購合同。5.采購合同執(zhí)行采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按時、按質(zhì)、按量供應貨物。需求部門應配合采購部門做好采購合同的執(zhí)行工作，及時提供收貨信息，協(xié)助采購部門處理采購過程中的問題。如供應商出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等違約情況，采購部門應按照采購合同的約定，追究供應商的違約責任，要求其承擔相應的賠償責任。（六）驗收1.采購設備設施到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具、安排驗收人員等。2.采購設備設施到貨后，采購部門應及時通知需求部門進行驗收。驗收人員按照驗收方案和驗收規(guī)范對采購設備設施的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量等進行檢查，核對設備設施的技術資料、合格證、保修卡等文件。3.對于大型設備設施或技術復雜的采購項目，需求部門可邀請技術專家或?qū)I(yè)檢測機構(gòu)參與驗收工作，確保驗收結(jié)果的準確性和可靠性。4.驗收合格后，驗收人員填寫驗收報告，經(jīng)需求部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。驗收報告應詳細記錄采購設備設施的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等。5.如驗收不合格，驗收人員應及時通知采購部門和供應商，要求供應商限期整改或退換貨物。供應商整改或退換貨物后，需求部門應重新組織驗收，直至驗收合格為止。（七）付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。2.財務部門對付款申請單進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。審核通過后，按照公司財務規(guī)定辦理付款手續(xù)。3.對于預付款項，采購部門應在簽訂采購合同后，根據(jù)合同約定的預付款比例和金額，填寫預付款申請單，經(jīng)相關領導審批后，提交至財務部門辦理預付款手續(xù)。4.對于貨到付款項目，采購部門應在設備設施到貨驗收合格后，及時填寫付款申請單，經(jīng)相關領導審批后，提交至財務部門辦理付款手續(xù)。5.對于分期付款項目，采購部門應按照采購合同的約定，在各期付款時間前填寫付款申請單，經(jīng)相關領導審批后，提交至財務部門辦理付款手續(xù)。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、供應商壟斷、市場供應短缺等因素可能導致采購成本增加、采購任務無法按時完成等風險。2.質(zhì)量風險：供應商提供的設備設施質(zhì)量不符合合同要求或行業(yè)標準，可能影響公司生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品質(zhì)量，給公司帶來損失。3.合同風險：采購合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等情況，可能導致公司權益受損。4.人員風險：采購人員專業(yè)素質(zhì)不足、職業(yè)道德缺失等因素，可能影響采購工作的質(zhì)量和效率，給公司帶來風險。（二）風險評估1.采購部門定期對采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，對采購風險進行分類管理，分為高風險、中風險、低風險三類。3.對于高風險采購項目，采購部門應制定專項風險管理措施，加強風險監(jiān)控和預警，確保風險得到有效控制。（三）風險應對1.市場風險應對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低采購成本。拓展供應商渠道，引入競爭機制，避免供應商壟斷，確保市場供應穩(wěn)定。與供應商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定采購價格，降低價格波動風險。2.質(zhì)量風險應對加強供應商管理，嚴格篩選供應商，確保供應商具備良好的質(zhì)量管理體系和生產(chǎn)能力。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對采購設備設施的質(zhì)量檢驗和驗收工作，確保質(zhì)量符合要求。要求供應商提供質(zhì)量保證金或售后服務承諾，如出現(xiàn)質(zhì)量問題，及時要求供應商承擔相應的責任。3.合同風險應對加強采購合同管理，規(guī)范合同簽訂流程，確保合同條款明確、合法、有效。在合同執(zhí)行過程中，加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，及時解決合同糾紛，維護公司合法權益。定期對采購合同進行審查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同執(zhí)行過程中存在的問題。4.人員風險應對加強采購人員培訓，提高采購人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力，確保采購人員熟悉采購業(yè)務流程和相關法律法規(guī)。建立采購人員績效考核制度，加強對采購人員的職業(yè)道德教育和監(jiān)督管理，激勵采購人員積極履行職責，提高工作質(zhì)量和效率。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等。2.公司內(nèi)部設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報。對于舉報內(nèi)容，審計部門應及時進行調(diào)查核實，如情況屬實，依法依規(guī)追究相關人員的責任。3.采購部門應定期向公司領導匯報采購工作進展情況，接受公司領導的監(jiān)督和指導。（二）