產品批次追溯管理制度一、總則（一）目的為了加強公司產品批次管理，確保產品質量可追溯，有效控制產品質量風險，保障消費者權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產品從原材料采購、生產加工、成品入庫到銷售交付等全過程的批次追溯管理。（三）職責分工1.生產部門負責產品生產過程中批次信息的記錄與傳遞，確保生產批次的準確性和可追溯性。組織實施產品批次標識的設置與管理，保證產品批次標識清晰、準確、持久。對生產過程中涉及批次追溯的相關文件、記錄進行整理與歸檔。2.質量部門制定產品批次追溯管理的質量控制要求和檢驗標準，確保批次產品質量符合規定。負責對產品批次進行質量檢驗和檢測，記錄檢驗結果并與批次信息關聯。對批次產品質量問題進行追溯調查，分析原因并提出改進措施。3.采購部門在采購原材料、零部件等物資時，確保供應商提供清晰的批次信息，并將批次信息及時傳遞給相關部門。對采購物資的批次管理情況進行監督和檢查，保證采購物資批次可追溯。4.銷售部門收集客戶對產品批次的相關需求和反饋信息，及時傳遞給生產、質量等部門。在產品銷售過程中，準確記錄產品批次信息，確保銷售產品批次可追溯。協助處理客戶因產品批次問題提出的投訴和退換貨等事宜。5.倉儲部門負責產品入庫、存儲和出庫過程中的批次管理，確保批次產品的存放和流轉有序。記錄產品出入庫的批次信息，保證庫存產品批次清晰、可查。定期對庫存產品批次進行盤點，核對批次信息與實物是否一致。6.物流部門在產品運輸過程中，確保產品批次標識不受損壞，并做好運輸過程中批次信息的記錄與傳遞。協助相關部門對運輸過程中涉及批次追溯的問題進行調查和處理。二、產品批次標識與編碼規則（一）批次標識原則1.唯一性原則：每個產品批次都應有唯一的標識，確保在追溯過程中能夠準確區分不同批次的產品。2.清晰性原則：批次標識應清晰、明確，易于識別和記錄，不得模糊或遺漏重要信息。3.持久性原則：批次標識應具有足夠的耐久性，在產品的整個生命周期內保持清晰可讀，不受磨損、腐蝕、褪色等因素影響。（二）批次編碼規則1.原材料批次編碼編碼格式：供應商代碼+年份+月份+流水號示例：A001202305001，表示由供應商A001于2023年5月供應的第1批原材料。2.零部件批次編碼編碼格式：產品型號+年份+月份+流水號示例：P100202306002，表示產品型號為P100的零部件，于2023年6月生產的第2批。3.成品批次編碼編碼格式：生產車間代碼+年份+月份+流水號示例：S01202307003，表示由生產車間S01于2023年7月生產的第3批成品。（三）批次標識的設置與管理1.原材料批次標識供應商應在原材料外包裝上清晰標注批次編碼、規格型號、數量、生產日期等信息。采購部門在接收原材料時，核對批次標識信息，并將相關信息錄入公司批次管理系統。2.零部件批次標識生產部門在零部件生產過程中，按照批次編碼規則進行標識設置，可采用標簽粘貼、刻印等方式。標識應包含批次編碼、產品型號、生產日期、生產班組等信息。3.成品批次標識成品在包裝過程中，應在產品外包裝顯著位置標注成品批次編碼、產品名稱、規格型號、生產日期、保質期等信息。同時，應在產品說明書、合格證等文件上注明批次編碼，確保產品與相關文件批次信息一致。三、產品批次信息記錄與傳遞（一）記錄要求1.各部門應按照規定的格式和內容，及時、準確地記錄與產品批次相關的信息。2.記錄應包括原材料采購批次、生產批次、檢驗檢測結果、出入庫時間與批次、銷售流向等詳細信息。3.記錄方式可采用紙質記錄和電子記錄相結合的方式，但應確保兩種記錄方式的數據一致、可追溯。（二）記錄流程1.原材料采購記錄采購部門在簽訂采購合同后，將供應商提供的批次信息錄入采購訂單系統，并傳遞給質量部門和倉儲部門。質量部門根據采購批次信息制定檢驗計劃，倉儲部門根據批次信息安排原材料入庫存儲。2.生產過程記錄生產部門在生產前，根據生產計劃生成批次生產任務單，并將批次信息傳遞給各生產環節操作人員。操作人員在生產過程中，實時記錄原材料投入批次、生產設備運行參數、生產時間、生產數量等信息，并上傳至生產管理系統。質量檢驗人員在對產品進行檢驗時，記錄檢驗批次、檢驗項目、檢驗結果、不合格情況等信息，并與生產批次信息關聯。3.成品入庫記錄倉儲部門在接收成品入庫時，核對成品批次標識與生產記錄一致后，記錄成品入庫時間、批次、數量、存儲位置等信息，并更新庫存管理系統。4.銷售記錄銷售部門在銷售產品時，記錄銷售訂單批次、客戶信息、銷售時間、發貨批次等信息，并將銷售流向信息反饋給生產部門和倉儲部門。（三）信息傳遞方式1.內部網絡平臺通過公司內部的ERP系統、MES系統等信息化平臺，實現各部門之間產品批次信息的實時傳遞與共享。各部門操作人員應及時登錄系統，查看和更新相關批次信息。2.紙質文件傳遞對于一些無法通過電子系統傳遞的批次信息，可采用紙質文件傳遞方式。如原材料檢驗報告、生產過程中的特殊情況記錄等，相關部門應及時將紙質文件傳遞給需要的部門，并做好簽收登記。3.會議溝通定期召開生產、質量、銷售、倉儲等部門的協調會議，通報產品批次管理情況，溝通解決批次追溯過程中出現的問題，確保各部門之間信息暢通。四、產品批次追溯流程（一）質量問題追溯1.當產品出現質量問題時，質量部門應立即啟動追溯程序。首先確定問題產品的批次編碼，通過批次管理系統查詢該批次產品的生產記錄、原材料采購記錄、檢驗檢測記錄等相關信息。2.根據生產記錄追溯該批次產品的生產過程，包括生產時間、生產設備、操作人員、生產工藝參數等，分析可能導致質量問題的環節。3.依據原材料采購記錄，追溯該批次產品所使用的原材料供應商、采購時間、批次等信息，聯系供應商了解原材料質量情況。4.查看檢驗檢測記錄，確定該批次產品在各檢驗環節的檢驗結果，判斷質量問題是否在檢驗過程中被遺漏。5.追溯產品的銷售流向，確定問題產品已銷售的客戶名單、銷售時間、銷售數量等信息，及時通知客戶采取相應措施，如召回、換貨等。（二）客戶投訴追溯1.銷售部門接到客戶關于產品批次問題的投訴后，應詳細記錄投訴內容，包括客戶名稱、產品批次、投訴問題、購買時間等信息，并立即傳遞給質量部門和生產部門。2.質量部門根據客戶投訴信息，按照質量問題追溯流程進行調查，確定產品是否存在質量問題以及問題的根源。3.生產部門配合質量部門追溯產品生產批次信息，查找生產過程中可能導致客戶投訴問題的環節，如生產工藝執行情況、設備運行狀況、人員操作規范等。4.將追溯結果及時反饋給銷售部門，銷售部門根據追溯結果與客戶溝通解決方案，如道歉、退換貨、賠償等，并跟蹤處理結果，確保客戶滿意。（三）召回追溯1.當公司決定對某批次產品進行召回時，應制定詳細的召回計劃。召回計劃應包括召回產品的批次編碼、名稱、規格型號、召回原因、召回范圍、召回方式、召回時間等內容。2.通過銷售記錄、客戶信息等渠道，追溯召回產品的銷售流向，確定需要召回的客戶名單和產品數量。3.通知銷售部門向客戶發送召回通知，告知客戶召回原因、召回方式及相關注意事項。同時，安排物流部門負責召回產品的回收工作。4.在召回產品回收過程中，記錄產品回收的時間、批次、數量、客戶信息等，確保召回產品信息可追溯。5.對召回產品進行集中處理，如銷毀、返工等，并記錄處理過程和結果。五、產品批次追溯的監督與考核（一）監督機制1.成立產品批次追溯管理監督小組，成員由質量部門、生產部門、審計部門等相關人員組成。監督小組定期對公司產品批次追溯管理情況進行檢查和監督。2.檢查內容包括批次標識的設置與管理、批次信息的記錄與傳遞、追溯流程的執行情況等。對于發現的問題，及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。3.審計部門定期對產品批次追溯管理相關的財務收支、成本核算等進行審計，確保追溯管理工作的合規性和經濟性。（二）考核辦法1.將產品批次追溯管理工作納入各部門績效考核體系，制定明確的考核指標和評分標準。2.考核指標包括批次信息記錄準確性、信息傳遞及時性、追溯流程執行情況、召回處理效果等。3.對于在產品批次追溯管理工作中表現優秀的部門和個人，給予相應的獎勵，如績效加分、獎金、榮譽證書等。4.對于未按照規定執行批次追溯管理工作，導致批次信息不準確、追溯不及時等問題的部門和個人，視情節輕重給予相應的處罰，如績效扣分、罰款、警告、辭退等。六、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.人力資源部門會同質量部門、生產部門等制定產品批次追溯管理培訓計劃，定期組織相關人員進行培訓。2.培訓內容包括批次標識與編碼規則、批次信息記錄與傳遞方法、追溯流程操作等。培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、線上學習等多種形式。3.新員工入職培訓應包含產品批次追溯管理相關內容，確保新員工了解公司批次追溯管理制度和要求。（二）宣傳活動1.通過公司內部宣傳欄、內部刊物、電子郵件等渠道，宣傳產品批次追溯管理的重要性和相關知