監理公司物資管理制度一、總則1.目的為加強公司物資管理，規范物資采購、驗收、存儲、使用及處置等環節的工作流程，確保物資的合理使用和有效控制，降低公司運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各項目監理部的所有物資管理活動，包括辦公用品、設備器材、工程材料等各類物資。3.物資管理原則統一管理原則：公司對物資實行統一規劃、統一采購、統一調配、統一核算的管理方式。合理配置原則：根據公司業務需求和實際情況，合理配置物資資源，避免浪費和閑置。成本控制原則：在保證物資質量和滿足業務需求的前提下，努力降低物資采購成本、存儲成本和使用成本。責任追究原則：明確物資管理各環節的責任，對因管理不善導致的物資損失或浪費等情況進行責任追究。二、物資采購管理1.采購計劃制定各部門應根據工作需要和實際庫存情況，定期編制物資采購計劃。采購計劃應詳細列出物資名稱、規格型號、數量、預計采購時間等內容。采購計劃需經部門負責人審核后報公司物資管理部門匯總。物資管理部門根據公司整體物資需求情況進行綜合平衡，編制公司年度、季度和月度物資采購計劃。2.采購申請審批物資采購計劃經公司領導審批后實施。對于金額較大或特殊物資的采購，需按照公司相關規定進行專項審批。采購申請應明確采購物資的用途、預算金額、采購方式等信息，并附上詳細的技術規格要求或采購清單。3.采購方式選擇集中采購：對于通用性強、采購量大的物資，如辦公用品、常用設備器材等，實行集中采購。由公司物資管理部門統一組織招標或詢價采購，以獲取更優惠的采購價格和更好的服務。分散采購：對于有特殊要求或零星采購的物資，由各項目監理部或相關部門根據實際情況自行采購。但需按照公司采購流程進行審批，并報物資管理部門備案。緊急采購：因工作急需且無法按正常采購流程進行采購的物資，可由使用部門提出緊急采購申請，經公司領導特批后進行采購。緊急采購應盡量選擇與公司有合作關系的供應商，確保物資質量和供應及時性。4.供應商選擇與管理物資管理部門應建立供應商信息庫，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行評估和管理。在選擇供應商時，應遵循公開、公平、公正的原則，通過招標、詢價、邀請招標等方式進行比較和篩選，選擇優質供應商合作。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。同時，應約定違約責任和爭議解決方式。定期對供應商進行評估和考核，根據考核結果決定是否繼續合作或調整合作方式。對于表現不佳的供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰。5.采購合同管理采購合同簽訂后，由物資管理部門負責合同的執行和跟蹤。及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。如因供應商原因導致合同無法履行或出現違約情況，物資管理部門應及時收集相關證據，并按照合同約定追究供應商的違約責任。同時，應采取措施減少公司損失，如尋找替代供應商、調整采購計劃等。采購合同執行完畢后，物資管理部門應及時整理合同檔案，包括合同文本、審批文件、驗收報告、付款憑證等資料，進行歸檔保存。三、物資驗收管理1.驗收準備物資到貨前，物資管理部門應通知使用部門或相關人員做好驗收準備工作。使用部門應安排熟悉物資情況的人員參與驗收，并準備好驗收所需的工具和場地。物資管理部門應根據采購合同和相關標準，制定物資驗收方案，明確驗收內容、驗收方法、驗收標準等。2.驗收程序物資到貨后，供應商應提供物資的質量證明文件、合格證、裝箱單等相關資料。物資管理部門會同使用部門按照驗收方案進行驗收。驗收人員應首先核對物資的名稱、規格型號、數量、外觀等是否與采購合同一致。然后對物資的質量、性能、功能等進行檢驗，可采用檢驗報告、試用、抽樣檢測等方式進行。對于重要物資或技術復雜的物資，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構進行驗收。驗收合格后，驗收人員應在驗收報告上簽字確認。3.驗收結果處理驗收合格的物資，應及時辦理入庫手續，并按照規定進行存儲和保管。驗收不合格的物資，物資管理部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。如因供應商原因導致物資不合格給公司造成損失的，應按照合同約定追究供應商的賠償責任。對于驗收過程中發現的問題，物資管理部門應及時記錄并分析原因，采取相應的改進措施，防止類似問題再次發生。四、物資存儲管理1.倉庫規劃與布局根據公司物資的種類、數量和特性，合理規劃倉庫布局。倉庫應劃分為不同的區域，如辦公用品區、設備器材區、工程材料區等，并設置明顯的標識牌。倉庫應保持整潔、通風良好、光線充足，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。同時，應配備必要的貨架、貨柜、搬運工具等存儲設備，便于物資的存放和管理。2.物資入庫管理物資驗收合格后，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續。入庫物資應按照類別、規格型號、批次等進行分類存放，并建立物資臺賬，記錄物資的入庫日期、名稱、規格型號、數量、供應商等信息。對于貴重物資、易燃易爆物資等特殊物資，應單獨存放，并采取相應的安全防護措施。同時，應建立特殊物資管理制度，加強對特殊物資的出入庫登記和盤點管理。3.物資存儲保管倉庫管理人員應定期對物資進行檢查和盤點，確保物資的存儲安全和質量完好。如發現物資有損壞、變質、過期等情況，應及時報告物資管理部門，并采取相應的處理措施。根據物資的特性和存儲要求，采取適當的保管措施。如對易受潮的物資應存放在干燥通風的地方，對易氧化的物資應采取密封包裝等防護措施。倉庫應建立庫存預警機制，當物資庫存低于最低庫存限額時，及時通知物資管理部門進行補貨。同時，應定期對庫存物資進行分析，合理控制庫存水平，避免積壓和浪費。4.物資出庫管理物資出庫應遵循“先進先出、急用先出”的原則。使用部門或相關人員應填寫物資出庫申請表，注明物資名稱、規格型號、數量、用途等信息，并經部門負責人審批后交倉庫管理人員。倉庫管理人員根據審批后的出庫申請表進行物資發放，并在物資臺賬上記錄出庫日期、領用部門、領用人等信息。同時，應將物資發放給領用人員，并要求領用人員簽字確認。對于貴重物資、易燃易爆物資等特殊物資的出庫，應嚴格按照特殊物資管理制度進行審批和發放，并做好相關記錄。五、物資使用管理1.使用部門職責使用部門應合理使用物資，提高物資使用效率，避免浪費和濫用。同時，應加強對本部門物資的管理，建立物資使用臺賬，記錄物資的領用、使用和歸還情況。如發現物資存在質量問題或使用過程中出現異常情況，應及時通知物資管理部門進行處理。2.物資使用培訓物資管理部門應定期組織物資使用培訓，向使用部門人員介紹物資的性能、使用方法、維護保養知識等，確保使用人員正確使用物資。對于新采購的重要物資或技術復雜的物資，物資管理部門應安排專業人員進行現場培訓和指導，確保使用人員熟悉物資的操作流程和注意事項。3.物資使用監督物資管理部門應定期對各部門物資使用情況進行檢查和監督，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。公司內部審計部門應不定期對物資使用情況進行審計，檢查物資使用是否合規、合理，是否存在浪費和違規使用等問題。對于審計發現的問題，應按照公司相關規定進行處理。六、物資盤點管理1.盤點計劃制定物資管理部門應定期組織物資盤點工作，制定詳細的盤點計劃。盤點計劃應包括盤點時間、范圍、人員安排、盤點方法等內容。盤點計劃需經公司領導審批后實施。盤點時間應選擇在業務相對清淡的時期，以確保盤點工作的順利進行。2.盤點實施盤點人員應按照盤點計劃對物資進行逐一清點，并記錄實際庫存數量、規格型號、存放位置等信息。盤點過程中應認真核對物資臺賬與實物是否一致，如發現差異應及時記錄并查明原因。對于貴重物資、易燃易爆物資等特殊物資，應進行重點盤點，并確保盤點結果準確無誤。3.盤點結果處理盤點結束后，盤點人員應編制盤點報告，詳細說明盤點情況、差異原因及處理建議。盤點報告經物資管理部門負責人審核后報公司領導審批。根據盤點結果，對盤盈、盤虧的物資進行相應的賬務處理。對于盤盈的物資，應及時查明原因并辦理入庫手續；對于盤虧的物資，應按照公司相關規定進行責任認定和處理。如因管理不善導致物資盤虧的，應追究相關責任人的責任。物資管理部門應根據盤點結果分析物資管理中存在的問題，總結經驗教訓，采取相應的改進措施，不斷完善物資管理制度。七、物資處置管理1.處置范圍物資處置包括物資的報廢、轉讓、捐贈等。對于已損壞無法修復、過期失效、閑置多余等物資，應及時進行處置。2.處置程序物資使用部門或相關人員提出物資處置申請，填寫物資處置申請表，注明物資名稱、規格型號、數量、處置原因等信息，并附上相關證明材料。物資管理部門對處置申請進行審核，核實物資情況后報公司領導審批。對于金額較大或特殊物資的處置，需按照公司相關規定進行專項審批。經審批同意處置的物資，物資管理部門應按照規定的處置方式進行處理。對于報廢物資，應進行登記造冊，并按照環保要求進行妥善處理；對于轉讓物資，應通過招標、拍賣、詢價等方式進行公開處置，確保處置價格合理；對于捐贈物資，應辦理相關手續，并做好記錄。3.處置收入管理物資處置收入應及時足額上繳公司財務部門，納入公司統一核算。物資管理部門應建立處置收入臺賬，記錄處置收入的來源、金額、處置時間等信息。處置收入的使用應按照公司相關規定執行，主要用于補充公司物資采購資金或其他相關用途。八、物資信息化管理1.物資管理系統建設公司應建立物資管理信息系統，實現物資采購、驗收、存儲、使用、盤點、處置等環節的信息化管理。物資管理信息系統應具備物資信息錄入、查詢、統計分析、報表生成等功能，提高物資管理工作效率和準確性。物資管理部門應負責物資管理信息系統的日常維護和管理，確保系統數據的安全、準確和及時更新。同時，應定期對系統數據進行備份，防止數據丟失。2.數據共享與應用物資管理信息系統應與公司其他相關系統進行數據共享，如財務系統、項目管理系統等。通過數據共享，實現物資管理與財務管理、項目管理等工作的協同，提高公司整體管理水平。物資管理部門應充分利用物資管理信息系統的數據資源，進行物資需求分析、庫存分析、成本分析等，為公司決策提供數據支持。九、監督與考核1.監督檢查公司內部審計部門和物資管理部門應定期對物資管理工作進行監督檢查，檢查物資管理制度的執行情況、物資采購、驗收、存儲、使用、盤點、處置等環節的工作流程是否規范、物資管理信息系統的運行情況等。監督檢查過程中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，應進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。2.考核評價