供應商結算管理規定

供應商結算管理規定一、總則1.目的為加強酒店與供應商之間結算工作的規范化、科學化管理，確保結算流程清晰、準確、高效，保障雙方的合法權益，維護酒店正常運營秩序，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于酒店所有與供應商發生業務往來涉及的結算活動，包括但不限于食品、飲品、客房用品、辦公用品、設備設施維修保養等各類物資采購及服務提供所產生的費用結算。3.原則-準確性原則：結算數據必須準確無誤，確保金額計算、發票信息等與實際業務相符。-及時性原則：按照約定的結算周期及時進行結算，不得無故拖延，以保障供應商的資金流轉和酒店的信譽。-合規性原則：結算活動必須嚴格遵守國家法律法規、財務制度以及酒店相關規定。-公平公正原則：在結算過程中，對待所有供應商一視同仁，確保雙方在公平公正的基礎上進行交易結算。二、結算相關部門及職責1.采購部門-負責與供應商簽訂采購合同或服務協議，明確結算條款，包括結算周期、結算方式、發票要求等內容。-跟蹤采購訂單的執行情況，核實貨物或服務的交付數量、質量等是否符合合同要求，并及時反饋給相關部門。-審核供應商提交的結算單據，確保單據的真實性、完整性與采購業務相符，對于存在問題的單據及時與供應商溝通并要求整改。-定期與財務部門核對供應商的應付賬款余額，協助財務部門完成結算工作。2.財務部門-負責制定和完善結算相關的財務制度和流程，并對結算工作進行監督和指導。-審核采購部門提交的供應商結算單據，重點審核發票的合法性、合規性，結算金額的準確性以及審批手續的完整性。-按照合同約定的結算周期和結算方式，及時辦理付款手續，并做好賬務處理工作。-定期與采購部門、供應商核對賬目，編制應付賬款賬齡分析表，對長期未結算款項進行跟蹤和清理。3.倉庫管理部門-負責對采購貨物進行驗收，核對貨物的品種、規格、數量、質量等是否與送貨單及采購訂單一致，及時填寫驗收單。-將驗收合格的貨物辦理入庫手續，確保庫存賬目準確，并將相關驗收信息及時反饋給采購部門和財務部門。-對于退貨等特殊情況，及時記錄并協助采購部門辦理相關手續，確保結算數據的準確性。4.使用部門-對于采購的物資和服務，使用部門需及時確認其是否滿足使用需求，并反饋給采購部門。-在涉及服務類結算時，使用部門需對服務質量進行評估，并提供相關證明材料，作為結算依據之一。三、結算單據要求1.發票-供應商提供的發票必須是由稅務機關統一監制的正規發票，發票內容應完整、準確，包括發票名稱、發票號碼、開票日期、購買方信息（酒店名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號）、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、單位、數量、單價、金額、稅率、稅額等。-發票上應加蓋清晰的發票專用章，發票字跡清晰，不得有涂改、刮擦等痕跡。對于不符合規定的發票，財務部門有權拒收。-根據業務性質和國家稅收政策要求，供應商應提供相應稅率的發票。如因供應商提供錯誤稅率發票導致酒店產生稅務風險或經濟損失，供應商應承擔全部責任。2.送貨單-送貨單應詳細記錄貨物的名稱、規格、型號、數量、單價、金額等信息，且與發票內容相互印證。送貨單上必須有供應商送貨人員的簽字以及酒店倉庫驗收人員的簽字確認。-送貨單應注明采購訂單編號，以便于核對和追溯采購業務。若送貨單信息不完整或與采購訂單不一致，采購部門應要求供應商補充或更正。3.驗收單-驗收單是證明貨物已到達酒店并經過驗收的重要單據。驗收單應包括貨物的名稱、規格、數量、驗收情況（合格、不合格及具體問題描述）等內容，由倉庫驗收人員填寫并簽字確認。-對于驗收不合格的貨物，驗收單上應明確標注不合格原因，并及時通知采購部門與供應商協商處理。驗收單需與送貨單、發票等單據相互匹配，作為結算的重要依據之一。4.對賬單-供應商應定期（一般為每月）向酒店采購部門提供對賬單，對賬單應清晰列出本期發生的采購業務明細、上期結余金額、本期增加金額、本期減少金額以及期末結余金額等信息。-采購部門收到供應商對賬單后，應及時與相關業務記錄進行核對，如有差異，應與供應商共同查找原因并進行調整。核對無誤后的對賬單需由采購部門負責人簽字確認，并提交財務部門作為結算參考。四、結算周期1.定義結算周期是指從采購業務發生到酒店向供應商支付款項的時間間隔。根據不同供應商的合作情況、業務性質以及市場慣例，酒店與供應商協商確定具體的結算周期。2.常見結算周期類型-月結：即每月結算一次。在一個自然月結束后，供應商在規定的時間內（一般為次月的5-10日）提交結算單據，酒店采購部門和財務部門在收到單據后的[X]個工作日內完成審核，審核通過后在當月月底前安排付款。-季結：每季度結算一次。季度結束后的次月，供應商在規定時間內（一般為該月的10-15日）提交結算單據，酒店相關部門在[X]個工作日內完成審核，審核通過后在該月月底前付款。-貨到付款：在貨物驗收合格后，供應商提交結算單據，酒店在收到單據后的[X]個工作日內完成審核并安排付款。-預付款：對于一些特殊物資采購或服務項目，根據合同約定，酒店在簽訂合同后預先支付一定比例的款項給供應商。在業務完成后，供應商提交結算單據，經審核無誤后，酒店支付剩余款項。預付款比例及后續結算方式應在合同中明確約定。3.結算周期調整-如因特殊情況需要調整結算周期，酒店采購部門應提前與供應商進行溝通協商，并簽訂相關補充協議。-對于結算周期的調整，酒店和供應商雙方應書面確認，并將相關信息及時傳達給各自的財務部門及其他相關部門，確保結算工作的順利進行。五、結算流程1.供應商提交單據-供應商應按照約定的結算周期，在規定時間內將完整、準確的結算單據提交給酒店采購部門。結算單據包括發票、送貨單、驗收單、對賬單等相關憑證。-若供應商未能在規定時間內提交結算單據，可能導致結算延遲，酒店不承擔由此產生的任何責任。2.采購部門初審-采購部門收到供應商提交的結算單據后，首先核對單據的完整性，確保所有必要的單據都已提供。-對單據中的采購業務信息進行審核，包括貨物或服務的名稱、規格、數量、單價、金額等是否與采購訂單及實際業務相符。同時，檢查送貨單、驗收單等單據上的簽字蓋章是否齊全。-對于單據存在問題的，采購部門應及時與供應商聯系，要求其在[X]個工作日內補充或更正。如供應商未能按時完成整改，采購部門可將單據退回，由此導致的結算延遲由供應商自行承擔。-采購部門初審通過后，在結算單據上簽署審核意見，并將單據提交給財務部門。3.財務部門審核-財務部門收到采購部門提交的結算單據后，重點對發票的合法性、合規性進行審核。檢查發票的開具是否符合國家稅收法規要求，發票內容是否真實、準確，發票的稅率、稅額計算是否正確等。-對結算金額進行復核，確保金額計算準確無誤，并與采購部門提供的對賬單數據進行核對。同時，審核結算單據的審批手續是否完整，是否符合酒店的財務審批流程。-對于發票不符合規定或結算金額存在疑問的，財務部門應及時通知采購部門與供應商溝通解決。財務部門審核通過后，將結算單據提交給相關審批領導。4.審批流程-結算單據經財務部門審核通過后，按照酒店的財務審批權限，依次提交給相關部門負責人、分管領導、總經理等進行審批。-審批領導應在[X]個工作日內完成審批工作，如對結算單據有疑問或不同意支付，應在單據上注明原因并退回。-審批通過后的結算單據返回財務部門，由財務部門安排付款。5.付款-財務部門根據審批結果，按照合同約定的結算方式，在規定的時間內辦理付款手續。付款方式包括銀行轉賬、支票等，具體方式在合同中明確約定。-在付款后，財務部門應及時更新應付賬款臺賬，記錄付款日期、金額、付款方式等信息，并將付款憑證復印件傳遞給采購部門，以便采購部門與供應商進行核對。-如因銀行系統故障、賬戶信息錯誤等原因導致付款失敗，財務部門應及時查明原因并重新安排付款，同時通知采購部門與供應商溝通協調。六、特殊情況處理1.退貨處理-若因貨物質量問題、規格不符等原因發生退貨情況，倉庫管理部門應及時填寫退貨單，注明退貨原因、貨物名稱、規格、數量等信息，并經采購部門和使用部門確認。-采購部門負責與供應商聯系退貨事宜，供應商應在收到通知后的[X]個工作日內安排退貨處理。退貨完成后，采購部門應及時通知財務部門調整應付賬款金額。-對于退貨涉及的發票處理，若發票尚未認證，供應商應收回原發票并重新開具正確的發票；若發票已認證，供應商應按照稅務機關的要求開具紅字發票進行沖銷。2.價格調整-在采購合同執行過程中，如因市場價格波動、原材料漲價等原因需要調整貨物或服務價格，供應商應提前[X]天向酒店采購部門提交價格調整申請，并提供詳細的價格調整依據。-采購部門收到申請后，應進行市場調研和評估，如認為價格調整合理，應與供應商協商簽訂價格調整補充協議。補充協議應明確價格調整的生效日期、調整后的價格等內容。-財務部門根據價格調整補充協議，對結算金額進行相應調整，并按照新的價格進行結算。3.糾紛處理-若在結算過程中發生糾紛，如對結算金額、貨物質量、服務期限等存在爭議，酒店采購部門應首先與供應商進行友好協商，尋求解決方案。-協商不成的，雙方可按照合同約定的爭議解決方式進行處理，如申請仲裁或提起訴訟。在糾紛處理期間，酒店財務部門應暫停相關款項的支付，直至糾紛解決。-糾紛解決后，財務部門根據最終的處理結果進行結算和付款。七、監督與檢查1.內部審計酒店內部審計部門定期對供應商結算業務進行審計，審查結算流程的執行情況、結算單據的真實性和完整性、付款的準確性和及時性等。內部審計部門在審計過程中如發現問題，應及時提出整改建議，并督促相關部門進行整改。對于違規行為，將按照酒店的相關規定進行嚴肅處理。2.供應商評價采購部門定期對供應商的結算配合度、發票開具及時性和準確性等方面進行評價。評價結果將作為與供應商后續合作的重要參考依據。對于結算配合度差、經常出現結算問題的供應商，采購部門可采取警告、減少采購量、終止合作等措施。3.數據核對與分析財務部門每月與采購部門核對供應商應付賬款數據，確保賬目一致。同時，定期對供應商結算數據進行分析，如結算周期執行情況、付款金額趨勢等，及時發現潛在問題并采取措施加以解決。八、培訓與宣貫1.培訓計劃酒店定期組織針對供應商結算管理規定的培訓，培訓對象包括采購部門、財務部門、倉庫管理部門等相關人員以及供應商代表。培訓內容包括結算流程、單據要求、財務制度等方面的知識。