自然資源樣本庫管理制度一、總則（一）目的為加強自然資源樣本庫的規范化管理，確保樣本的科學性、完整性、準確性和安全性，充分發揮樣本庫在自然資源研究、監測、保護等工作中的重要作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司自然資源樣本庫的建設、運行、維護、使用等相關活動，包括樣本的采集、存儲、管理、檢索、共享以及相關人員的管理等。（三）基本原則1.科學性原則：樣本的采集、處理和存儲應遵循科學方法和標準，確保樣本質量和數據的可靠性。2.完整性原則：盡量收集全面的自然資源樣本，涵蓋不同類型、區域、時間等維度，以滿足多方面研究和監測需求。3.準確性原則：樣本信息的記錄、標識和管理應準確無誤，保證樣本與相關數據的一致性。4.安全性原則：建立嚴格的安全防護措施，保障樣本的物理安全、信息安全以及人員安全，防止樣本損壞、丟失、泄露等情況發生。5.共享性原則：在符合法律法規和相關規定的前提下，促進樣本庫資源的合理共享，提高資源利用效率，推動自然資源領域的合作與發展。二、樣本庫建設管理（一）規劃與設計1.根據公司業務發展目標和自然資源研究需求，制定樣本庫建設的整體規劃，明確樣本庫的功能定位、規模、布局等。2.組織相關專家對樣本庫建設規劃進行論證，確保規劃的科學性和可行性。3.依據規劃進行樣本庫的設計，包括樣本存儲設施的選型、信息管理系統的架構設計等，確保設計滿足樣本管理的各項要求。（二）設施建設1.按照設計方案進行樣本庫存儲設施的建設，確保其具備適宜的溫度、濕度、光照等環境條件，滿足不同類型樣本的存儲要求。2.配備必要的樣本采集、處理、運輸設備，以及安全監控、消防、防盜等設施，保障樣本庫的安全運行。3.建設完善的信息管理系統，實現樣本信息的電子化錄入、存儲、檢索、統計分析等功能，提高樣本管理的效率和精度。（三）人員配備與培訓1.根據樣本庫工作需要，配備專業的管理人員、技術人員和操作人員，明確各崗位的職責和人員資質要求。2.定期組織人員培訓，內容包括樣本采集技術、樣本處理方法、樣本存儲管理、信息系統操作、安全防護知識等，不斷提升人員的業務水平和綜合素質。三、樣本采集管理（一）采集計劃制定1.結合公司研究項目需求、自然資源現狀以及相關標準規范，制定年度樣本采集計劃。采集計劃應明確采集的樣本類型、數量、采集地點、采集時間、采集方法等。2.對采集計劃進行審核和審批，確保計劃的合理性和可行性。（二）采集人員要求1.參與樣本采集的人員應具備相關專業知識和技能，熟悉樣本采集方法和操作規程。2.對采集人員進行培訓，使其了解樣本采集的目的、要求、注意事項等，確保采集工作的質量。（三）采集過程管理1.嚴格按照采集計劃和操作規程進行樣本采集，確保采集過程的科學性和規范性。2.做好樣本采集記錄，包括采集時間、地點、樣本類型、數量、采集人等信息，記錄應真實、準確、完整。3.對采集的樣本進行初步整理和標識，確保樣本的可追溯性。（四）質量控制1.在樣本采集過程中，設立質量控制環節，對采集樣本的質量進行檢查和評估。2.定期對采集人員的工作質量進行考核，確保采集工作符合要求。四、樣本存儲管理（一）存儲設施維護1.建立樣本庫存儲設施的日常維護制度，定期對存儲設備進行檢查、保養和維修，確保設備正常運行。2.監測和記錄樣本庫的環境參數，如溫度、濕度、光照等，根據樣本存儲要求及時調整環境條件。（二）樣本存儲分類與標識1.按照樣本的類型、來源、用途等進行科學分類，制定統一的分類標準和編碼規則。2.為每個樣本或樣本組賦予唯一的標識代碼，并建立標識與樣本信息的對應關系，確保樣本的準確識別和追溯。（三）樣本入庫管理1.樣本采集完成后，及時將樣本送回樣本庫進行入庫登記。入庫登記應包括樣本標識、采集信息、質量狀況、存儲位置等詳細內容。2.對入庫樣本進行質量抽檢，合格后方可正式存儲。對不合格樣本，應及時進行處理，并記錄處理情況。（四）樣本存儲期限管理1.根據樣本的特性和研究需要，確定不同類型樣本的存儲期限。2.定期對存儲期滿的樣本進行評估，對于無保存價值的樣本，按照規定的程序進行銷毀處理，并做好記錄。五、樣本信息管理（一）信息錄入與維護1.建立完善的樣本信息管理系統，對樣本的基本信息、采集信息、處理信息、存儲信息、共享信息等進行全面、準確的錄入和維護。2.定期對樣本信息進行審核和更新，確保信息的及時性和準確性。（二）信息安全管理1.采取有效的信息安全防護措施，如數據加密、訪問控制、備份恢復等，保障樣本信息的安全。2.對樣本信息管理系統的操作人員進行權限管理，嚴格限制不同人員對信息的訪問級別，防止信息泄露。3.定期進行信息安全檢查和風險評估，及時發現和處理信息安全隱患。（三）信息共享管理1.制定樣本信息共享制度，明確信息共享的范圍、條件、程序等。2.在確保信息安全和符合相關規定的前提下，促進樣本信息在公司內部以及與外部科研機構、企業等之間的合理共享，推動自然資源領域的合作與研究。六、樣本使用管理（一）使用申請1.公司內部各部門或外部單位如需使用樣本庫中的樣本，應填寫樣本使用申請表，詳細說明使用目的、樣本類型和數量、使用時間等信息。2.對使用申請進行審核，根據樣本的存儲情況、使用目的合理性等因素決定是否批準申請。（二）使用審批1.樣本使用申請經審核通過后，報樣本庫管理部門負責人進行審批。審批通過后方可辦理樣本出庫手續。2.對于涉及重要樣本或大量樣本的使用申請，應組織相關專家進行論證和審批。（三）樣本出庫與歸還1.樣本使用人員憑審批通過的申請表到樣本庫辦理樣本出庫手續，樣本庫管理人員應核對樣本信息、數量等，確保無誤后發放樣本，并做好出庫記錄。2.使用人員應按照規定的用途和期限使用樣本，使用完畢后及時將樣本歸還樣本庫。歸還時，樣本庫管理人員應對樣本的完整性、質量狀況等進行檢查，確認無誤后辦理入庫手續。（四）使用監督與考核1.樣本庫管理部門應對樣本使用情況進行跟蹤監督，確保樣本使用符合申請要求和相關規定。2.定期對樣本使用人員的使用情況進行考核，考核內容包括樣本使用的規范性、樣本歸還情況、使用效果等，考核結果作為后續樣本使用申請審批的參考依據。七、樣本銷毀管理（一）銷毀申請1.對于符合銷毀條件的樣本，由樣本庫管理人員提出銷毀申請，說明銷毀樣本的名稱、數量、存儲位置、銷毀原因等信息。2.對銷毀申請進行審核，確保銷毀理由充分、合規。（二）銷毀審批1.銷毀申請經審核通過后，報樣本庫管理部門負責人及公司相關領導進行審批。2.對于涉及重要樣本或大量樣本的銷毀申請，應組織相關專家進行論證和審批。（三）銷毀實施1.根據審批意見，制定樣本銷毀方案，明確銷毀方法、時間、地點、人員等安排。2.按照銷毀方案組織實施樣本銷毀工作，確保銷毀過程安全、徹底，并做好銷毀記錄。記錄內容包括銷毀時間、地點、樣本信息、銷毀方法、操作人員等。（四）檔案留存將樣本銷毀申請、審批文件、銷毀記錄等相關資料進行整理歸檔，長期保存，以備查閱。八、安全與保密管理（一）安全管理1.建立樣本庫安全管理制度，加強對樣本庫設施、設備、樣本等的安全管理。2.設置安全警示標識，配備必要的安全防護用品和消防器材。3.制定安全應急預案，定期組織演練，提高應對突發事件的能力，確保樣本庫的安全運行。（二）保密管理1.樣本庫工作人員應嚴格遵守保密制度，簽訂保密協議，對在工作中知悉的樣本信息、技術資料等予以保密。2.限制無關人員進入樣本庫，對進入樣本庫的人員進行登記和管理。3.加強對樣本庫信息系統的安全防護，防止信息泄露。九、監督與檢查（一）內部監督1.樣本庫管理部門定期對樣本庫的運行管理情況進行自查，檢查內容包括樣本采集、存儲、使用、信息管理、安全保密等方面。2.對自查中發現的問題及時進行整改，并記錄整改情況。（二）外部檢查1.接受公司內部審計部門的定期審計和監督檢查，配合提供相關資料和信息。2.積極配合上級主管部門、相關監管機構以及其他外部單位的檢