代賬公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強代賬公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于代賬公司與客戶簽訂的各類代理記賬服務合同、業務合作合同以及其他相關合同。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規的規定。2.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。3.誠實守信原則：雙方應誠實守信，全面履行合同義務。4.風險防范原則：注重合同風險的識別、評估與防范，確保公司利益不受損害。二、合同簽訂管理（一）合同洽談1.業務部門負責與客戶進行合同洽談，了解客戶需求，介紹公司服務內容、流程、收費標準等。2.在洽談過程中，應明確雙方的權利義務，解答客戶疑問，爭取達成合作意向。3.對于重要客戶或復雜業務，業務部門應組織相關人員進行討論，制定洽談策略。（二）合同起草1.根據洽談結果，由業務部門負責起草合同文本。合同文本應內容完整、條款清晰、表述準確。2.合同應包含以下主要條款：雙方當事人的名稱、地址、聯系方式等基本信息。服務內容、服務期限、服務費用及支付方式。雙方的權利義務，包括但不限于代賬公司的服務標準、客戶的配合義務等。保密條款，明確雙方對涉及對方商業秘密等信息的保密責任。違約責任，約定雙方不履行或不當履行合同義務應承擔的責任。爭議解決方式，如協商、仲裁或訴訟。3.合同文本起草完成后，應提交法務部門或相關專業人員進行審核。（三）合同審核1.法務部門或相關專業人員對合同文本進行審核，重點審查合同的合法性、合規性、完整性、條款合理性等。2.審核內容包括：合同是否符合法律法規的強制性規定。雙方權利義務是否對等，是否存在重大風險。條款表述是否清晰，有無歧義。違約責任是否明確、合理。爭議解決方式是否可行。3.審核人員應提出審核意見，對于存在問題的條款，業務部門應進行修改完善。（四）合同審批1.經審核通過的合同，按照公司審批流程進行審批。2.審批流程一般包括業務部門負責人、財務部門負責人、法務部門負責人、分管領導、總經理等環節。3.各審批環節應認真審查合同內容，簽署審批意見。對于重大合同或風險較高的合同，應提交公司管理層會議審議。（五）合同簽訂1.合同經審批通過后，由業務部門負責與客戶簽訂。2.簽訂合同時，應確保雙方當事人簽字（或蓋章）齊全，合同文本一式多份，雙方各執一份，公司留存歸檔一份或多份。3.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本交至財務部門、法務部門等相關部門備案。三、合同履行管理（一）服務安排1.根據合同約定，業務部門應及時安排代賬服務團隊，明確服務人員職責和工作流程。2.服務團隊應按照服務標準和合同要求，按時、保質完成各項代賬工作。（二）溝通協調1.在合同履行過程中，業務部門應與客戶保持密切溝通，及時了解客戶需求變化，解答客戶疑問。2.對于客戶提出的合理要求，應積極協調解決；對于不合理要求，應做好解釋說明工作。3.如因客戶原因導致合同履行出現問題，業務部門應及時反饋，并采取相應措施減少損失。（三）質量監控1.建立合同履行質量監控機制，定期對代賬服務質量進行檢查。2.檢查內容包括賬務處理的準確性、及時性，納稅申報的合規性等。3.對于發現的問題，應及時督促服務團隊整改，確保服務質量符合合同要求。（四）費用結算1.財務部門按照合同約定的收費標準和支付方式，及時與客戶進行費用結算。2.結算過程中，應核對服務內容、服務期限、費用金額等信息，確保結算準確無誤。3.對于客戶逾期支付費用的情況，財務部門應及時提醒，并按照合同約定追究違約責任。四、合同變更管理（一）變更情形1.在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化或雙方協商一致，需要對合同內容進行變更的，應簽訂合同變更協議。2.常見的變更情形包括服務內容調整、服務期限延長或縮短、服務費用變更等。（二）變更申請1.如需變更合同，由業務部門提出書面變更申請，說明變更的原因、內容及對合同履行的影響。2.變更申請應提交法務部門或相關專業人員進行審核。（三）變更審核與審批1.法務部門或相關專業人員對變更申請進行審核，重點審查變更的合法性、合理性、必要性等。2.審核通過后，按照公司審批流程進行審批。審批流程與合同簽訂審批流程相同。（四）變更協議簽訂1.經審批通過后，業務部門與客戶簽訂合同變更協議。變更協議應明確變更的內容、生效時間等。2.變更協議簽訂后，應及時將變更情況通知公司內部相關部門，確保合同履行的順利進行。五、合同解除管理（一）解除情形1.在合同履行過程中，如出現以下情形之一，可解除合同：雙方協商一致同意解除合同。因不可抗力致使合同無法履行。一方嚴重違反合同約定，致使合同目的無法實現。法律法規規定的其他解除情形。2.代賬公司如擬解除合同，應提前[X]天書面通知客戶，并說明解除原因。（二）解除申請1.如需解除合同，由業務部門提出書面解除申請，說明解除的原因、依據及對雙方權益的影響。2.解除申請應提交法務部門或相關專業人員進行審核。（三）解除審核與審批1.法務部門或相關專業人員對解除申請進行審核，重點審查解除的合法性、合理性、是否符合公司利益等。2.審核通過后，按照公司審批流程進行審批。審批流程與合同簽訂審批流程相同。（四）解除通知與交接1.經審批通過后，業務部門向客戶發出書面解除通知，并辦理相關交接手續。2.交接手續包括但不限于客戶資料的移交、賬務處理情況的說明、未完成工作的安排等。3.交接完成后，雙方應簽署交接清單。（五）費用結算與清理1.合同解除后，財務部門按照合同約定和實際履行情況進行費用結算。2.對于因合同解除給公司造成損失的，應按照合同約定追究客戶的違約責任，要求客戶賠償損失。3.同時，對合同履行過程中的各類文件、資料進行清理歸檔，妥善保管。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本及相關附件、審批文件等資料收集整理，移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應建立合同檔案清單，對合同檔案進行編號、登記。（二）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的場所。2.檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查、清點，確保檔案的完整性和安全性。3.對于電子合同檔案，應做好備份存儲，防止數據丟失。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容等。2.申請表經所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門按照審批意見提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改合同檔案。（四）檔案借閱1.如需借閱合同檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等。2.申請表經所在部門負責人、檔案管理部門負責人、分管領導審批后，方可辦理借閱手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的合同檔案，按時歸還。歸還時，檔案管理部門應進行核對，確保檔案完好無損。七、合同風險管理（一）風險識別1.建立合同風險識別機制，定期對合同簽訂、履行過程中的風險進行排查。2.風險識別內容包括但不限于法律風險、信用風險、市場風險、操作風險等。（二）風險評估1.對識別出的合同風險進行評估，確定風險等級。2.風險評估可采用定性與定量相結合的方法，如風險發生的可能性、影響程度等。（三）風險應對1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于法律風險，加強合同審核，咨詢專業法律意見，確保合同合法合規。對于信用風險，對客戶進行信用調查，要求客戶提供擔保或采取其他風險防范措施。對于市場風險，關注市場動態，及時調整服務策略和收費標準。對于操作風險，加強內部管理，規范合同簽訂、履行等流程，提高員工風險意識。2.定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時調整完善風險應對策略。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部設立合同管理監督小組，定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行監督檢查。2.監督檢查內容包括合同管理制度的執行情況、合同履行質量、費用結算情況、風險防范措施落實情況等。3.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價機制，對業務部門、財務部門、法務部門等相關部門及人員的合同管理工作進行考核評價