自用車油費報銷管理制度一、總則（一）目的為了加強公司車輛管理，規范自用車油費報銷行為，確保公司車輛費用合理支出，提高車輛使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有因工作需要使用自有車輛的員工。（三）基本原則1.據實報銷原則：員工應根據實際發生的油費進行報銷，不得虛報、多報。2.合規性原則：報銷憑證必須符合國家法律法規及公司財務制度的要求。3.審批流程原則：嚴格按照規定的審批流程進行油費報銷，確保報銷事項真實、合理。二、油費報銷標準（一）車輛油耗標準根據公司車輛型號、使用情況等因素，制定以下車輛油耗標準：|車輛型號|油耗標準（升/百公里）|||||[具體車型1]|[油耗數值1]||[具體車型2]|[油耗數值2]||……|……|實際油耗超出標準部分，需有合理的解釋并經相關審批流程通過后方可報銷。（二）油價參考以當地主流加油站公布的油價為參考依據，如遇特殊情況（如油價大幅波動、加油站優惠活動等），員工應及時向行政部門報備。（三）報銷額度計算油費報銷額度=實際行駛里程×油耗標準×參考油價例如，某員工駕駛[車輛型號]本月行駛里程為1000公里，油耗標準為8升/百公里，參考油價為7元/升，則本月油費報銷額度=1000÷100×8×7=560元。三、報銷流程（一）費用記錄員工每次使用自有車輛完成工作后，應及時記錄車輛行駛里程、加油時間、加油金額、加油地點等信息?？赏ㄟ^填寫《車輛使用登記表》或使用電子記錄工具進行記錄（記錄內容應包含上述信息）。（二）報銷申請1.員工在每個月的規定時間內（如每月的前5個工作日），整理上月的油費報銷信息，填寫《油費報銷申請表》。2.《油費報銷申請表》應詳細填寫車輛信息、行駛里程、加油明細、報銷金額等內容，并附上相應的加油發票（發票抬頭應為公司全稱）、車輛使用登記表等證明材料。（三）部門初審員工所在部門負責人對《油費報銷申請表》及相關證明材料進行初審，審核內容包括：1.報銷事項是否與工作相關，行駛里程是否合理。2.加油發票的真實性、合法性，發票信息與申請表是否一致。3.申請表填寫是否完整、準確。如審核通過，部門負責人在申請表上簽字確認；如審核不通過，應注明原因并退回員工重新整理。（四）財務審核財務部門收到經部門初審后的報銷申請，對以下內容進行審核：1.報銷金額是否符合報銷標準及公司財務制度規定。2.發票是否符合稅務要求，是否存在虛假發票等問題。3.報銷流程是否完整，審批簽字是否齊全。財務審核通過后，在申請表上簽字并注明可報銷金額；審核不通過的，通知員工并說明理由，退回申請。（五）審批簽字1.經部門初審和財務審核通過的報銷申請，按照公司審批權限規定，報相關領導審批簽字。2.審批權限如下：報銷金額在[X]元以下的，由部門分管領導審批。報銷金額在[X]元至[Y]元之間的，由財務負責人審批。報銷金額在[Y]元以上的，由公司總經理審批。（六）報銷支付1.審批通過后的報銷申請，由財務部門在規定的時間內（如審批通過后的3個工作日內）進行報銷支付。2.報銷款項通過銀行轉賬的方式支付到員工工資卡中。四、特殊情況處理（一）長途出差1.員工因長途出差使用自有車輛，可按照公司差旅費報銷制度的相關規定，在出差補貼中適當考慮油費補貼，具體補貼標準按照出差地區及行程安排確定。2.出差期間的油費報銷需提供詳細的出差行程記錄，包括出發時間、到達時間、行駛路線、停留地點等信息，作為報銷依據。（二）車輛維修保養期間1.因車輛維修保養需要將車輛送至指定維修廠，在此期間產生的油費，如能提供合理的說明及相關證明（如維修廠出具的維修時間、維修內容等證明），可按照實際發生金額報銷，但需經部門負責人和財務部門審核后，報相關領導審批。2.維修保養期間如因車輛原因導致油耗異常增加，員工應及時向行政部門報告，行政部門會同相關技術人員進行調查核實，如確實因維修保養不當導致油耗增加，超出標準部分的油費由維修廠承擔；如無法明確原因，超出標準部分油費由員工自行承擔。（三）車輛借用1.員工因工作需要借用其他員工自有車輛的，借用期間產生的油費由借用方承擔。借用方應按照本制度規定的報銷流程進行油費報銷，報銷時需注明“借用[車主姓名]車輛油費”，并附上雙方簽字確認的借用車輛協議。2.如因借用車輛發生交通事故等特殊情況導致油費異常增加，經公司調查核實后，根據責任劃分確定油費承擔方。五、監督與檢查（一）行政部門檢查行政部門定期對員工車輛使用情況及油費報銷記錄進行檢查，核實行駛里程、加油記錄等是否真實、準確。（二）財務審計財務部門在日常財務審計工作中，對油費報銷情況進行抽查，檢查報銷憑證的合法性、合規性以及報銷金額是否符合標準。（三）違規處理1.如發現員工存在虛報、多報油費等違規行為，公司將追回違規報銷款項，并根據情節輕重給予相應的紀律處分，如警告、罰款、降職降薪等。2.對于協助員工違規報銷的相關人員，公司也將視情節給予相應的處罰。六、附則（一）解釋權本制度由公司行政部門負責解釋。