合同專用章管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同專用章的管理，規范合同專用章的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在簽訂各類合同、協議、文件等涉及經濟往來或具有法律效力的文書時對合同專用章的使用與管理。（三）基本原則1.依法合規原則：合同專用章的使用必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.專人專管原則：明確專人負責合同專用章的保管與使用，確保印章使用的安全性和規范性。3.審批備案原則：所有合同專用章的使用均需經過嚴格的審批流程，并進行備案登記。4.風險防控原則：通過規范印章使用流程，有效防范因印章使用不當引發的法律風險和經濟損失。二、合同專用章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.公司因業務需要刻制合同專用章時，由行政部門統一向公安機關提出申請，并按照公安機關的要求提供相關材料。2.行政部門負責與具有合法資質的印章刻制單位簽訂刻章合同，明確刻章規格、材質、價格、交付時間等條款。3.合同專用章刻制完成后，行政部門應及時將印章移交至指定的保管人員，并辦理交接手續。交接清單應詳細記錄印章的名稱、規格、數量、啟用時間等信息。（二）啟用1.合同專用章啟用前，行政部門應在公司內部發布啟用通知，明確印章的使用范圍、保管人員、審批流程等事項。2.保管人員應在啟用通知發布后，及時將合同專用章的印模留存歸檔，并在公司內部進行公示，確保全體員工知曉印章的樣式及啟用信息。（三）廢止1.因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因需要廢止合同專用章時，由行政部門提出申請，經公司領導審批后，辦理印章廢止手續。2.廢止的合同專用章應及時上繳至行政部門，由行政部門統一進行封存保管，并按照相關規定進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，參與銷毀的人員應簽字確認。3.行政部門應在公司內部發布廢止通知，明確廢止印章的名稱、廢止時間等信息，確保全體員工不再使用廢止印章簽訂合同或其他文件。三、合同專用章的保管（一）保管人員1.公司指定專人負責合同專用章的保管工作，保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉公司印章管理規定。2.保管人員應保持相對穩定，如因工作調動或其他原因需要更換保管人員時，應及時辦理印章交接手續。交接手續應嚴格按照本制度規定執行，確保印章交接的準確性和安全性。（二）保管要求1.合同專用章應存放在安全可靠的保險柜或其他專用保管設備中，實行雙人雙鎖保管制度，確保印章的存放安全。2.保管人員應妥善保管合同專用章，不得將印章隨意轉借他人或帶出公司辦公區域使用。如因工作需要必須攜帶印章外出時，應經公司領導批準，并采取必要的安全防范措施。3.保管人員應定期對合同專用章進行檢查，確保印章的完好無損。如發現印章有損壞、遺失等情況，應立即向公司領導報告，并按照本制度規定進行處理。四、合同專用章的使用（一）使用范圍合同專用章僅用于簽訂公司對外的各類合同、協議、文件等涉及經濟往來或具有法律效力的文書。嚴禁將合同專用章用于任何與公司業務無關的事項。（二）使用流程1.合同承辦部門在簽訂合同前，應填寫《合同專用章使用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明合同名稱、合同編號、簽訂日期、對方單位名稱、合同金額、使用印章的具體內容等信息，并由承辦部門負責人簽字確認。2.申請表經合同承辦部門負責人簽字后，提交至公司相關業務分管領導進行審批。業務分管領導應根據合同內容及公司相關規定，對合同的合法性、合規性、必要性等進行審核，并簽署審批意見。3.經業務分管領導審批同意后，申請表提交至合同專用章保管人員。保管人員應認真核對申請表上的各項信息，確保與合同內容一致，并在申請表上注明印章使用的具體時間、地點等信息。4.保管人員在確認申請表信息無誤后，方可使用合同專用章在合同上加蓋印章。蓋章時應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。5.合同簽訂完成后，保管人員應及時將合同原件及申請表進行歸檔保存。歸檔文件應按照公司檔案管理規定進行分類整理，以便日后查閱和使用。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即簽訂合同并使用合同專用章，但無法按照正常流程進行審批時，合同承辦部門應通過電話、短信等方式向公司領導匯報情況，并在事后及時補辦審批手續。2.對于涉及重大金額、重要業務或存在較大風險的合同，公司領導可根據實際情況組織相關部門進行專題會審，確保合同的合法性、合規性和風險可控性。在會審通過后，方可按照本制度規定的流程使用合同專用章簽訂合同。五、合同專用章的審批（一）審批權限1.合同金額在[X]萬元以下的合同，由合同承辦部門負責人審批后，即可使用合同專用章簽訂合同。2.合同金額在[X]萬元（含）至[X]萬元之間的合同，經合同承辦部門負責人審批后，需提交至公司相關業務分管領導進行審批。3.合同金額在[X]萬元（含）以上的合同，經合同承辦部門負責人和業務分管領導審批后，還需提交至公司總經理進行審批。（二）審批內容1.審批人員應認真審查合同的合法性、合規性、必要性等內容，確保合同條款符合國家法律法規及公司相關規定，合同內容真實、準確、完整，不存在潛在的法律風險和經濟損失。2.審批人員應重點關注合同的主要條款，如合同標的、數量、質量、價格、履行期限、違約責任等，確保合同條款明確、具體，具有可操作性。3.對于涉及公司重大利益或存在較大風險的合同，審批人員應組織相關部門進行專題研究，充分聽取各方面的意見和建議，確保合同決策的科學性和合理性。六、合同專用章的備案與檢查（一）備案1.合同專用章保管人員應在每次使用合同專用章簽訂合同后，及時將合同原件及申請表復印件提交至公司行政部門進行備案登記。備案登記內容應包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、對方單位名稱、合同金額、使用印章的具體內容、審批人員等信息。2.行政部門應建立合同專用章使用備案臺賬，對每次印章使用情況進行詳細記錄，并定期對備案臺賬進行核對和清理，確保臺賬記錄的準確性和完整性。（二）檢查1.公司行政部門應定期對合同專用章的使用情況進行檢查，檢查內容包括印章的保管是否安全、使用流程是否規范、審批手續是否齊全、備案登記是否及時準確等。2.行政部門應至少每季度組織一次合同專用章使用情況的專項檢查，并形成檢查報告提交至公司領導。檢查報告應詳細說明檢查的基本情況、發現的問題及整改措施建議等內容。3.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時督促相關責任部門進行整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。如發現存在違規使用合同專用章的行為，應按照公司相關規定嚴肅處理，并追究相關人員的責任。七、合同專用章使用的風險防范（一）法律風險防范1.加強對合同承辦人員的法律培訓，提高其法律意識和風險防范能力，確保簽訂的合同符合法律法規的要求。2.在簽訂合同前，應對對方單位的主體資格、經營范圍、資信狀況等進行充分調查，確保對方具備簽訂合同的合法資格和履約能力。3.對于重大合同或法律關系復雜的合同，應組織法律專業人員進行審核，確保合同條款的合法性和有效性，避免因合同條款漏洞或違法而引發的法律風險。（二）經濟風險防范1.嚴格合同審批流程，加強對合同金額、付款方式、結算周期等關鍵條款的審核，確保合同的經濟條款合理、可行，避免因合同條款不合理而導致公司經濟損失。2.在合同履行過程中，應加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題，確保合同的順利履行，避免因合同履行不當而引發的經濟糾紛和損失。3.建立合同風險預警機制，對可能影響合同履行的重大風險因素進行及時預警和評估，并采取相應的風險應對措施，降低合同風險對公司造成的經濟損失。八、責任追究（一）違規責任1.凡違反本制度規定使用合同專用章的，公司將視情節輕重給予相關責任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規使用合同專用章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。如構成犯罪的，將依法追究其刑事責任。（二）保管責任1.合同專用章保管人員如因保管不善導致印章遺失、被盜、損壞等情況，應立即向公司領導報告，并采取必要的措施防止損失擴大。2.保管人員因失職造成公司經濟損失或其他不良影響的，公司將視情節輕重給予其批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分，并要求其承擔相應的賠償責任。九、附則（一）解釋權本制度由公司行政部門負責解釋。如