嚴(yán)格落實(shí)公章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司公章管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度，確保公章使用的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)，公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。定義本制度所稱公章，是指公司正式對(duì)外使用的公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。公章的刻制申請(qǐng)1.新成立的公司或因業(yè)務(wù)需要新增公章時(shí)，由相關(guān)部門（如行政部門或法務(wù)部門）提出申請(qǐng)，填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，注明公章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批1.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)確實(shí)需要刻制公章的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)。2.審批通過后，申請(qǐng)表交至行政部門，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。備案1.公章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章樣本留存，并將印章的名稱、式樣、規(guī)格、啟用時(shí)間等信息報(bào)公司檔案室備案。2.同時(shí)，行政部門需將印章的相關(guān)信息告知公司各部門，以便于識(shí)別和使用。公章的保管保管原則1.公章實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，由指定的專人負(fù)責(zé)保管，確保公章安全。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章管理制度，不得擅自將公章交予他人保管或使用。保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。2.對(duì)公章的使用情況進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄用章時(shí)間、事由、批準(zhǔn)人等信息。3.定期檢查公章的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。保管地點(diǎn)公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，存放地點(diǎn)應(yīng)具備防盜、防火、防潮等條件。公章的使用使用原則1.公章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和審批權(quán)限進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.使用公章應(yīng)確保用途合法、合規(guī)，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。使用流程1.申請(qǐng)：使用公章時(shí)，需填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事由、用章文件名稱、用章時(shí)間、用章單位或個(gè)人等信息。申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并根據(jù)用章金額或重要程度確定審批流程。2.審批：一般事項(xiàng)用章，由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審批后即可使用。重要事項(xiàng)用章，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大經(jīng)濟(jì)合同、對(duì)外投資、融資擔(dān)保等事項(xiàng)的用章，還需經(jīng)公司法定代表人審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核用章申請(qǐng)，確保用章事項(xiàng)符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求，并在申請(qǐng)表上簽署明確的審批意見。3.用章：保管人員在收到經(jīng)審批的《公章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表填寫內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后，方可在用章文件上加蓋公章。加蓋公章時(shí)，應(yīng)確保公章端正、清晰，位置恰當(dāng)，不得模糊、歪斜或遺漏。用章完成后，保管人員應(yīng)及時(shí)在《公章使用登記表》上記錄用章情況，并將申請(qǐng)表存檔。特殊情況處理1.因緊急情況無法事先履行審批手續(xù)的，用章申請(qǐng)人應(yīng)電話或口頭向?qū)徟藞?bào)告用章事由，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。補(bǔ)辦手續(xù)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。2.異地用章時(shí)，如因工作需要無法將公章帶至異地現(xiàn)場(chǎng)使用，需提前向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并經(jīng)同意后采取遠(yuǎn)程視頻見證或郵寄蓋章等方式進(jìn)行。合同專用章的使用合同專用章使用范圍合同專用章僅用于簽訂公司各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議等具有法律效力的文件。使用流程1.簽訂合同前，由合同主辦部門負(fù)責(zé)起草合同文本，并填寫《合同專用章使用申請(qǐng)表》，注明合同名稱、對(duì)方單位名稱、合同金額、簽訂時(shí)間等信息。申請(qǐng)表應(yīng)附合同草稿。2.合同主辦部門對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。審核通過后，將申請(qǐng)表及合同草稿一并提交公司法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。3.法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行全面法律審查，提出法律意見和建議。如合同存在法律風(fēng)險(xiǎn)或需要修改的條款，應(yīng)及時(shí)反饋給合同主辦部門進(jìn)行修改完善。4.合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，按照合同審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批通過后，方可加蓋合同專用章。5.加蓋合同專用章時(shí)，保管人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同文本與申請(qǐng)表填寫內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后在合同指定位置加蓋合同專用章。6.合同簽訂完成后，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本副本交一份至行政部門存檔，并在《合同專用章使用登記表》上記錄合同簽訂情況。財(cái)務(wù)專用章的使用財(cái)務(wù)專用章使用范圍財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。使用流程1.財(cái)務(wù)人員在辦理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)需要使用財(cái)務(wù)專用章時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)專用章使用申請(qǐng)表》，注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、收款單位或付款單位等信息。申請(qǐng)表應(yīng)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和金額大小，按照財(cái)務(wù)審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，重大財(cái)務(wù)支出或涉及資金安全的業(yè)務(wù)還需經(jīng)公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，財(cái)務(wù)專用章保管人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在相關(guān)財(cái)務(wù)票據(jù)或文件上加蓋財(cái)務(wù)專用章。4.加蓋財(cái)務(wù)專用章后，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)在《財(cái)務(wù)專用章使用登記表》上記錄使用情況，并妥善保管相關(guān)財(cái)務(wù)票據(jù)和文件。法定代表人章的使用法定代表人章使用范圍法定代表人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的特定事項(xiàng)，如簽署重要文件、辦理銀行開戶、授權(quán)委托等。使用流程1.公司法定代表人授權(quán)他人使用法定代表人章時(shí)，應(yīng)簽署《法定代表人章授權(quán)委托書》，明確授權(quán)事項(xiàng)、授權(quán)期限、被授權(quán)人等信息。授權(quán)委托書需加蓋公司公章。2.被授權(quán)人在辦理授權(quán)事項(xiàng)需要使用法定代表人章時(shí)，應(yīng)填寫《法定代表人章使用申請(qǐng)表》，并附上法定代表人授權(quán)委托書。申請(qǐng)表應(yīng)由被授權(quán)人簽字確認(rèn)，并按照授權(quán)事項(xiàng)的審批權(quán)限進(jìn)行審批。3.審批通過后，法定代表人章保管人員根據(jù)申請(qǐng)表及授權(quán)委托書內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在相關(guān)文件上加蓋法定代表人章。4.使用完畢后，保管人員應(yīng)及時(shí)將法定代表人章收回，并在《法定代表人章使用登記表》上記錄使用情況。公章的停用與銷毀停用1.因公司機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，導(dǎo)致公章不再使用時(shí)，由行政部門負(fù)責(zé)填寫《公章停用申請(qǐng)表》，注明停用公章名稱、停用原因等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知各部門停止使用該公章，并將公章收回保管。3.對(duì)于停用的公章，應(yīng)在公章上加蓋“作廢”字樣，并編號(hào)登記，妥善存放。銷毀1.對(duì)于已經(jīng)停用且無保存價(jià)值的公章，由行政部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，注明公章名稱、數(shù)量、停用時(shí)間等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督公章銷毀過程，確保公章被徹底銷毀，防止公章被非法利用。3.公章銷毀后，行政部門應(yīng)將銷毀情況記錄在案，并將《公章銷毀申請(qǐng)表》存檔。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查公章的保管、使用、審批等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)使用公章的情況。日常監(jiān)督公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查保管人員的登記記錄，核實(shí)用章申請(qǐng)與實(shí)際用章情況是否一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并向上級(jí)報(bào)告。違規(guī)處理1.對(duì)于違反公章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，處罰措施包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同