財務采購發票管理制度總則目的本制度旨在規范公司財務采購發票管理流程，加強發票管理的內部控制，確保發票的合法取得、安全保管、正確使用和及時報銷，維護公司的合法權益，防范稅務風險。適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及采購業務以及與采購發票相關的部門和人員。基本原則1.合法性原則：發票的取得、開具、使用和保管必須符合國家法律法規以及稅務部門的相關規定。2.真實性原則：發票所反映的經濟業務內容必須真實、準確，不得虛構或篡改。3.完整性原則：發票的各項要素填寫應齊全、完整，不得遺漏或省略關鍵信息。4.及時性原則：采購業務發生后應及時取得發票，并按照規定的時間和流程進行報銷處理，避免逾期影響公司財務核算和稅務申報。發票的種類及適用范圍增值稅專用發票適用于公司與一般納稅人之間的采購交易，可用于抵扣進項稅額。增值稅普通發票適用于與小規模納稅人或其他不具備開具增值稅專用發票資格的單位或個人的采購業務。其他發票根據實際業務情況，如取得的財政票據、稅務機關代開的發票等，按照相關規定進行管理和使用。發票的取得采購部門職責1.采購人員在進行采購業務時，應主動向供應商索取發票。應確保選擇具有合法經營資格的供應商，避免因供應商問題導致發票無法取得或取得不合規發票。2.根據采購業務的實際情況，明確要求供應商開具發票的類型、內容及相關信息。對于增值稅專用發票，應提供準確的公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等開票信息。3.在采購合同中應明確約定發票的開具條款，包括發票類型、開具時間、送達方式等，確保供應商按時、準確開具發票。發票取得要求1.發票應具備稅務機關統一監制章，并加蓋發票專用章。發票內容應完整，包括發票名稱、發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、單位、數量、單價、金額、稅率、稅額等。2.發票抬頭必須為公司全稱，不得使用簡稱或錯誤名稱。如發票抬頭有誤，應及時通知供應商重新開具。3.發票上的貨物或應稅勞務、服務名稱應與采購合同及實際交易內容一致。如因特殊情況需要開具匯總發票的，應同時提供加蓋發票專用章的銷售清單。4.對于增值稅專用發票，應在規定的認證期限內進行認證，認證通過后方可申報抵扣進項稅額。目前，增值稅專用發票的認證期限為自發票開具之日起360日內。發票拒收規定如取得的發票存在以下情形之一的，采購人員應拒收，并及時通知供應商重新開具：1.發票內容不完整、不清晰，無法準確識別相關信息的。2.發票未加蓋發票專用章或加蓋的印章與銷售方名稱不一致的。3.發票開具日期、發票號碼、金額等關鍵信息有涂改痕跡且未加蓋更正章的。4.發票類型不符合采購業務要求的。5.發票開具內容與實際交易不符的。發票的傳遞與交接采購人員傳遞采購人員取得發票后，應及時將發票及相關采購資料按照公司內部規定的流程傳遞給財務部門。傳遞過程中應確保發票的安全，避免丟失、毀損。交接手續財務部門在接收發票時，應與采購人員辦理交接手續，詳細記錄發票的取得日期、發票號碼、金額、供應商名稱等信息。交接雙方應簽字確認，明確責任。發票的審核財務部門初審1.財務人員收到發票后，應首先對發票的真實性、完整性、合法性進行初步審核。審核內容包括發票的格式、印章、內容填寫等是否符合要求，是否與采購合同及實際業務相符。2.檢查發票的開具日期是否在規定時間內，發票號碼是否連續，有無斷號、跳號等情況。3.對于增值稅專用發票，應通過增值稅發票綜合服務平臺等渠道進行發票信息的查驗，核實發票的真實性和有效性。業務部門復核1.采購業務涉及的相關業務部門應配合財務部門進行發票審核，對發票所反映的業務內容的真實性、合理性進行復核。2.業務部門應重點審核發票內容與采購合同約定的一致性，包括貨物或服務的規格、數量、價格等是否相符，是否有超出合同約定的采購項目。3.如發現發票存在問題或疑問，業務部門應及時與采購人員溝通核實，并反饋給財務部門。審批流程1.審核通過的發票按照公司費用報銷審批流程進行逐級審批。審批人應在發票審核意見欄簽字確認，對發票的合法性、真實性和合理性負責。2.對于金額較大的采購發票或存在疑問的發票，應提交公司相關領導進行審批決策。發票的保管財務部門保管1.財務部門負責對審核通過的發票進行妥善保管。應設置專門的發票保管檔案，按照發票的種類、月份、年度等進行分類存放。2.發票保管檔案應包括發票原件、發票清單、發票交接記錄、發票認證結果通知書等相關資料，確保發票資料的完整性和可追溯性。保管期限發票及相關資料的保管期限按照國家法律法規及稅務部門的規定執行。一般情況下，發票存根聯和發票登記簿應當保存5年。保存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。安全措施1.發票保管場所應具備安全防護設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等，確保發票的安全存放。2.定期對發票保管情況進行檢查和盤點，確保發票數量、金額與保管記錄一致。如發現發票丟失、毀損等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。發票的開具銷售業務發票開具規定1.公司發生銷售業務時，應由財務部門按照稅務部門的規定及時開具發票。開具發票前，應審核銷售業務的真實性、合法性，確保發票開具內容與實際交易相符。2.發票開具人員應嚴格按照發票開具規范填寫發票內容，確保發票信息準確無誤。開具發票后，應加蓋公司發票專用章，并按照規定的方式交付給購買方。紅字發票開具1.如因銷售折讓、退回等原因需要開具紅字發票的，應按照稅務部門的規定辦理相關手續。由銷售部門提出申請，說明開具紅字發票的原因、涉及的發票號碼及金額等信息。2.財務部門審核后，在增值稅發票管理系統中開具紅字發票信息表，并將信息表傳遞給銷售方。銷售方根據紅字發票信息表開具紅字發票，并將紅字發票聯和抵扣聯交還給購買方。購買方應根據紅字發票進行相應的賬務處理。發票的違規處理責任追究1.對于因工作失誤或故意違反發票管理制度，導致取得不合規發票或發票丟失、毀損等情況，給公司造成損失的，將追究相關責任人的責任。2.責任追究方式包括批評教育、責令整改、經濟賠償、行政處罰等，情節嚴重的將依法追究法律責任。稅務風險應對如因發票問題導致公司面臨稅務風險，如被稅務機關查處補繳稅款、滯納金、罰款等，相關責任人應積極配合公司采取措施應對，降低公司損失。同時，應分析問題原因，總結經驗教訓，完善發票管理制度，防范類似風險再次發生。附則制度解釋本制度由公司財務部門負責解釋。在執行過程中，如遇國家法律法規、稅務政策等發生變化，本制度將適時進行修訂。制度修訂公司