臨時發放物資管理制度總則1.目的本制度旨在規范公司臨時發放物資的管理流程，確保物資的合理使用與妥善保管，提高物資使用效率，保障公司各項工作的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內所有臨時發放物資的管理，包括但不限于辦公用品、勞保用品、活動物資、應急物資等。3.基本原則按需發放原則：根據實際工作需要，嚴格控制物資的發放數量和種類，避免浪費。規范流程原則：明確物資申請、審批、發放、使用、回收及盤點等各環節的操作流程，確保管理工作有序進行。責任到人原則：明確各環節相關人員的職責，做到責任清晰，便于追溯和考核。定期盤點原則：定期對臨時發放物資進行盤點，保證賬物相符，及時發現和處理物資管理中存在的問題。物資分類及定義1.辦公用品辦公過程中使用的各類文具、設備及耗材等，如筆、紙、文件夾、打印機墨盒、硒鼓等。2.勞保用品為保障員工在工作過程中的安全與健康而發放的用品，如安全帽、工作服、手套、防護鞋等。3.活動物資舉辦公司內部各類活動所需的物資，如活動道具、宣傳資料、禮品等。4.應急物資應對突發事件而儲備的物資，如急救藥品、消防器材、應急照明設備等。物資申請與審批1.申請流程需求部門填寫申請表：各部門根據工作需要，由物資使用人填寫《臨時物資申請表》。申請表應詳細注明物資名稱、規格、數量、申請理由、預計使用時間等信息。部門負責人審核：部門負責人對申請表進行審核，確認申請的合理性與必要性。若申請物資超出本部門正常需求范圍，應說明額外需求的原因，并簽字確認。提交至物資管理部門：經部門負責人審核通過后，申請表提交至公司物資管理部門（通常為人事行政部等相關部門）。2.審批權限普通物資：價值較低、數量較少的普通辦公用品、勞保用品等，由物資管理部門負責人審批。貴重物資：對于價值較高或數量較大的物資，如電腦設備、大型活動道具等，物資管理部門負責人審核后，需提交公司分管領導審批。應急物資：應急物資的申請，無論價值大小，均需公司主要領導審批，以確保應急情況下物資能及時、有效地調配使用。3.審批時間物資管理部門收到申請表后，應在[X]個工作日內完成審批。對于緊急需求的物資申請，應在[X]小時內給予答復（特殊情況除外）。如遇領導外出等特殊情況，可適當延長審批時間，但需向申請部門說明原因。物資發放1.發放依據物資管理部門依據審批通過的《臨時物資申請表》進行物資發放。2.發放方式現場領取：對于體積較小、便于攜帶的物資，如辦公用品、小型勞保用品等，申請人可憑審批通過的申請表到物資管理部門指定地點現場領取。配送上門：對于體積較大、重量較重或數量較多的物資，物資管理部門可安排專人配送至需求部門指定地點。3.發放記錄物資發放時，物資管理人員應在《臨時物資發放登記表》上詳細記錄物資名稱、規格、數量、發放日期、領取人等信息，并由領取人簽字確認。登記表應妥善保存，作為物資管理的重要檔案資料。物資使用與保管1.使用規范按需使用：物資領取人應嚴格按照申請用途使用物資，不得擅自改變用途或挪作他用。節約使用：在使用物資過程中，應樹立節約意識，避免浪費。如發現物資有損壞或閑置情況，應及時反饋給物資管理部門。專人專用：對于一些特殊物資或貴重設備，如急救藥品、精密儀器等，應指定專人負責使用和保管，并明確相應的使用規范和操作流程。2.保管責任部門保管：物資發放至各部門后，由部門負責人指定專人負責保管。保管人員應妥善保管物資，確保物資存放安全、有序，防止丟失、損壞或變質。特殊物資保管：對于易燃易爆、有毒有害等特殊物資，應按照國家相關法律法規及公司規定，設置專門的存放區域，并配備相應的安全防護設施。保管人員應嚴格遵守相關保管規定，確保特殊物資的安全。3.定期檢查各部門應定期對本部門保管的臨時發放物資進行檢查，檢查內容包括物資數量、質量、存放狀態等。發現問題應及時采取措施進行處理，并將檢查情況記錄在案。物資管理部門也將定期或不定期對各部門物資保管情況進行抽查，發現問題及時督促整改。物資回收與處置1.回收條件使用完畢：物資在完成使用后，如無繼續使用需求，應及時回收。損壞無法使用：對于損壞且無法修復或已達到報廢標準的物資，應及時回收并辦理報廢手續。項目結束：因項目或活動發放的物資，項目或活動結束后，剩余物資應及時回收。2.回收流程部門整理：各部門在物資滿足回收條件后，由保管人員對物資進行整理、清點，確保物資數量準確、狀態完好。填寫回收清單：填寫《臨時物資回收清單》，詳細注明物資名稱、規格、數量、回收日期等信息，并簽字確認。提交回收清單：將回收清單及回收物資一并提交至物資管理部門。3.處置方式可再利用物資：對于經檢查仍可繼續使用的回收物資，物資管理部門應進行分類整理、登記造冊，妥善保管，以備后續其他部門需求時調配使用。報廢物資：對于無法再利用的報廢物資，物資管理部門應按照公司相關規定，填寫《物資報廢申請表》，經審批后進行報廢處理。報廢處理方式可根據物資性質選擇合適的方法，如變賣、捐贈、銷毀等，確保報廢物資得到合理處置，同時做好相應記錄。物資盤點1.盤點周期定期盤點：公司定期對臨時發放物資進行全面盤點，原則上每季度進行一次。不定期抽查：物資管理部門可根據實際情況，不定期對部分部門或重點物資進行抽查盤點，以確保物資管理的準確性和規范性。2.盤點內容賬物核對：核對物資管理系統中的庫存賬目與實際物資數量、規格、狀態等是否一致。使用情況檢查：檢查物資的使用記錄是否完整、準確，是否存在違規使用或浪費現象。保管環境查看：查看物資的保管環境是否符合要求，有無因保管不善導致物資損壞或變質的情況。3.盤點結果處理賬物相符：如盤點結果賬物相符，應在盤點報告中予以說明，并對物資管理工作進行總結和分析，提出進一步完善管理的建議。賬物不符：如發現賬物不符情況，應及時查明原因，分清責任。屬于人為原因造成的，應追究相關責任人的責任；屬于管理系統錯誤或其他客觀原因造成的，應及時調整賬目，并采取相應措施防止類似問題再次發生。對于盤盈或盤虧的物資，應按照公司規定進行處理，確保賬實一致。監督與考核1.監督機制內部監督：物資管理部門負責對臨時發放物資的全過程管理進行監督檢查，定期或不定期對各部門物資申請、使用、保管、回收等情況進行檢查，發現問題及時督促整改。員工監督：鼓勵全體員工對物資管理過程中的違規行為進行監督舉報。對于舉報屬實的，公司將給予舉報人適當獎勵，并對違規行為進行嚴肅處理。2.考核辦法考核指標：將物資管理工作納入部門及個人績效考核體系，考核指標包括物資申請合理性、物資使用規范性、物資保管質量、物資回收及時性等。考核方式：采取定期考核與不定期考核相結合的方式，通過查閱相關記錄、實地檢查、員工反饋等途徑獲取考核信息。結果運用：根據考核結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對存在問題的部門和個人，進行批評教育，并責令限期整改。連續考核不達