中興通訊采購管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規范中興通訊采購管理流程，確保采購活動的合法性、規范性、高效性，保障公司物資供應的及時性、準確性和質量可靠性，降低采購成本，提高公司經濟效益和市場競爭力。（二）適用范圍本制度適用于中興通訊及其下屬子公司、分公司的采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策要求。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平競爭、公正透明的原則，確保所有潛在供應商享有平等的機會參與采購活動。3.效益原則：在保證物資和服務質量的前提下，通過科學合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。4.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的物資和服務符合公司要求和相關標準。5.內部控制原則：建立健全采購內部控制機制，加強對采購活動各環節的監督和管理，防范采購風險。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責審議和決策重大采購項目、采購政策、采購預算等事項。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。（二）采購執行部門采購部門是公司采購活動的執行機構，負責具體采購業務的組織實施，包括采購計劃制定、供應商選擇與管理、采購合同簽訂與執行、采購訂單下達與跟蹤、采購付款申請等工作。（三）相關部門職責1.需求部門：負責提出物資和服務的采購需求，明確規格、數量、質量要求、交貨時間等詳細信息，并對需求的合理性和準確性負責。2.技術部門：參與采購技術規格的制定和審核，提供技術支持和咨詢，協助評估供應商的技術能力和產品質量。3.質量部門：負責對采購物資和服務的質量進行檢驗和驗收，確保符合公司質量標準和要求。4.財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，辦理采購付款手續，對采購成本進行核算和分析。5.法務部門：負責審查采購合同的合法性和合規性，提供法律意見和建議，處理采購活動中的法律糾紛。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應根據公司生產經營計劃、項目進度安排等，結合庫存情況，定期編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資和服務的名稱、規格、數量、預計采購時間等詳細信息。2.采購計劃應經需求部門負責人審核、分管領導審批后，提交給采購部門。（二）采購計劃的調整1.在采購計劃執行過程中，如因市場變化、生產計劃調整、設計變更等原因需要調整采購計劃，需求部門應及時提出書面申請，說明調整原因、調整內容和預計影響，并按原審批流程進行審批。2.采購部門根據審批后的采購計劃調整申請，及時調整采購訂單、供應商交貨計劃等相關安排。四、供應商管理（一）供應商開發1.采購部門應根據公司采購需求和供應商選擇標準，通過多種渠道收集潛在供應商信息，建立供應商信息庫。2.對潛在供應商進行初步篩選和評估，包括供應商資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面，確定入圍供應商名單。3.組織相關部門對入圍供應商進行實地考察，了解供應商的實際情況，評估其是否符合公司要求。實地考察內容包括供應商的生產現場、質量管理體系、物流配送能力等。（二）供應商評估與選擇1.采購部門定期對供應商進行評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等。評估方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析、績效評價等多種形式。2.根據供應商評估結果，建立供應商績效檔案，對表現優秀的供應商給予獎勵，對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。3.在進行重大采購項目或新供應商選擇時，采購部門應組織相關部門進行綜合評審，根據評審結果確定最終供應商。評審內容包括供應商的技術方案、商務報價、售后服務承諾、業績案例等。（三）供應商關系管理1.采購部門應與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時傳達公司采購需求和相關政策要求，了解供應商的生產經營情況和問題反饋。2.建立供應商投訴處理機制，及時處理供應商的投訴和建議，維護良好的供應商合作關系。3.與重要供應商簽訂戰略合作協議，明確雙方的權利義務、合作領域、合作方式、合作期限等內容，加強長期穩定的合作關系。五、采購流程管理（一）采購申請需求部門根據采購計劃，填寫采購申請表，詳細說明采購物資和服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間、用途等信息，并經部門負責人審核、分管領導審批后提交給采購部門。（二）采購詢價與報價1.采購部門收到采購申請后，根據采購物資和服務的特點，選擇合適的供應商進行詢價。詢價方式可采用書面詢價、電話詢價、電子郵件詢價等。2.供應商應在規定時間內提交報價單，報價單應包括產品名稱、規格、數量、單價、總價、交貨期、付款方式等詳細信息。3.采購部門對供應商的報價進行整理和分析，比較不同供應商的價格、質量、交貨期等因素，選擇最優供應商。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商協商采購合同條款，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等內容。2.采購合同經法務部門審查后，由采購部門負責人與供應商簽訂。采購合同應明確雙方的權利義務，確保合同的合法性、有效性和可操作性。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門、質量部門等相關部門，以便各部門做好后續工作。（四）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，編制采購訂單，明確采購物資和服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并發送給供應商。2.采購訂單應經采購部門負責人審核后下達。采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。（五）采購驗收1.質量部門負責組織對采購物資和服務進行驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準要求，對物資和服務的數量、質量、規格等進行檢驗和核對。2.驗收合格的物資和服務，質量部門應出具驗收報告；驗收不合格的物資和服務，質量部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.采購物資和服務的驗收應嚴格按照規定程序進行，確保驗收結果真實、準確、可靠。（六）采購付款1.財務部門根據采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。采購付款申請應包括采購合同編號、供應商名稱、采購金額、付款方式、付款期限等信息。2.財務部門審核通過后，辦理采購付款手續。采購付款應嚴格按照合同約定的付款方式和付款期限進行，確保公司資金安全。3.采購部門應及時跟蹤采購付款情況，與財務部門保持溝通，確保付款工作順利進行。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、法律風險等。2.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.針對不同類型的風險，制定相應的風險應對措施。如對于市場價格波動風險，可采用套期保值、簽訂長期合同、建立價格預警機制等方式進行應對；對于供應商違約風險，可加強供應商管理、簽訂違約條款、增加備用供應商等措施進行防范。2.建立風險應急預案，明確在風險發生時的應對流程和責任分工，確保能夠及時、有效地應對風險，減少損失。（三）風險監控與改進1.采購部門應定期對采購風險應對措施的執行情況進行監控和評估，及時發現問題并進行調整和改進。2.總結采購風險管理經驗教訓，不斷完善采購風險管理制度和流程，提高公司采購風險管理水平。七、采購信息管理（一）采購信息收集采購部門應收集與采購活動相關的各類信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購合同信息、采購訂單信息、驗收報告信息、付款信息等。信息收集應及時、準確、全面。（二）采購信息整理與分析采購部門對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數據庫。定期對采購信息進行分析，如采購成本分析、供應商績效分析、采購趨勢分析等，為采購決策提供數據支持。（三）采購信息共享與利用采購部門應將采購信息及時共享給需求部門、財務部門、質量部門等相關部門，實現信息的互聯互通和協同工作。同時，充分利用采購信息，優化采購流程，提高采購效率和效益。八、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發現問題及時提出整改意見。2.采購部門應建立內部監督機制，加強對采購人員的日常管理和監督，確保采購活動規范、廉潔、高效。（二）考核評價1.建立采購人員考核評價體系，對采購人員的工作業績、工作能力、職業操守等方面進行考核評價。考核評價結果作為采購人員薪酬調整、晉升、獎勵、處罰的重要依據。2.定期對采購部門的工作進行考