合同及函件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同及函件管理，規(guī)范合同及函件的簽訂、履行、存檔等流程，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及下屬子公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及的各類合同及函件的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同及函件的簽訂、履行應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：在合同及函件的起草、審核、簽訂等環(huán)節(jié)要認(rèn)真細(xì)致，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、條款完備。3.全程管控原則：對(duì)合同及函件的全過(guò)程進(jìn)行跟蹤管理，包括簽訂前的調(diào)查、簽訂時(shí)的審核、履行中的監(jiān)督及終止后的存檔等。二、合同管理（一）合同分類1.業(yè)務(wù)合同：包括銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等，是公司開(kāi)展日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的主要合同類型。2.投資合同：涉及公司對(duì)外投資、合作等事項(xiàng)的合同。3.借款合同：公司與金融機(jī)構(gòu)或其他主體之間的借款協(xié)議。4.其他合同：如知識(shí)產(chǎn)權(quán)合同、勞動(dòng)合同變更協(xié)議等。（二）合同簽訂流程1.合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，發(fā)起合同簽訂申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)明確合同的基本信息，包括對(duì)方當(dāng)事人名稱、地址、聯(lián)系方式，合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式等主要條款。同時(shí)，附上與合同相關(guān)的背景資料、可行性分析報(bào)告等，以便審核人員全面了解合同情況。2.合同審核法務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，合同雙方的權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確等。財(cái)務(wù)部門(mén)審核合同的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用預(yù)算等，確保合同在財(cái)務(wù)上的合理性和可操作性。相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)從專業(yè)角度對(duì)合同進(jìn)行審核，如技術(shù)條款、業(yè)務(wù)流程等方面，提出修改意見(jiàn)。3.合同審批審核通過(guò)的合同，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般合同由部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同需經(jīng)總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署明確的審批意見(jiàn)，對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、合理性負(fù)責(zé)。4.合同簽訂經(jīng)審批同意簽訂的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂時(shí)應(yīng)確保合同文本與審批通過(guò)的版本一致，雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同原件交至行政部門(mén)存檔，并留存復(fù)印件供本部門(mén)使用。（三）合同履行管理1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的具體履行，應(yīng)按照合同約定的條款和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，組織實(shí)施相關(guān)工作，確保合同義務(wù)的全面履行。2.在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施，如協(xié)商解決、追究違約責(zé)任等，以維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，并做好相關(guān)財(cái)務(wù)記錄。同時(shí)，對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行監(jiān)督和分析，為公司決策提供依據(jù)。4.法務(wù)部門(mén)對(duì)合同履行過(guò)程中的法律問(wèn)題提供專業(yè)指導(dǎo)和支持，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)處理涉法糾紛，必要時(shí)參與訴訟或仲裁活動(dòng)。（四）合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。2.按照合同簽訂流程，對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核、審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，簽訂合同變更協(xié)議，并確保變更后的合同與原合同具有同等法律效力。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人，并按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同的申請(qǐng)同樣需經(jīng)過(guò)審核、審批流程。4.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等，并對(duì)已履行的部分進(jìn)行清理和結(jié)算。（五）合同終止與存檔1.合同履行完畢或提前終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)，并將相關(guān)資料整理歸檔。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案的統(tǒng)一管理，建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、往來(lái)函件、履行記錄等資料。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，按照檔案管理規(guī)定的期限進(jìn)行保存，以備查閱和審計(jì)。三、函件管理（一）函件分類1.商務(wù)函件：包括詢價(jià)函、報(bào)價(jià)函、訂單確認(rèn)函、催款函、對(duì)賬函等，用于公司與客戶、供應(yīng)商等之間的商務(wù)往來(lái)。2.法務(wù)函件：如律師函、法務(wù)催告函等，用于處理法律事務(wù)、維護(hù)公司權(quán)益。3.內(nèi)部函件：公司內(nèi)部各部門(mén)之間溝通協(xié)調(diào)工作的函件，如工作聯(lián)系函、請(qǐng)示報(bào)告函等。（二）函件起草1.商務(wù)函件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，應(yīng)明確函件的主題、目的、主要內(nèi)容等，語(yǔ)言表達(dá)要清晰、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔。2.法務(wù)函件由法務(wù)部門(mén)起草，確保函件內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，具有法律效力。3.內(nèi)部函件由發(fā)文部門(mén)根據(jù)工作需要起草，格式應(yīng)規(guī)范，內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確。（三）函件審核1.商務(wù)函件起草后，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行審核，確保函件內(nèi)容符合業(yè)務(wù)要求，無(wú)重大疏漏或錯(cuò)誤。2.法務(wù)函件需經(jīng)法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審查函件的法律依據(jù)、措辭及可能產(chǎn)生的法律后果等。3.內(nèi)部函件根據(jù)涉及的事項(xiàng)和審批權(quán)限，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)進(jìn)行審核。（四）函件審批1.一般函件由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；重要函件或涉及重大事項(xiàng)的函件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查函件內(nèi)容，簽署審批意見(jiàn)，對(duì)函件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合法性負(fù)責(zé)。（五）函件發(fā)送與送達(dá)1.函件經(jīng)審批同意后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)送。發(fā)送方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等，但應(yīng)確保函件能夠有效送達(dá)對(duì)方當(dāng)事人。2.對(duì)于重要函件或需對(duì)方簽收確認(rèn)的函件，應(yīng)要求對(duì)方在回執(zhí)上簽字蓋章，并留存回執(zhí)作為送達(dá)憑證。3.通過(guò)電子郵件發(fā)送的函件，應(yīng)保留郵件發(fā)送記錄和對(duì)方的回復(fù)記錄，以備查詢。（六）函件跟蹤與反饋1.發(fā)送函件后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤函件的送達(dá)情況和對(duì)方的反饋意見(jiàn)。如對(duì)方未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)，應(yīng)及時(shí)提醒或采取進(jìn)一步措施。2.對(duì)于對(duì)方的回復(fù)函件，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真研究分析，根據(jù)回復(fù)內(nèi)容及時(shí)調(diào)整工作策略或采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，并將相關(guān)情況向公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)。（七）函件存檔1.函件發(fā)送后，起草部門(mén)應(yīng)將函件原件、審批文件、送達(dá)憑證等資料整理歸檔。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)函件檔案的統(tǒng)一管理，建立函件臺(tái)賬，對(duì)函件的往來(lái)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。函件檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行存放，便于查閱和檢索。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門(mén)定期對(duì)合同及函件的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂流程的執(zhí)行情況、函件起草與審核的規(guī)范性、檔案管理的完整性等。2.檢查方式可采用查閱檔案、實(shí)地走訪、問(wèn)卷調(diào)查等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行記錄和分析。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要或出現(xiàn)的重大問(wèn)題，適時(shí)開(kāi)展專項(xiàng)檢查。如對(duì)重大合同的履行情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查，對(duì)涉及法律糾紛的函件處理情況進(jìn)行專項(xiàng)檢查等。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查的范圍、內(nèi)容、方法和步驟，確保檢查工作的全面性和深入性。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門(mén)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定切實(shí)可行的整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)，并將整改情況及時(shí)反饋給行政部門(mén)。3.行政部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)整改不力的部門(mén)和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問(wèn)責(zé)。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任認(rèn)定1.在合同及函件管理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)相關(guān)人員存在違反本制度規(guī)定的行為，如未按流程簽訂合同、擅自變更合同條款、泄露合同機(jī)密等，應(yīng)認(rèn)定為違規(guī)行為。2.違規(guī)行為的認(rèn)定應(yīng)依據(jù)事實(shí)和相關(guān)證據(jù)，確保認(rèn)定結(jié)果客觀、公正。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于一般違規(guī)行為，給予責(zé)任人批評(píng)教育、警告等處分。2.對(duì)于造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他嚴(yán)重后果的違規(guī)行為，除給予相應(yīng)的紀(jì)律處分外，還應(yīng)根據(jù)損失情況要求責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。3.構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（三）責(zé)任追究程序1.由行政部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，收集相關(guān)證據(jù)材料。2.調(diào)查結(jié)束后，形成調(diào)查報(bào)告