嚴格加蓋公章管理制度總則目的本制度旨在規范公司公章的使用管理，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序和合法權益。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構，涉及公司公章的制作、保管、使用、廢止等相關事宜。定義本制度所稱公章，是指公司法定名稱章、合同專用章、財務專用章等具有法律效力的印章。公章的制作與備案公章制作1.公司公章的制作須由公司法定代表人或其授權人指定專人負責，嚴格按照公安機關指定的具有資質的印章制作單位進行制作。2.制作公章時，應提供公司營業執照副本原件、法定代表人身份證明等相關資料，確保制作的公章樣式符合國家法律法規和公司規定。公章備案1.新制作的公章在啟用前，必須到當地公安機關進行備案登記，備案信息包括公章的樣式、規格、材質等詳細內容。2.備案完成后，應將備案回執妥善保存于公司檔案室，以備查閱。公章的保管保管原則1.公章保管遵循“專人負責、安全保密”的原則，確保公章存放安全，防止丟失、被盜用或濫用。2.嚴禁將公章交由非指定人員保管，如遇特殊情況需要他人臨時保管，必須辦理嚴格的交接手續，并在規定時間內交回。保管人員職責1.負責公章的日常保管，確保公章存放于安全可靠的場所，如保險柜等，并妥善保管鑰匙。2.對公章的使用情況進行詳細登記，包括使用時間、事由、使用人、批準人等信息，以備查詢和追溯。3.定期檢查公章的保管狀況，如發現公章有損壞、遺失等情況，應及時報告并采取相應措施。保管場所1.公章應存放在專門的保險柜中，保險柜應放置在安全、保密的辦公室內，不得隨意放置在公共區域或無人看管的地方。2.存放公章的辦公室應安裝必要的安全防范設施，如監控攝像頭、門禁系統等，確保公章保管環境的安全。公章的使用使用流程1.申請：使用人填寫《公章使用申請表》，詳細注明使用公章的事由、文件名稱、使用時間、使用部門等信息。2.審批：申請表依次提交部門負責人、分管領導、總經理（或法定代表人）進行審批。審批人應認真審核申請事項的真實性、合法性和必要性，簽署同意或不同意的意見。3.登記：經審批同意后，公章保管人員根據申請表進行登記，并在《公章使用登記表》上記錄相關信息。4.蓋章：公章保管人員在確認審批手續齊全后，方可在文件上加蓋公章，并確保蓋章位置準確、清晰。5.歸還：公章使用完畢后，使用人應及時將公章歸還保管人員，并在《公章使用登記表》上簽字確認。使用范圍1.公司法定名稱章：用于公司出具的各類文件、證明、信函等，如營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證照的蓋章，以及公司對外簽訂的合同、協議等法律文件的蓋章。2.合同專用章：專門用于公司對外簽訂的各類合同、協議等具有法律效力的文件。未經公司書面授權，任何部門或個人不得使用合同專用章辦理其他事項。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據開具、財務報表蓋章等財務相關業務。財務專用章的使用應嚴格遵循公司財務管理制度的規定。禁止使用情形1.與公司業務無關的文件、材料不得加蓋公章。2.未經公司批準或授權的合同、協議、承諾等法律文件不得加蓋公章。3.空白紙張、介紹信、授權委托書等不得加蓋公章。如因工作需要確需開具空白介紹信或授權委托書的，必須經公司總經理（或法定代表人）批準，并在介紹信或授權委托書中明確限制使用范圍和有效期限。用印審批權限常規事項用印審批1.一般性文件、報告、證明等的蓋章，由部門負責人審批后，即可加蓋公章。2.涉及公司日常經營管理的一般性合同、協議，經分管領導審批后，加蓋公章。重要事項用印審批1.涉及公司重大決策、投資、融資、資產處置等重要事項的文件、合同、協議等，須經公司總經理（或法定代表人）審批后，方可加蓋公章。2.對外報送的重要報表、報告、審計報告等，經公司財務負責人審核，總經理（或法定代表人）審批后，加蓋公章。特殊事項用印審批1.涉及公司訴訟、仲裁等法律事務的文件、材料，須經公司法律顧問審核，總經理（或法定代表人）審批后，加蓋公章。2.以公司名義對外提供擔保、抵押等涉及重大經濟責任的文件，必須經公司董事會或股東會審議通過，并由總經理（或法定代表人）審批后，加蓋公章。公章使用的監督與檢查內部監督1.公司行政部門負責對公章使用情況進行定期檢查和不定期抽查，重點檢查公章使用是否符合規定的流程、審批權限是否正確、登記記錄是否完整等。2.審計部門有權對公章使用情況進行審計監督，如發現問題及時提出整改意見，并向公司管理層報告。外部監督1.接受上級主管部門、政府相關部門以及社會公眾的監督，如實提供公章使用情況的相關資料和信息。2.對于涉及公章使用的投訴、舉報等，公司應及時進行調查處理，并將處理結果反饋給相關方。公章的廢止與銷毀公章廢止1.因公司名稱變更、重組、注銷等原因，需要廢止原有公章的，由公司行政部門提出申請，經公司總經理（或法定代表人）批準后，辦理公章廢止手續。2.公章廢止后，應及時通知公司內部各部門及相關業務往來單位，并在公司內部發布公告，聲明該公章不再具有法律效力。公章銷毀1.廢止的公章由公司行政部門負責統一銷毀，銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。2.銷毀記錄應妥善保存至少[X]年，以備查詢和追溯。違規責任追究違規行為界定1.未經批準擅自使用公章的。2.超越審批權限使用公章的。3.違規將公章借給他人使用的。4.在空白紙張、介紹信、授權委托書等上加蓋公章的。5.偽造、變造公章使用記錄的。6.其他違反公章管理制度的行為。責任追究方式1.對于違規使用公章的行為，公司將視情節輕重，給予相關責任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規使用公章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法追究其刑事責任。