酒店設備采購與驗收規定

酒店設備采購與驗收規定一、總則1.目的：為規范酒店設備采購與驗收流程，確保所采購設備符合酒店經營與管理需求，保證設備質量，控制采購成本，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于酒店所有設備的采購與驗收活動，包括但不限于客房設備、餐飲設備、廚房設備、工程設備、辦公設備等。3.職責分工-采購部門：負責采購計劃的制定與執行，尋找供應商，進行采購談判，簽訂采購合同，跟蹤采購進度等工作。-使用部門：提出設備采購需求，參與采購過程，協助制定技術規格和驗收標準，負責設備的初步驗收和使用培訓等。-財務部門：負責采購預算的審核，資金的安排與支付，對采購價格進行監督與審核。-質量驗收小組：由采購部門、使用部門、工程技術人員等組成，負責對采購設備進行全面驗收，確保設備質量和性能符合要求。二、采購流程1.采購需求提出-使用部門根據酒店經營、業務發展或設備更新需求，填寫《設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、規格、型號、數量、用途、預計使用時間等信息。-《設備采購申請表》需經使用部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。2.采購預算審核-采購部門收到《設備采購申請表》后，對采購需求進行初步評估，結合市場價格信息，估算采購預算。-將包含采購預算的《設備采購申請表》提交至財務部門，財務部門根據酒店年度預算和資金狀況進行審核。審核通過后，申請表返回采購部門。3.供應商選擇-采購部門根據采購需求，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、參加展會等，建立供應商數據庫。-對潛在供應商進行資格審查，包括供應商的營業執照、生產許可證、質量認證、業績情況、售后服務能力等方面。-邀請符合資格的供應商提供設備報價、技術方案和樣品（如有需要）。采購部門對供應商的報價、技術方案進行比較和評估，選擇至少三家供應商進入采購談判環節。4.采購談判-采購部門組織使用部門、工程技術人員等與供應商進行采購談判。談判內容包括設備價格、技術規格、交貨期、付款方式、售后服務等條款。-在談判過程中，詳細記錄供應商的承諾和雙方達成的共識。談判結束后，形成《采購談判紀要》，由參與談判的各方代表簽字確認。5.采購合同簽訂-根據采購談判結果，采購部門起草采購合同。合同內容應明確雙方的權利和義務，包括設備名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、售后服務、違約責任等條款。-采購合同需經法務部門審核，確保合同條款符合法律法規要求。審核通過后，由采購部門負責人和供應商代表簽字蓋章，正式簽訂合同。-采購部門將簽訂好的合同副本分發給使用部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。三、采購過程跟蹤1.訂單下達與確認：采購合同簽訂后，采購部門向供應商下達正式采購訂單，并要求供應商簽字確認。采購訂單應明確訂單編號、設備信息、交貨期、交貨地點等關鍵信息。2.進度跟蹤-采購部門定期與供應商溝通，了解設備生產進度和運輸安排，及時掌握采購過程中的動態信息。-對于大型設備或定制設備，要求供應商提供生產進度報告，以便及時發現和解決可能出現的問題。3.異常情況處理-若供應商因不可抗力或其他原因導致交貨期延遲、設備規格變更等異常情況，采購部門應及時與供應商協商解決方案，并將情況通報給使用部門和相關領導。-根據協商結果，如需變更采購合同條款，采購部門應按照合同變更流程辦理相關手續。四、驗收準備1.驗收標準制定-在采購合同簽訂后，使用部門、工程技術人員等根據設備技術規格和實際使用需求，制定詳細的驗收標準。驗收標準應明確設備的性能指標、質量要求、外觀要求、包裝要求等內容。-驗收標準需經采購部門、質量驗收小組審核通過后，作為設備驗收的依據。2.驗收小組組建-采購部門在設備預計到貨前，組建質量驗收小組。驗收小組由采購部門、使用部門、工程技術人員、質量管理人員等組成，明確各成員的職責分工。-驗收小組應熟悉驗收標準和驗收流程，做好驗收前的各項準備工作。3.驗收場地與工具準備-使用部門負責提供合適的驗收場地，確保場地具備設備安裝、調試和測試的條件。-工程技術人員準備好驗收所需的工具和儀器，如檢測設備、量具、工具套件等，確保工具和儀器的準確性和可靠性。五、到貨驗收1.到貨通知與檢查-供應商在設備發貨前，應提前通知采購部門預計到貨時間、運輸方式等信息。-設備到貨時，采購部門、使用部門和物流人員共同對設備的外包裝進行檢查，查看包裝是否完好，有無破損、變形、受潮等情況。若發現包裝異常，應及時拍照記錄，并與供應商溝通處理。2.數量與規格核對-打開設備包裝后，驗收小組按照采購合同和送貨清單，對設備的數量、規格、型號等進行逐一核對，確保設備與合同要求一致。-檢查設備的隨機附件、配件、工具、說明書、合格證等是否齊全，其規格和數量是否符合合同約定。3.外觀質量檢查-對設備的外觀進行詳細檢查，查看設備表面有無劃痕、磕碰、變形、銹蝕等缺陷，油漆涂層是否均勻、牢固。-檢查設備的標識、銘牌是否清晰、準確，安裝孔、連接部位等是否符合設計要求。六、安裝與調試驗收1.安裝調試安排-若設備需要安裝調試，采購部門協調供應商安排專業技術人員到酒店進行安裝調試工作。安裝調試工作應在規定的時間內完成，盡量減少對酒店正常經營的影響。-在安裝調試過程中，酒店工程技術人員應積極配合供應商技術人員，提供必要的協助和支持。2.安裝質量驗收-安裝工作完成后，驗收小組按照安裝圖紙和技術要求，對設備的安裝質量進行檢查。檢查內容包括設備的安裝位置是否正確、固定是否牢固、連接是否緊密、布線是否規范等。-對設備的管道、線路連接進行壓力測試、絕緣測試等，確保安裝質量符合安全和使用要求。3.調試運行驗收-設備安裝完成后，進行調試運行。在調試過程中，觀察設備的運行狀況，檢查設備的各項性能指標是否達到驗收標準。-對設備的啟動、停止、運行參數調整等操作進行測試，檢查設備的操作是否簡便、靈活，控制系統是否正常。-按照設備的設計負荷和運行時間要求，進行連續運行測試，檢驗設備的穩定性和可靠性。七、性能與功能驗收1.性能測試-根據驗收標準，對設備的各項性能指標進行測試，如設備的功率、轉速、壓力、溫度、精度等。使用專業的檢測工具和儀器，確保測試數據的準確性。-將測試結果與設備技術規格要求進行對比，判斷設備性能是否符合要求。若性能指標不符合標準，要求供應商進行整改或更換設備。2.功能驗證-對設備的各項功能進行逐一驗證，檢查設備是否具備合同約定的各項功能，功能的實現是否符合設計要求。-通過實際操作和模擬使用場景，檢驗設備功能的實用性和有效性。對于功能不完善或無法實現的情況，要求供應商進行改進。3.兼容性測試（如有需要）-對于與其他系統或設備有接口或協同工作要求的設備，進行兼容性測試。檢查設備與相關系統或設備之間的連接是否正常，數據傳輸是否準確，協同工作是否順暢。-確保設備在酒店現有的系統環境和工作流程中能夠正常運行，不會對其他設備和系統產生不良影響。八、資料與培訓驗收1.資料驗收-供應商應提供設備的完整資料，包括設備說明書、操作手冊、維護手冊、電路圖、裝配圖、合格證、質量檢驗報告等。-驗收小組對供應商提供的資料進行審核，檢查資料的完整性、準確性和清晰度。確保資料能夠滿足設備的操作、維護和管理需求。2.培訓驗收-供應商應按照合同約定，為酒店使用部門和相關人員提供設備操作和維護培訓。培訓內容應包括設備的基本原理、操作方法、日常維護、常見故障排除等。-驗收小組對培訓效果進行評估，通過現場操作考核、理論知識測試等方式，檢驗培訓人員對設備的掌握程度。確保培訓人員能夠熟練操作設備，具備基本的維護能力。九、驗收結果處理1.驗收合格-設備經過到貨驗收、安裝調試驗收、性能與功能驗收以及資料與培訓驗收后，各項指標均符合驗收標準，驗收小組出具《設備驗收合格報告》，由驗收小組成員簽字確認。-采購部門根據驗收合格報告，按照合同約定的付款方式，辦理設備款項支付手續。2.驗收不合格-若設備在驗收過程中發現存在質量問題、性能不達標、功能不完善等情況，驗收小組出具《設備驗收不合格報告》，詳細說明不合格項目和問題所在。-采購部門及時與供應商溝通，要求供應商在規定的時間內提出整改方案，并進行整改。整改完成后，重新組織驗收。-若供應商無法在規定時間內完成整改或整改后仍不符合驗收標準，采購部門根據合同約定，采取退貨、換貨、扣除貨款等措施，維護酒店的合法權益。十、售后服務驗收1.售后服務條款確認-在采購合同中，應明確供應商的售后服務條款，包括質保期、維修響應時間、維修方式、配件供應等內容。-設備驗收合格后，采購部門與供應商再次確認售后服務條款的具體內容和執行方式。2.質保期跟蹤-在設備質保期內，使用部門負責對設備的運行狀況進行跟蹤，如發現設備出現故障或質量問題，及時通知采購部門和供應商。-采購部門督促供應商按照售后服務條款，及時提供維修服務。對供應商的維修服務質量進行監督和評估，確保設備能夠及時恢復正常運行。3.售后服務評價-質保期結束后，采購部門組織使用部門對供應商的售后服務進行評價。評價內容包括維修響應速度、維修質量、配件供應及時性、技術支持水平等方面。-根據售后服務評價結果，對表現優秀的供應商給予一定的獎勵和合作機會，對售后服務不達標者，在后續采購中進行相應的限制。十一、檔案管理1.采購檔案建立-采購部門負責建立設備采購檔案，檔案內容包括采購申請、采購預算、供應商選擇資料、采購談判紀要、采購合同、設備驗收報告、售后服務記錄等。-對采購檔案進行分類整理，按照設備類別、采購時間等進行編號歸檔，便于查詢和管理。2.驗收檔案管理-質量驗收小組負責整理設備驗收檔案，包括驗收標準、驗收記錄、測試數據、驗收報告等資料。-將驗收檔案與采購檔案進行關聯，確保檔案的完整性和系統性。驗收檔案應妥善保存，以備后續查閱和審計。十二、監督與檢查1.內部審計-酒店內部審計部門定期對設備采購與驗收工作進行審計，檢查采購流程是否符合規定，采購合同的簽訂與執行情況，驗收工作是否嚴格按照標準進行等。-對審計過程中發現的問題，提出整改意見和建議，督