合同及文件管理制度一、總則1.目的為加強公司合同及文件管理，規范合同及文件的訂立、審批、履行、變更、終止等行為，確保公司合同及文件的合法性、有效性和完整性，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬子公司在經營活動中所涉及的各類合同及文件管理。3.基本原則依法合規原則：合同及文件的訂立、履行等應符合國家法律法規及相關政策的要求。全面管理原則：涵蓋合同及文件從起草到終止的全過程管理。分工負責原則：明確各部門在合同及文件管理中的職責，實行歸口管理與協作配合相結合。防范風險原則：注重對合同及文件風險的識別、評估和控制，保障公司利益。二、合同管理1.合同分類業務合同：包括銷售合同、采購合同、租賃合同、服務合同等，與公司主營業務直接相關。行政合同：如辦公場地租賃合同、車輛租賃合同等行政事務類合同。其他合同：除上述兩類外的其他合同。2.合同起草合同承辦部門負責根據業務需求起草合同文本。合同文本應具備明確的當事人信息、標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。涉及專業性較強的合同，可由承辦部門會同法律事務部門或相關專業人員共同起草，確保合同條款的專業性和準確性。3.合同審批合同承辦部門填寫《合同審批表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等，并附上合同草案。部門負責人對合同的必要性、可行性、合法性等進行審核，簽署意見后報分管領導審批。分管領導根據職責權限對合同進行審批，涉及重大合同或復雜事項的，應提交總經理辦公會審議。法律事務部門對合同的法律風險進行審查，提出法律意見。未經法律審核或法律審核不通過的合同，不得簽訂。財務部門對合同的財務條款進行審核，包括價款支付方式、結算周期、稅務條款等，確保合同的財務可行性和合規性。總經理根據審批意見決定是否簽訂合同。經審批同意簽訂的合同，由總經理或其授權代表簽署。4.合同簽訂合同簽訂前，承辦部門應確保合同對方當事人具備合法的主體資格、良好的商業信譽和履約能力。合同文本應使用公司統一印制的合同模板，如因特殊情況需要修改模板的，應經法律事務部門審核同意。合同簽訂時，雙方當事人應仔細核對合同條款，確保合同內容與審批意見一致。合同一式多份，分別由公司相關部門留存。5.合同履行合同承辦部門負責合同的具體履行，按照合同約定的條款和時間要求，及時、全面地履行合同義務。在合同履行過程中，如發現對方當事人有違約行為或可能影響合同履行的情況，承辦部門應及時采取措施，并向分管領導報告。涉及合同變更、解除等事項的，承辦部門應按照本制度規定的程序進行審批，并簽訂相關協議。6.合同結算合同履行完畢后，承辦部門應及時辦理結算手續。結算時，應提供合同、發票、驗收報告等相關資料。財務部門按照合同約定的結算方式和期限進行款項支付，并對結算情況進行審核和監督。7.合同歸檔合同履行完畢后，承辦部門應將合同文本、審批表、相關文件等資料整理歸檔，交公司檔案室統一保管。合同檔案應按照類別、時間等進行分類存放，便于查詢和查閱。三、文件管理1.文件分類行政文件：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告等。業務文件：如銷售計劃、采購訂單、項目方案等與業務活動相關的文件。財務文件：財務報表、預算報告、審計報告等財務類文件。人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓記錄等人事管理文件。2.文件起草文件起草部門應根據工作需要，按照公司規定的格式和要求起草文件。文件內容應準確、清晰、簡潔，符合公司的政策和實際情況。涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭起草，會同相關部門共同研究討論，確保文件內容的全面性和協調性。3.文件審核文件起草完成后，起草部門負責人應進行初審，對文件的內容、格式、文字表述等進行審核，確保文件質量。涉及重要事項或專業性較強的文件，應提交相關業務部門或專業人員進行審核，提出意見和建議。法律事務部門對涉及法律風險的文件進行審核，確保文件的合法性。辦公室對文件的格式、排版、文號等進行規范性審核。4.文件審批文件審核通過后，按照公司的審批流程進行審批。一般文件由分管領導審批，重要文件或涉及全局性的文件應提交總經理審批。審批人應認真審查文件內容，簽署審批意見。如不同意文件內容，應明確提出修改意見，退回起草部門重新修改。5.文件印發經審批同意印發的文件，由辦公室負責編號、排版、印制，并按照規定的范圍進行發放。文件印發后，辦公室應及時將文件的紙質版和電子版存檔，以便查閱和追溯。6.文件傳閱對于需要傳閱的文件，辦公室應按照規定的傳閱范圍和順序進行傳遞，并做好傳閱記錄。傳閱人應在規定時間內閱讀文件，并簽署傳閱意見。如對文件有意見或建議，應及時反饋給相關部門。7.文件保管文件保管部門應建立健全文件保管制度，對各類文件進行分類存放，確保文件的安全和完整。重要文件應實行專人專柜保管，嚴格限制查閱權限。定期對文件進行清查和整理，對過期或失效的文件進行銷毀處理。8.文件借閱因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、用途、借閱期限等，經部門負責人審批后，到文件保管部門辦理借閱手續。借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉借、復印、涂改或遺失。如需延長借閱期限，應辦理續借手續。文件借閱期滿后，借閱人應及時歸還文件，文件保管部門應對歸還的文件進行檢查，如發現問題，應及時追究借閱人的責任。四、合同及文件的信息化管理1.公司建立合同及文件管理信息系統，實現合同及文件的起草、審批、簽訂、履行、結算、歸檔以及文件的起草、審核、審批、印發、傳閱、保管、借閱等全過程的信息化管理。2.各部門應指定專人負責合同及文件管理信息系統的操作和維護，確保系統數據的及時、準確和完整。3.通過信息化管理系統，實現合同及文件的在線審批、流程跟蹤、統計分析等功能，提高管理效率和決策科學性。五、監督與檢查1.公司定期對合同及文件管理情況進行監督檢查，重點檢查合同及文件的訂立、審批、履行、歸檔等環節是否符合本制度的規定。2.審計部門負責對合同及文件管理情況進行審計監督，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況