醫(yī)院檔案部管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院檔案部及醫(yī)院各部門(mén)、科室涉及檔案管理的相關(guān)工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院檔案部對(duì)醫(yī)院各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)可靠原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假、偽造檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管和查閱利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。3.對(duì)醫(yī)院各部門(mén)、科室的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案實(shí)體安全。（二）各部門(mén)、科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、科室形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案部。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、科室檔案工作的日常管理，配合檔案部做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院檔案管理制度，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類(lèi)：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類(lèi)：醫(yī)院行政事務(wù)管理、綜合辦公、人事管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察、后勤保障等方面的文件材料。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類(lèi)：醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、臨床診療、護(hù)理工作、醫(yī)技科室工作、科研教學(xué)等方面的文件材料。4.教學(xué)科研類(lèi)：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、學(xué)生實(shí)習(xí)材料、科研項(xiàng)目申報(bào)、研究成果、學(xué)術(shù)論文等文件材料。5.設(shè)備物資類(lèi)：設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等方面的文件材料，物資采購(gòu)、庫(kù)存管理等文件材料。6.基本建設(shè)類(lèi)：醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。7.其他類(lèi)：醫(yī)院對(duì)外交流合作、各類(lèi)合同協(xié)議、榮譽(yù)證書(shū)、重要會(huì)議記錄等文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)、科室應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)、科室工作中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。（三）收集時(shí)間1.各部門(mén)、科室應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理后移交檔案部。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)移交檔案部。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的類(lèi)別和保管期限，將檔案分為不同的類(lèi)別，如黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、醫(yī)療業(yè)務(wù)類(lèi)等，并進(jìn)一步細(xì)分小類(lèi)。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.編目對(duì)檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，編制檔案目錄。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進(jìn)行修整和裝訂，保持檔案的整齊美觀。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在收集齊全的基礎(chǔ)上進(jìn)行，確保檔案的分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰。2.整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、抽取或銷(xiāo)毀檔案內(nèi)容。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保電子檔案的格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍已整理好的符合歸檔要求的各類(lèi)檔案。（二）歸檔時(shí)間各部門(mén)、科室應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間將整理好的檔案移交檔案部，檔案部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。（三）歸檔手續(xù)1.檔案移交時(shí)，移交部門(mén)、科室應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.檔案部接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單，對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字確認(rèn)。六、檔案保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入。2.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，不得存放易燃、易爆物品。3.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣。4.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定內(nèi)容1.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景和歷史價(jià)值。2.征求相關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)。3.參考檔案利用情況。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查。2.提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定表，注明檔案的存毀理由。3.報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行記錄。2.按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式，定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。九、檔案利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)、科室因工作需要查閱檔案。2.醫(yī)院職工因個(gè)人需要查閱本人相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案，須經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部查閱。2.醫(yī)院職工查閱本人檔案，應(yīng)出示有效身份證件，經(jīng)檔案部核實(shí)身份后查閱。3.外單位查閱檔案，須持單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案部指定專(zhuān)人陪同查閱。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案部。2.查閱檔案時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、抽取、污損檔案。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案部同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。十、檔案保密（一）保密范圍涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私、商業(yè)秘密等內(nèi)容的檔案。（二）保密措施1.檔案部應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任。2.對(duì)保密檔案應(yīng)采取單獨(dú)存放、限制查閱等措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案機(jī)密。4.對(duì)因工作需要接觸保密檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議。十一、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.按照檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保電子檔案的質(zhì)量。2.建立