酒店項目合同管理規定

酒店項目合同管理規定一、總則1.目的為加強酒店項目合同管理，規范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，有效防范合同風險，維護酒店合法權益，提高酒店項目運營效率和經濟效益，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于酒店所有項目合同的管理，包括但不限于工程建設合同、物資采購合同、服務合同、租賃合同等。3.管理原則-合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規的規定。-平等自愿原則：合同當事人在平等、自愿的基礎上簽訂合同，充分表達各自的真實意愿。-公平誠信原則：合同的內容應公平合理，當事人應誠實守信，全面履行合同義務。-分級管理原則：根據合同的性質、金額和重要程度，實行分級管理，明確各級管理部門和人員的職責。二、合同管理機構及職責1.合同管理領導小組-組成：由酒店總經理擔任組長，副總經理擔任副組長，各相關部門負責人為成員。-職責：-審議酒店合同管理制度及相關規定。-對重大合同的簽訂、變更、終止等事項進行決策。-協調解決合同管理過程中的重大問題。2.合同管理部門-設立：酒店設立專門的合同管理部門（可設為法務部或綜合管理部等），負責合同管理的日常工作。-職責：-制定和完善合同管理制度、流程和標準文本。-對合同進行統一編號、登記、歸檔和保管。-審核合同的合法性、合規性和完整性，提出審核意見。-監督合同的履行情況，定期檢查合同執行進度，及時發現和解決問題。-組織合同糾紛的處理，參與協商、調解、仲裁或訴訟活動。3.業務部門-職責：-負責本部門業務范圍內合同的起草、洽談和簽訂工作。-對合同相對方的主體資格、資質、信譽等進行調查和評估。-按照合同約定組織實施項目，確保合同的履行。-及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的問題和情況。三、合同的簽訂1.合同相對方的選擇與審查-選擇：業務部門應根據項目需求，通過招標、詢價、競爭性談判等方式，選擇具有相應資質、信譽良好的合同相對方。-審查：業務部門負責對合同相對方的主體資格、經營范圍、資質證書、業績情況、信譽狀況等進行全面審查，并收集相關證明材料。合同管理部門應協助業務部門進行審查，必要時可委托專業機構進行調查。審查內容包括但不限于：-營業執照副本原件及復印件，核實其是否具有合法的經營資格。-資質證書，確認其是否具備履行合同所需的專業資質。-業績證明材料，如類似項目的合同復印件等，評估其實際履約能力。-信譽情況，通過查詢信用記錄、向相關單位了解等方式，判斷其信譽狀況。2.合同的起草-起草主體：合同原則上由業務部門負責起草，涉及重大項目或復雜法律問題的合同，可邀請合同管理部門或法律顧問共同起草。-內容要求：合同應具備以下主要條款：-當事人的名稱或者姓名和住所。-標的，明確合同所涉及的項目、貨物或服務的具體內容。-數量和質量，詳細規定標的的數量和質量標準。-價款或者報酬，明確金額及支付方式、支付時間等。-履行期限、地點和方式，確定合同履行的具體時間、地點和方式。-違約責任，明確雙方在違反合同約定時應承擔的責任。-解決爭議的方法，約定爭議解決的途徑，如協商、仲裁或訴訟。-文本規范：合同文本應使用規范的語言文字，條款表述清晰、準確、完整，避免產生歧義。合同應采用書面形式，并使用酒店統一的合同編號。3.合同的審核-內部審核流程：合同起草完成后，業務部門應組織本部門內部審核，確保合同內容符合業務要求。審核通過后，將合同文本提交合同管理部門進行審核。合同管理部門應從合法性、合規性、完整性等方面進行審核，并提出書面審核意見。涉及財務、技術等專業內容的，合同管理部門應會同相關部門進行審核。-審核重點：-合法性審核：審查合同是否符合國家法律法規的規定，是否存在違法違規條款。-合規性審核：檢查合同是否符合酒店的規章制度和內部管理要求。-完整性審核：核實合同條款是否齊全，內容是否完整，權利義務是否明確。-風險評估：對合同可能存在的風險進行評估，并提出防范措施。4.合同的審批-審批權限：根據合同的金額和重要程度，設定不同的審批權限。一般合同由業務部門負責人、合同管理部門負責人、分管副總經理審批；重大合同需經合同管理領導小組審議，報總經理審批。-審批流程：業務部門將經過審核的合同文本及相關資料按照審批權限提交審批。審批人應在規定時間內完成審批，并簽署明確的審批意見。對于審批意見為不同意的合同，業務部門應根據意見進行修改后重新提交審批。5.合同的簽訂-簽訂主體：合同應由酒店法定代表人或其授權代理人簽訂。授權代理人簽訂合同前，應取得法定代表人的書面授權委托書，并在授權范圍內簽訂合同。-簽訂程序：合同經審批通過后，業務部門應與合同相對方就合同條款進行最終確認，確保雙方達成一致意見。確認無誤后，雙方在合同文本上簽字蓋章。合同簽訂后，業務部門應及時將合同原件一份交合同管理部門存檔，同時留存副本供本部門使用。四、合同的履行1.履行責任合同簽訂后，業務部門作為合同履行的責任主體，應按照合同約定組織實施項目，確保合同的全面履行。業務部門負責人應指定專人負責合同的跟蹤和執行，及時協調解決履行過程中出現的問題。2.履行監督-合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和監督，建立合同履行臺賬，記錄合同履行的進度、質量、付款等情況。-業務部門應定期向合同管理部門匯報合同履行情況，如發現合同履行出現異常情況，應及時報告并采取措施加以解決。3.付款管理-財務部門應根據合同約定的付款方式和時間，審核付款申請，并辦理付款手續。付款申請應附合同復印件、驗收報告、發票等相關證明材料。-業務部門應在合同約定的付款節點前，及時向財務部門提交付款申請，并確保相關證明材料的真實性和完整性。財務部門在付款前，應核實合同履行情況，對不符合合同約定的付款申請有權拒絕支付。4.變更與轉讓-變更：合同履行過程中，如需對合同內容進行變更，業務部門應提出書面申請，說明變更的原因、內容及對合同履行的影響。變更申請經合同管理部門審核，報原審批人審批后，與合同相對方簽訂變更協議。-轉讓：未經酒店書面同意，合同相對方不得擅自轉讓合同權利和義務。如因特殊情況需要轉讓合同，業務部門應進行調查評估，并報合同管理領導小組審批。經審批同意后，與合同相對方及受讓方簽訂三方轉讓協議。5.終止與解除-終止：合同履行完畢，雙方權利義務全部實現后，合同自然終止。業務部門應及時向合同管理部門提交合同履行完畢的報告，合同管理部門核實后辦理合同終止手續。-解除：在合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，業務部門應及時通知合同相對方，并按照法律規定和合同約定辦理解除手續。解除合同的通知應以書面形式送達對方，并留存相關證據。合同解除后，業務部門應與合同相對方辦理相關結算和清理手續。五、合同的檔案管理1.檔案建立合同管理部門負責建立合同檔案，對合同從簽訂到終止的全過程資料進行收集、整理和歸檔。合同檔案應包括合同文本、審批文件、相對方資質證明材料、往來函件、驗收報告、結算憑證等與合同相關的資料。2.分類保管合同檔案應按照合同的類型、簽訂時間等進行分類保管，建立電子和紙質檔案目錄，便于查詢和檢索。合同檔案應存放在安全、保密的場所，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露。3.借閱與查閱因工作需要借閱或查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱/查閱申請表》，經所在部門負責人和合同管理部門負責人審批后，到合同管理部門辦理借閱或查閱手續。借閱人應按照規定的時間歸還檔案，不得擅自轉借、復印或損壞檔案資料。4.檔案銷毀合同檔案的保管期限按照國家法律法規和酒店的相關規定執行。保管期限屆滿后，合同管理部門應會同相關部門對檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案，編制《合同檔案銷毀清單》，報酒店領導審批后進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監督，確保檔案資料徹底銷毀。六、合同的風險管理1.風險識別與評估-合同管理部門應定期組織業務部門對合同管理過程中的風險進行識別和評估，分析可能存在的風險因素，如法律風險、市場風險、信用風險等。-針對識別出的風險，應進行評估，確定風險的等級和影響程度，為制定風險應對措施提供依據。2.風險應對措施-根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。風險應對措施包括但不限于：-風險規避：對于高風險的合同項目，如法律法規不明確、合同相對方信譽極差等情況，應考慮放棄簽訂合同。-風險降低：通過完善合同條款、加強合同履行監督、要求提供擔保等方式，降低風險發生的可能性和影響程度。-風險轉移：對于一些無法通過自身措施降低的風險，可考慮通過購買保險、要求對方提供擔保等方式將風險轉移給第三方。-風險接受：對于風險等級較低、影響程度較小的風險，在采取一定的防范措施后，可考慮接受風險。3.應急處理機制-建立合同風險應急處理機制，制定應急預案。當合同履行過程中出現突發風險事件時，如合同相對方違約、不可抗力等，業務部門應立即啟動應急預案，采取相應的應急措施，減少損失。-合同管理部門應會同相關部門對風險事件進行調查和分析，評估損失情況，并及時與合同相對方進行溝通協商，尋求解決方案。如協商無果，可根據合同約定和法律規定，通過仲裁或訴訟等方式維護酒店的合法權益。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則-酒店在處理合同糾紛時，應遵循合法、公正、及時的原則，積極維護酒店的合法權益，盡量減少糾紛對酒店經營活動的影響。-合同糾紛發生后，應首先通過友好協商解決，爭取達成雙方都能接受的解決方案。如協商不成，可根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。2.糾紛處理程序-糾紛報告：合同履行過程中發生糾紛時，業務部門應及時向合同管理部門報告，詳細說明糾紛的起因、經過、現狀及可能的解決方案。-內部協調：合同管理部門接到報告后，應組織相關部門進行討論和分析，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應明確處理方式、責任人員、時間節點等內容。-協商解決：根據糾紛處理方案，由業務部門或指定的人員與合同相對方進行協商。協商過程中，應做好記錄，及時向合同管理部門反饋協商進展情況。如協商達成一致意見，應簽訂書面協議，明確雙方的權利義務。-仲裁或訴訟：如協商不成，需要通過仲裁或訴訟方式解決糾紛的，合同管理部門應會同法律顧問制定仲裁或訴訟策略，準備相關證據材料，并委托專業的律師或仲裁代理人參與仲裁或訴訟活動。在仲裁或訴訟過程中，相關部門應積極配合，提供必要的支持和協助。3.糾紛處理結果的執行-合同糾紛處理結果生效后，業務部門應負責執行。如對方未按照處理結果履行義務，應及時申請強制執行。-合同管理部門應跟蹤糾紛處理結果的執行情況，確保酒店的合法權益得到有效維護。同時，應對糾紛處理過程進行總結分析，針對存在的問題提出改進措施，完善合同管理制度和流程。八、責任追究1.責任界定在合同管理過程中，因相關人員故意或重大過失導致合同出現問題，給酒店造成損失的，應追究相關人員的責任。責任界定包括以下方面：-合同起草人員對合同條款的完整性、準確性負責，因起草失誤導致合同出現漏洞或歧義，給酒店造成損失的，應承擔相應責任。-合同審核人員對合同的合法性、合規性和風險評估負責，因審核不嚴導致合同存在法律風險或其他重大問題，給酒店造成損失的，應承擔相應責任。-合同審批人員對合同的審批決策負責，因審批失誤導致合同簽訂或履行出現問題，給酒店造成損失的，應承擔相應責任。-合同履行責任人對合同的履行情況負責，因未按照合同約定履行義務或對履行過程監管不力，導致合同出現糾紛或給酒店造成損失的，應承擔相應責任。2.責任追究方式根據責任的性質和程度，對相關責任人采取以下責任追究方式：-批評教育：對情節較輕的責任人，給予批評教育，責令其改正錯誤。-經濟處罰：根據損失情況，對責任人處以一定金額的罰款，賠償酒店的部分損失。-崗位調整：對情節較為嚴重的責任人，視情況進行崗位調整，降低其工作權限和職責。-解除勞動合同：對情節嚴重、給酒店造成重大損失的責任人，依法解除勞動合同，并追究其法律責任。3.責任追究程序-發現問題：合同管理部門在日常監督檢查或處理合同糾紛過程中，發現相關人員存在責任問題時，應及