erp材料管理制度一、總則（一）目的為了加強公司ERP系統中材料管理的規范化、科學化，提高材料管理效率，確保公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及ERP系統材料管理的部門和人員，包括采購部門、倉庫管理部門、生產部門、財務部門等。（三）基本原則1.準確性原則：確保ERP系統中材料信息的準確無誤，包括材料編碼、名稱、規格、數量、價格等，為公司的決策提供可靠依據。2.及時性原則：及時錄入和更新ERP系統中的材料數據，保證信息的時效性，以便各部門能夠及時掌握材料動態。3.規范性原則：嚴格按照規定的流程和標準進行材料管理操作，確保各項工作有序進行，避免混亂和錯誤。4.安全性原則：加強ERP系統的安全管理，保護公司材料信息的安全，防止數據泄露和非法篡改。二、材料編碼管理（一）編碼規則1.編碼結構：材料編碼采用[X]位數字編碼，分為[具體位數]段，每段代表不同的含義。2.第一段：表示材料類別，根據公司材料的分類標準進行設定，如原材料、輔助材料、備品備件等。3.第二段：表示材料所屬的大組，進一步細分材料類別。4.第三段：表示材料所屬的小組，更加具體地描述材料。5.第四段及以后：為順序碼，用于區分同一類別的不同材料。（二）編碼申請與審批1.新的材料編碼申請由使用部門提出，填寫《材料編碼申請表》，詳細說明材料的名稱、規格、用途、所屬類別等信息。2.申請表提交至采購部門，采購部門進行初步審核，確認是否已有類似編碼或是否符合編碼規則。3.審核通過后，申請表流轉至財務部門，財務部門對材料的成本核算等方面進行審核。4.最后，申請表提交至公司管理層審批，審批通過后，由信息管理部門負責在ERP系統中創建新的材料編碼。（三）編碼變更與廢止1.當材料的名稱、規格、類別等發生重大變化時，使用部門應及時提出編碼變更申請，填寫《材料編碼變更申請表》，說明變更原因和內容。2.變更申請按照編碼申請與審批流程進行審核和審批，審批通過后，信息管理部門在ERP系統中進行編碼變更操作。3.對于不再使用的材料編碼，由使用部門提出廢止申請，填寫《材料編碼廢止申請表》，說明廢止原因。4.廢止申請經采購部門、財務部門審核，公司管理層審批后，信息管理部門在ERP系統中廢止該編碼。三、材料基礎信息維護（一）基本信息錄入1.采購部門在采購合同簽訂后，應及時將材料的基本信息錄入ERP系統，包括材料編碼、名稱、規格、供應商、采購價格、采購數量、交貨日期等。2.倉庫管理部門在接收材料入庫時，應核對材料的實際情況與ERP系統中的信息是否一致，如不一致，應及時通知采購部門進行調整，并在ERP系統中更新相關信息。3.生產部門在領用材料時，應在ERP系統中記錄領用材料的名稱、規格、數量、用途等信息。（二）信息更新1.材料的價格、供應商等信息發生變化時，采購部門應及時在ERP系統中進行更新，確保信息的準確性。2.倉庫管理部門應定期盤點庫存，根據盤點結果更新ERP系統中的庫存數量信息，如發現庫存差異，應及時查明原因并進行處理。3.生產部門應根據生產計劃的調整，及時更新ERP系統中材料的需求信息。（三）信息審核1.采購部門錄入的材料采購信息由采購經理進行審核，確保信息的真實性和準確性。2.倉庫管理部門錄入的庫存信息由倉庫主管進行審核，保證庫存數據的可靠性。3.財務部門對涉及成本核算的材料信息進行審核，確保財務數據的準確無誤。四、采購管理（一）采購申請1.生產部門根據生產計劃和庫存情況，定期提出材料采購申請，填寫《采購申請表》，詳細列出所需材料的編碼、名稱、規格、數量、預計采購日期等信息。2.其他部門如因維修、辦公等需要采購材料，也應填寫《采購申請表》，經部門負責人審核后提交至采購部門。（二）采購訂單下達1.采購部門收到采購申請后，對申請進行審核，確認采購需求的合理性。2.根據審核后的采購申請，采購部門選擇合適的供應商，向供應商發送采購訂單，并在ERP系統中記錄采購訂單的相關信息，包括訂單編號、供應商名稱、材料編碼、名稱、規格、數量、價格、交貨日期等。（三）采購訂單跟蹤1.采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，定期與供應商溝通，了解訂單的生產進度和交貨情況。2.如發現供應商可能無法按時交貨或出現質量問題等情況，采購部門應及時采取措施，如與供應商協商解決、調整采購計劃等，并在ERP系統中記錄相關情況。（四）采購收貨與驗收1.倉庫管理部門在收到供應商送來的材料時，應核對采購訂單和送貨單，確認材料的名稱、規格、數量等信息是否一致。2.倉庫管理部門對材料進行初步驗收，檢查材料的外觀、質量等是否符合要求。如發現問題，應及時通知采購部門與供應商協商解決。3.對于需要進行質量檢驗的材料，由質量檢驗部門按照相關標準進行檢驗，檢驗合格后，倉庫管理部門辦理入庫手續，并在ERP系統中記錄入庫信息，包括入庫日期、入庫數量、實際入庫價格等。五、庫存管理（一）庫存入庫1.倉庫管理部門根據采購收貨驗收結果，在ERP系統中辦理材料入庫手續，錄入入庫日期、入庫單號、材料編碼、名稱、規格、數量、供應商等信息。2.對于自制的材料，生產部門在完成生產并檢驗合格后，填寫《自制材料入庫單》，注明材料編碼、名稱、規格、數量等信息，倉庫管理部門核對無誤后辦理入庫手續，并在ERP系統中記錄。（二）庫存保管1.倉庫管理部門應按照材料的類別、性質、規格等進行分類存放，確保材料的存放安全、整齊、有序。2.倉庫管理部門應定期對庫存材料進行盤點，檢查庫存數量與ERP系統記錄是否一致，如發現差異，應及時查明原因并進行調整。3.倉庫管理部門應做好庫存材料的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保材料的質量不受影響。（三）庫存出庫1.生產部門根據生產計劃，填寫《材料領用單》，注明領用材料的編碼、名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審核后提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據《材料領用單》在ERP系統中辦理材料出庫手續，錄入出庫日期、出庫單號、領用部門、材料編碼、名稱、規格、數量等信息。3.對于非生產性領用的材料，如辦公耗材等，由使用部門填寫《非生產性材料領用單》，經部門負責人審核后，倉庫管理部門辦理出庫手續，并在ERP系統中記錄。（四）庫存盤點1.公司定期組織庫存盤點工作，盤點周期為[具體周期]。2.盤點前，倉庫管理部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。3.盤點人員按照盤點計劃對庫存材料進行逐一清點，記錄實際盤點數量，并與ERP系統中的庫存數量進行核對。4.盤點結束后，盤點人員填寫《庫存盤點表》，詳細列出盤點結果，包括材料編碼、名稱、規格、實際盤點數量、系統記錄數量、差異數量等。5.倉庫管理部門對盤點差異進行分析，查明原因，屬于人為原因造成的差異，應追究相關人員的責任；屬于系統錯誤等原因造成的差異，應及時通知信息管理部門進行調整。6.根據盤點結果，倉庫管理部門在ERP系統中更新庫存數量信息，確保系統數據與實際庫存一致。六、生產領用管理（一）領用計劃制定1.生產部門根據生產計劃，提前制定材料領用計劃，明確各生產階段所需材料的編碼、名稱、規格、數量等信息。2.領用計劃應提交至生產部門負責人審核，確保計劃的合理性和準確性。（二）領用申請與審批1.生產部門根據領用計劃，填寫《材料領用單》，注明領用材料的詳細信息和用途。2.《材料領用單》經生產車間主管、生產部門負責人審核后，提交至倉庫管理部門。（三）領用發放1.倉庫管理部門收到經審核的《材料領用單》后，核對領用信息與庫存情況，確認有足夠庫存后，辦理材料發放手續。2.倉庫管理部門在ERP系統中記錄材料的出庫信息，包括出庫日期、出庫單號、領用部門、材料編碼、名稱、規格、數量等。（四）余料管理1.生產過程中產生的余料，由生產車間負責整理和清點，填寫《余料交庫單》，注明余料的編碼、名稱、規格、數量等信息。2.倉庫管理部門接收余料后，辦理入庫手續，并在ERP系統中記錄余料入庫信息。3.對于可再利用的余料，倉庫管理部門應單獨存放，并在ERP系統中進行標識，以便后續生產領用。七、成本核算管理（一）成本核算方法1.公司采用[具體成本核算方法，如品種法、分批法、分步法等]進行材料成本核算。2.財務部門根據ERP系統中記錄的材料采購成本、入庫成本、領用成本等信息，按照成本核算方法計算產品的材料成本。（二）成本數據收集與整理1.采購部門負責收集材料采購過程中的各項成本數據，如采購價格、運輸費用、關稅等，并及時錄入ERP系統。2.倉庫管理部門提供材料的入庫成本數據，包括采購成本、入庫費用等，并確保數據的準確性。3.生產部門提供材料的領用數據，包括領用數量、用途等信息，以便財務部門進行成本核算。（三）成本核算流程1.每月末，財務部門根據ERP系統中的數據，按照成本核算方法進行材料成本核算。2.財務人員對成本核算結果進行審核，確保成本數據的準確性和合理性。3.成本核算完成后，財務部門編制成本報表，向公司管理層和相關部門提供材料成本信息，為公司的成本控制和決策提供依據。八、系統權限管理（一）權限設置原則1.根據各部門和人員的工作職責，設置相應的ERP系統操作權限，確保權限與職責相匹配。2.權限設置應遵循最小化原則，即只授予員工完成其工作所需的最少權限，避免權限濫用。（二）權限分類與設置1.采購部門權限：采購部門人員具有采購訂單創建、修改、刪除，供應商信息維護，采購申請審核等權限。2.倉庫管理部門權限：倉庫管理部門人員具有庫存信息查詢、入庫單錄入、出庫單錄入、庫存盤點等權限。3.生產部門權限：生產部門人員具有材料領用申請、領用計劃制定等權限。4.財務部門權限：財務部門人員具有材料成本核算、財務數據查詢、審核等權限。5.信息管理部門權限：信息管理部門人員具有ERP系統的系統設置、數據維護、用戶權限管理等權限。（三）權限審批與變更1.新員工入職時，由所在部門提出權限申請，填寫《ERP系統權限申請表》，詳細說明申請的權限內容。2.申請表經部門負責人審核后，提交至信息管理部門。信息管理部門根據權限設置原則進行權限審批，審批通過后在ERP系統中為員工設置相應權限。3.員工的工作職責發生變化時，所在部門應及時提出權限變更申請，填寫《ERP系統權限變更申請表》，說明變更原因和內容。4.權限變更申請按照權限審批流程進行審核和審批，審批通過后，信息管理部門在ERP系統中對員工權限進行調整。九、數據備份與恢復管理（一）數據備份1.信息管理部門定期對ERP系統中的材料數據進行備份，備份周期為[具體周期]。2.備份數據應存儲在安全可靠的介質上，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存儲在不同的地點，以防止數據丟失。3.每次備份完成后，應檢查備份數據的完整性和可用性，確保備份數據能夠正常恢復。（二）數據恢復1.當ERP系統出現故障或數據丟失等情況時，需要進行數據恢復操作。2.數據恢復前，應制定詳細的數據恢復計劃，明確恢復的時間、范圍、步驟等。3.數據恢復操作由信息管理部門專業人員按照數據恢復計劃進行，恢復完成后，應進行數據驗證，確保恢復后的數據與備份數據一致，且