各門類檔案管理制度一、總則1.目的為加強公司各門類檔案的科學管理，有效保護和利用檔案資源，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構在各項工作活動中形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在經營管理、生產活動、科研開發等過程中直接形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統一管理公司各類檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等工作進行全面監督和指導。定期對公司檔案工作進行檢查和評估，確保檔案管理工作規范、有序。負責檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案利用效率。組織開展檔案業務培訓，提高公司檔案管理人員的業務素質。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準確。按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案。協助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。對本部門檔案的安全保管負責，發現問題及時向檔案管理部門報告。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司各類文件、合同、協議、報表、會議記錄、工作計劃、總結、報告等紙質材料。公司各類電子文件，包括辦公軟件生成的文檔、電子郵件、數據庫文件等。公司在生產經營活動中形成的圖紙、圖表、照片、音像資料等。公司獲得的榮譽證書、資質證書、專利證書等。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、準確收集。收集的檔案材料應完整、齊全，字跡清晰，簽署完備。電子文件應按照相關標準進行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值和保管期限，便于保管和利用。便于分類、編號、排列和檢索。4.整理方法紙質檔案按照年度、機構（問題）、保管期限進行分類整理，編制案卷目錄。電子檔案按照文件類別、年度、保管期限進行分類存儲，建立電子檔案索引。照片、音像資料等應注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并進行分類整理。四、檔案的保管1.保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。2.檔案裝具應使用符合國家標準的檔案柜、檔案盒等裝具，對檔案進行分類存放。檔案裝具應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司重要的文件、合同、協議、財務報表等。長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司一般性的文件、合同、協議等。短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括公司臨時性的文件、資料等。4.檔案保管要求檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。對電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經允許不得進入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則按照國家有關規定和公司檔案管理制度，對保管期滿的檔案進行鑒定。鑒定工作應堅持全面、歷史、發展的觀點，準確判定檔案的價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門兼職檔案員及相關業務人員組成。檔案鑒定小組負責對保管期滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。3.鑒定方法對檔案的內容、來源、時間、形式等進行全面分析，判斷其價值。對涉及公司重要權益、知識產權、歷史記錄等檔案，應適當延長保管期限。4.銷毀程序經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，報公司領導審批。檔案銷毀清冊應包括檔案名稱、年度、保管期限、數量等信息。經批準銷毀的檔案，應在檔案鑒定小組的監督下，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的統計與移交1.統計工作檔案管理部門應建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。定期編制檔案統計報表，向上級主管部門和公司領導報告檔案工作情況。2.移交工作公司內部機構調整、人員調動等原因，涉及檔案移交的，應按照檔案管理部門的要求辦理檔案移交手續。檔案移交應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。檔案管理部門應及時對接收的檔案進行整理和登記，確保檔案的連續性和完整性。七、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全。凡因工作需要查閱檔案的，應按照規定辦理查閱手續。2.查閱手續查閱檔案應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息。申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據審批意見，為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。3.借閱手續因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱檔案應在規定的期限內歸還，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借、涂改、污損、丟失。4.復制手續如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，注明復制內容、用途等信息。申請表經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，檔案管理部門按照規定進行復制，并收取相應的復制費用。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，注明復制日期和份數。八、檔案的保密1.保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和利用人員的保密職責。對涉及公司商業秘密、技術秘密、個人隱私等檔案，應嚴格保密。2.保密措施檔案庫房應設置必要的保密設施，如門禁系統、監控設備等。檔案管理人員應嚴格遵守