主管會議召集管理制度一、總則（一）目的為規范公司主管會議的召集管理，確保會議高效、有序召開，充分發揮會議在公司決策、溝通、協調等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門主管級及以上人員參加的各類會議。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應圍繞公司重要事項和關鍵問題展開，注重實際效果，避免形式主義，提高決策效率和工作執行力度。2.充分溝通原則：營造開放、平等的溝通氛圍，鼓勵參會人員充分發表意見和建議，確保信息傳遞準確、全面，促進部門間的協作與配合。3.提前規劃原則：會議召集部門應提前做好會議策劃、準備工作，明確會議主題、議程、時間、地點等關鍵要素，確保會議順利進行。二、會議分類及職責分工（一）公司級會議1.總經理辦公會會議召集人：總經理參會人員：公司高層管理人員，包括副總經理、各部門總監等會議職責：審議公司重大決策、戰略規劃、年度經營計劃、財務預算等重要事項；協調公司各部門之間的工作關系；對公司重大突發事件進行決策和部署。2.公司月度經營分析會會議召集人：總經理參會人員：公司高層管理人員，各部門主管會議職責：每月定期召開，分析公司月度經營數據，總結經營成果，查找存在的問題，制定改進措施；匯報各部門重點工作進展情況，協調解決部門間工作銜接問題；對下月工作進行安排和部署。（二）部門級會議1.部門周例會會議召集人：各部門主管參會人員：部門全體成員會議職責：總結上周部門工作完成情況，分析存在的問題及原因；傳達公司相關會議精神和工作要求；安排本周部門重點工作任務，明確責任人及時間節點；協調部門內部成員之間的工作分工與協作。2.部門專項工作會議會議召集人：根據專項工作需要確定，一般由負責該專項工作的負責人擔任參會人員：與專項工作相關的部門成員或跨部門人員會議職責：針對公司特定的專項工作進行討論、研究和部署；制定專項工作計劃和實施方案；協調解決專項工作中遇到的困難和問題；跟蹤專項工作進展情況，及時調整工作策略。三、會議召集流程（一）會議發起1.對于公司級會議，由總經理或相關職能部門根據工作需要發起會議議題申請。議題申請應明確會議主題、召開時間、參會人員范圍、會議預期目標等內容，并提交總經理審批。2.部門級會議由各部門主管根據工作安排自行發起。部門主管應提前確定會議主題、時間、地點及參會人員，并填寫《部門會議申請表》，經部門分管領導審核后，報行政部備案。（二）會議準備1.會議召集人負責組織會議籌備工作，明確會議籌備小組成員及其職責分工。籌備小組一般應包括會議記錄人員、資料準備人員、場地布置人員等。2.資料準備人員應根據會議主題和議程，收集、整理相關資料，如匯報材料、數據報表、文件政策等，并確保資料內容準確、完整。資料應提前發放給參會人員，以便其提前熟悉會議內容，做好發言準備。3.場地布置人員應根據會議規模和要求，合理安排會議場地，確保會議室整潔、舒適，音響、投影儀等設備正常運行。對于重要會議，還應準備好茶水、水果等服務。（三）會議通知1.行政部負責根據會議審批結果，及時向參會人員發送會議通知。會議通知應采用書面（郵件）或電子公告等形式，明確會議主題、時間、地點、議程安排、參會要求等信息。2.對于臨時召開的緊急會議，可通過電話、即時通訊工具等方式通知參會人員，但事后應及時補發書面通知，確保通知內容準確無誤。3.參會人員應認真閱讀會議通知，如有疑問或特殊情況不能按時參會，應提前向會議召集人請假，并說明原因。（四）會議召開1.會議召集人應提前到達會議現場，檢查會議準備情況，確保會議按時開始。2.會議開始時，會議召集人應簡要介紹會議目的、議程安排和會議紀律，引導參會人員圍繞主題進行發言和討論。3.參會人員應遵守會議紀律，按時參會，不得遲到、早退或無故缺席。會議期間應將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽電話或離開會場。如有特殊情況需要離開，應向會議召集人請假。4.會議記錄人員應認真做好會議記錄，記錄內容包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、發言要點、討論結果、決議事項等。會議記錄應客觀、準確、完整，不得遺漏重要信息。（五）會議決議及跟蹤1.會議結束后，會議召集人應及時整理會議紀要，明確會議決議事項、責任部門、責任人及完成時間節點等內容。會議紀要應在會議結束后[X]個工作日內發布給參會人員，并抄送相關部門。2.責任部門和責任人應按照會議決議要求，認真組織實施，確保各項工作按時、高質量完成。行政部負責對會議決議的執行情況進行跟蹤檢查，定期向會議召集人匯報進展情況。3.對于會議決議執行過程中出現的問題或困難，責任部門應及時向會議召集人反饋，以便協調解決。如需對會議決議進行調整或變更，應按照規定程序重新提交審批。四、會議時間與地點管理（一）會議時間1.公司級會議應根據工作需要合理安排召開時間，避免與重要業務活動或節假日沖突。原則上，總經理辦公會每月召開[X]次，公司月度經營分析會每月[具體日期]召開。2.部門級會議應結合部門工作特點和實際情況，制定相對固定的會議時間。部門周例會一般每周[具體工作日]召開，部門專項工作會議根據工作進度適時召開。3.會議時間應嚴格遵守，不得隨意更改。如因特殊情況需要調整會議時間，會議召集人應提前通知參會人員，并說明調整原因。（二）會議地點1.公司級會議一般在公司會議室召開，如有特殊需要，可根據會議規模和要求選擇合適的外部場地。2.部門級會議應優先在本部門會議室召開，以方便部門內部溝通和討論。如部門會議室無法滿足會議需求，可申請使用公司其他會議室。3.會議地點應提前確定，并通知參會人員。會議召集人應確保會議地點環境整潔、設施齊全，能夠滿足會議的正常進行。五、會議紀律與要求（一）參會紀律1.參會人員應按時到達會議現場，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參會，應提前向會議召集人請假，并安排合適人員代會。2.會議期間，參會人員應認真傾聽他人發言，不得隨意打斷或交頭接耳。如有意見或建議，應在發言人結束后舉手示意，經會議召集人同意后再進行發言。3.參會人員應積極參與會議討論，充分發表自己的觀點和看法，但不得進行人身攻擊或惡意詆毀他人。討論過程中應尊重他人意見，以理性、客觀的態度進行交流。4.參會人員應嚴格遵守會議保密制度，對于會議中涉及的公司機密信息、商業秘密、未公開的決策等內容，不得泄露給無關人員。（二）會議組織要求1.會議召集人應提前做好會議策劃和準備工作，確保會議主題明確、議程合理、資料齊全。在會議過程中，應有效引導會議討論方向，控制會議節奏，確保會議按預定目標順利進行。2.會議記錄人員應認真做好會議記錄，確保記錄內容準確、完整。會議記錄應在會議結束后及時整理，形成會議紀要，并按照規定程序發布和存檔。3.會議結束后，會議召集人應及時對會議效果進行評估，收集參會人員的反饋意見和建議，總結經驗教訓，不斷改進會議組織和管理工作。六、會議資料管理（一）資料收集1.會議籌備過程中，資料準備人員應按照會議要求，廣泛收集各類相關資料，包括但不限于工作報告、數據報表、文件政策、案例分析等。資料來源應可靠、準確，確保與會議主題緊密相關。2.對于需要各部門提供的資料，資料準備人員應提前向相關部門發出通知，明確資料內容、格式、提交時間等要求。各部門應按時、高質量提交資料，確保資料的完整性和準確性。（二）資料整理與歸檔1.資料準備人員應及時對收集到的資料進行整理、分類和編號，確保資料條理清晰、便于查閱。對于重要資料，應進行備份，防止丟失。2.會議結束后，會議記錄人員應將會議記錄、會議紀要等相關資料與會議過程中產生的其他資料一并整理歸檔。歸檔資料應按照公司檔案管理規定進行分類存放，保存期限根據資料性質和重要程度確定。3.建立會議資料電子檔案庫，將重要會議資料進行電子掃描或數字化處理，實現資料的電子化存儲和檢索。電子檔案庫應定期進行維護和更新，確保資料的安全性和完整性。七、會議費用管理（一）費用預算1.對于公司級會議，行政部應根據會議規模、場地租賃、餐飲服務、設備租賃等實際需求，編制詳細的會議費用預算。會議費用預算應報總經理審批后執行。2.部門級會議的費用預算由各部門自行編制，經部門分管領導審核后，報行政部備案。部門會議費用應嚴格控制在預算范圍內，不得超支。（二）費用報銷1.會議結束后，會議組織部門應及時整理會議費用報銷憑證，按照公司財務報銷制度的要求進行報銷申請。報銷憑證應包括發票、費用清單、會議通知、簽到表等相關資料，確保報銷內容