交易前后采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司采購活動，加強采購管理，確保采購工作的順利進行，保障公司物資供應，降低采購成本，提高采購效率和質量，維護公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定。效益原則：在滿足公司需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應公開、公平、公正，確保所有供應商享有平等的參與機會。誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行各自的義務。二、采購計劃管理1.需求預測各部門應根據公司業務發展計劃、生產計劃、銷售計劃等，提前預測物資需求，并填寫《物資需求預測表》，提交給采購部門。采購部門應定期收集、整理各部門的需求預測信息，進行分析和匯總，形成公司整體的物資需求預測報告。2.采購計劃制定采購部門根據物資需求預測報告，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等內容。采購計劃應經采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的依據。3.采購計劃調整在采購計劃執行過程中，如因市場變化、生產計劃調整、設計變更等原因，需要對采購計劃進行調整的，相關部門應及時填寫《采購計劃調整申請表》，說明調整原因、調整內容等，提交給采購部門。采購部門應根據實際情況對采購計劃進行調整，并重新報相關領導審批。三、供應商管理1.供應商選擇采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本信息、資質證明、業績情況等資料。采購人員應根據采購物資的要求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并對其進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。采購部門應組織相關部門對潛在供應商進行綜合評審，評審合格的供應商納入合格供應商名錄。2.供應商評價采購部門應定期對合格供應商進行評價，評價周期為每年一次。評價內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。采購人員應根據供應商的評價結果，填寫《供應商評價表》，對供應商進行打分。評價結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評價結果為不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求的，應將其從合格供應商名錄中刪除。3.供應商激勵與約束采購部門應建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優先付款等。同時，采購部門應建立供應商約束機制，對違反合同約定的供應商進行處罰，如扣除貨款、暫停合作等。四、采購流程管理1.采購申請各部門根據實際需求，填寫《采購申請表》，注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、用途等內容，并提交給采購部門。《采購申請表》應經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。2.采購詢價采購部門收到采購申請后，應根據采購物資的特點和市場情況，選擇合適的供應商進行詢價。采購人員應向至少三家供應商發出詢價函，詢價函應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等要求，并要求供應商在規定時間內報價。3.采購比價采購人員收到供應商的報價后，應進行比價分析。比價內容包括價格、質量、交貨期、售后服務等方面。采購人員應填寫《采購比價表》，對各供應商的報價進行比較，并推薦合適的供應商。4.采購合同簽訂采購部門根據采購比價結果，確定中標供應商后，應與其簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等內容。采購合同應經采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后的采購合同作為雙方履行合同的依據。5.采購訂單下達采購部門根據采購合同，填寫《采購訂單》，下達給供應商。采購訂單應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等要求，并要求供應商確認。供應商確認采購訂單后，采購訂單生效。采購部門應跟蹤采購訂單的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。6.采購驗收采購物資到貨后，采購部門應及時通知質量檢驗部門進行驗收。質量檢驗部門應按照合同約定的質量標準對采購物資進行檢驗，檢驗合格的物資辦理入庫手續，檢驗不合格的物資應及時與供應商溝通，要求其退換貨或采取其他補救措施。采購人員應參與采購物資的驗收工作，對驗收過程中發現的問題及時進行處理。7.采購付款采購物資驗收合格后，采購部門應根據采購合同的約定，填寫《付款申請表》，提交給財務部門。付款申請表應注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、發票號碼等內容，并附上采購合同、驗收報告等相關資料。財務部門應審核付款申請表及相關資料，確認無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續。五、采購風險管理1.風險識別采購部門應定期對采購活動進行風險識別，識別內容包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等方面。采購人員應關注市場動態，及時了解市場價格波動、供應短缺等情況，評估市場風險對采購活動的影響。采購人員應加強對采購物資質量的控制，嚴格按照合同約定的質量標準進行驗收，評估質量風險對公司生產經營的影響。采購人員應選擇合適的供應商，加強對供應商的管理和監督，評估供應商風險對采購活動的影響。采購人員應認真審核采購合同，確保合同條款合法、合規、合理，評估合同風險對公司權益的影響。采購人員應嚴格按照公司財務制度辦理付款手續，確保付款安全，評估付款風險對公司資金流動的影響。2.風險評估采購部門應根據風險識別結果，對采購風險進行評估。評估內容包括風險發生的可能性、風險影響程度等方面。采購人員應采用定性或定量的方法，對采購風險進行評估，并確定風險等級。風險等級分為高、中、低三個等級。3.風險應對采購部門應根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險事件，應制定詳細的應對預案，并及時向上級領導匯報。對于市場風險，采購部門可以采取套期保值、簽訂長期合同等措施進行應對。對于質量風險，采購部門可以加強對供應商的質量管理、增加檢驗頻次等措施進行應對。對于供應商風險，采購部門可以建立供應商備份機制、加強對供應商的監督等措施進行應對。對于合同風險，采購部門可以加強對合同的審核、簽訂補充協議等措施進行應對。對于付款風險，采購部門可以嚴格按照合同約定付款、加強對付款流程的監控等措施進行應對。六、采購績效評估1.評估指標采購部門應建立采購績效評估指標體系，評估指標包括采購成本、采購質量、采購效率、供應商管理等方面。采購成本指標包括采購價格、采購費用等；采購質量指標包括物資合格率、退貨率等；采購效率指標包括采購周期、訂單處理及時率等；供應商管理指標包括供應商滿意度、供應商投訴率等。2.評估方法采購部門應定期對采購績效進行評估，評估周期為每季度一次。評估方法可以采用定量分析與定性分析相結合的方法。采購人員應根據采購績效評估指標體系，收集相關數據和信息，進行分析和計算，得出采購績效評估結果。采購部門應組織相關部門對采購績效評估結果進行討論和分析，總結經驗教訓，提出改進措施。3.評估結果應用采購部門應將采購績效評估結果與采購人員的績效考核掛鉤，對績效優秀的采購人員給予獎勵，對績效較差的采購人員進行批評教育或采取其他處罰措施。采購部門應根據采購績效評估結果，對采購管理制度進行完善和優化，不斷提高采購管理水平。七、采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計，審計內容包括采購計劃的執行情況、采購流程的合規性、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等方面。采購部門應積極配合內部審計部門的工作，提供