企業軟件采購管理制度一、總則（一）目的為規范企業軟件采購行為，確保所采購軟件符合企業業務需求，提高軟件采購的效率和質量，保障企業信息系統的安全穩定運行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內部各部門因業務需要進行的軟件采購活動，包括但不限于操作系統、辦公軟件、業務管理軟件、安全防護軟件等。（三）基本原則1.需求導向原則：軟件采購應緊密圍繞企業業務需求，確保所采購軟件能夠有效支持業務流程，提升工作效率和管理水平。2.合規合法原則：軟件采購活動必須遵守國家法律法規以及企業內部相關規定，確保采購過程合法合規。3.性價比原則：在滿足業務需求的前提下，綜合考慮軟件的功能、性能、價格等因素，追求性價比最優。4.安全可靠原則：優先選擇具有良好安全性能和穩定性的軟件產品，保障企業信息安全。5.統一管理原則：軟件采購實行統一歸口管理，避免多頭采購和重復采購。二、采購流程（一）需求提出1.各部門根據業務發展需要，結合工作實際，填寫《軟件采購需求申請表》，詳細說明所需軟件的功能、性能、使用范圍、預計使用人數、預算等內容。2.需求申請表需經部門負責人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。（二）需求評估1.信息技術部門收到《軟件采購需求申請表》后，組織相關技術人員對需求進行評估。2.評估內容包括需求的可行性、技術實現難度、與現有信息系統的兼容性、軟件供應商的技術支持能力等。3.對于復雜或涉及多部門的軟件采購需求，信息技術部門可組織跨部門會議進行討論和評估。（三）選型調研1.根據需求評估結果，信息技術部門負責開展軟件選型調研工作。2.通過查閱資料、咨詢行業專家、參加軟件產品發布會、試用軟件產品等方式，收集市場上符合需求的軟件產品信息。3.對調研收集到的軟件產品進行詳細分析和比較，重點關注軟件的功能、性能、價格、售后服務、用戶口碑等方面。4.形成《軟件選型調研報告》，推薦23家候選軟件供應商及其產品，并說明推薦理由。（四）采購審批1.《軟件選型調研報告》提交至企業管理層進行審批。2.管理層根據企業戰略規劃、業務需求、預算安排等因素，對軟件采購項目進行審批決策。3.審批通過后，由信息技術部門負責組織實施軟件采購工作。（五）采購實施1.信息技術部門根據審批結果，與選定的軟件供應商進行商務談判，明確軟件采購的價格、交付時間、售后服務等條款。2.起草并簽訂《軟件采購合同》，合同內容應符合法律法規要求，明確雙方的權利和義務。3.《軟件采購合同》經企業法務部門審核通過后，由雙方簽字蓋章生效。4.按照合同約定，跟蹤軟件供應商的軟件交付、安裝調試等工作進度，確保項目按時完成。（六）驗收交付1.軟件交付后，信息技術部門組織相關人員進行驗收。2.驗收內容包括軟件功能、性能、兼容性、安全性等方面是否符合合同要求。3.驗收合格后，填寫《軟件采購驗收報告》，由驗收人員簽字確認。4.對于驗收不合格的軟件，信息技術部門應及時與軟件供應商溝通，要求其限期整改或重新交付，直至驗收合格。三、采購預算管理（一）預算編制1.各部門在提出軟件采購需求時，應同時編制相應的采購預算。2.采購預算應根據軟件功能、性能、價格等因素進行合理估算，并明確預算金額的構成，如軟件授權費用、實施費用、培訓費用、售后服務費用等。3.信息技術部門對各部門提交的采購預算進行匯總審核，結合企業整體預算安排，形成企業軟件采購預算草案。（二）預算審批1.軟件采購預算草案提交至企業管理層進行審批。2.管理層根據企業財務狀況、業務發展需求等因素，對軟件采購預算進行審批。3.經審批通過的軟件采購預算作為軟件采購項目的資金控制依據。（三）預算執行1.軟件采購過程中，嚴格按照審批后的預算執行，確保采購費用不超過預算金額。2.如因特殊情況需要調整預算，應按照預算編制和審批程序進行申請和審批。四、軟件選型標準（一）功能需求1.軟件應具備滿足企業業務流程所需的各項功能，功能應完整、實用、易用。2.功能應具有良好的擴展性，能夠適應企業未來業務發展的變化。（二）性能指標1.軟件的性能指標應滿足企業業務處理的要求，如響應時間、并發處理能力、數據存儲容量等。2.性能應具有穩定性和可靠性，能夠保證長時間連續運行。（三）兼容性1.軟件應與企業現有信息系統、硬件設備等具有良好的兼容性，避免出現兼容性問題導致的系統故障或數據丟失。2.應支持多種操作系統、數據庫等平臺。（四）安全性1.軟件應具備完善的安全防護機制，如身份認證、訪問控制、數據加密、安全審計等功能，保障企業信息安全。2.應符合國家相關信息安全標準和要求。（五）售后服務1.軟件供應商應具備良好的售后服務能力，能夠及時響應企業的技術支持需求。2.售后服務內容應包括軟件升級、故障排除、培訓等方面。（六）價格合理性1.軟件價格應與軟件的功能、性能、品牌等因素相匹配，具有合理的性價比。2.在選型過程中，應進行多輪價格談判，爭取最優的采購價格。五、軟件采購合同管理（一）合同起草1.信息技術部門負責根據商務談判結果起草《軟件采購合同》。2.《軟件采購合同》應明確軟件的名稱、版本、功能、數量、價格、交付時間、交付地點、驗收標準、售后服務等條款。（二）合同審核1.《軟件采購合同》起草完成后，提交至企業法務部門進行審核。2.法務部門重點審核合同條款是否符合法律法規要求，雙方的權利和義務是否明確，違約責任是否合理等。3.信息技術部門根據法務部門的審核意見對合同進行修改完善。（三）合同簽訂1.《軟件采購合同》經法務部門審核通過后，由企業法定代表人或其授權代表與軟件供應商簽字蓋章。2.合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。（四）合同執行跟蹤1.信息技術部門負責跟蹤《軟件采購合同》的執行情況，及時掌握軟件供應商的軟件交付、安裝調試、培訓等工作進度。2.如發現軟件供應商未按照合同約定履行義務，應及時與軟件供應商溝通協商，要求其限期整改。（五）合同變更與終止1.在合同履行過程中，如因特殊情況需要變更合同條款，應經雙方協商一致，并簽訂書面的合同變更協議。2.如因不可抗力或其他原因導致合同無法繼續履行，雙方應協商解除合同，并按照合同約定處理相關事宜。六、軟件采購風險管理（一）風險識別1.信息技術部門負責對軟件采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于技術風險、市場風險、法律風險、安全風險等。2.針對識別出的風險，分析其產生的原因和可能造成的影響。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，確定風險的等級，如高風險、中風險、低風險。2.風險評估應綜合考慮風險發生的可能性和影響程度。（三）風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。2.對于高風險，應采取重點監控、制定應急預案等措施；對于中風險，應采取適當的控制措施，降低風險發生的可能性；對于低風險，可進行適當的關注和管理。（四）風險監控1.建立軟件采購風險監控機制，定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估。2.根據風險監控結果，及時調整風險應對措施，確保風險得到有效控制。七、軟件采購檔案管理（一）檔案收集1.在軟件采購過程中，信息技術部門負責收集與采購項目相關的各類文件和資料，包括需求申請表、選型調研報告、采購合同、驗收報告等。2.確保收集的檔案資料完整、準確、真實。（二）檔案整理1.對收集到的檔案資料進行分類整理，按照采購項目的類別、時間順序等進行編號和歸檔。2.建立檔案目錄，便于查詢和檢索。（三）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案資料的安全存放。2.對檔案資料進行定期檢查和維護，防止檔案資料損壞、丟失或泄露。（四）檔案查閱1.企業內部人員因工作需要查閱軟件采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批