企業公司會議管理制度一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。本制度旨在明確各類會議的組織、召開、記錄、跟進等流程，使會議成為公司溝通信息、協調工作、解決問題、決策部署的有效平臺，促進公司各項工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門例會、專題會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應緊密圍繞公司目標和工作重點，精簡會議內容，提高會議效率，注重會議效果，避免形式主義。2.充分準備原則：會議組織者和參會人員應提前做好充分準備，明確會議主題、目的、議程和要求，確保會議能夠高效進行。3.溝通協作原則：鼓勵參會人員積極發言，充分溝通，加強協作，共同探討解決問題的方法和措施。4.嚴格紀律原則：參會人員應嚴格遵守會議紀律，按時出席會議，不得遲到、早退、缺席，會議期間應將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意走動、交頭接耳，確保會議秩序。二、會議分類及組織（一）公司級會議1.公司年度大會召開時間：每年年初召開，具體時間由公司領導確定。參會人員：公司全體員工。會議內容：總結上一年度公司工作，表彰優秀員工和團隊，部署本年度公司工作目標和任務，發布公司重要決策和政策等。組織部門：行政人事部負責會議的組織籌備工作，包括會議場地布置、資料準備、人員通知等。2.公司季度經營分析會召開時間：每季度末召開，具體時間由公司領導確定。參會人員：公司領導班子成員、各部門負責人。會議內容：分析公司季度經營狀況，總結各部門工作進展，討論解決存在的問題，制定下一季度工作計劃和措施等。組織部門：財務部負責收集整理公司季度經營數據，形成分析報告；行政人事部負責會議的組織安排。3.公司月度工作例會召開時間：每月第一周召開，具體時間由公司領導確定。參會人員：公司領導班子成員、各部門負責人。會議內容：傳達公司領導指示精神，總結上月各部門工作完成情況，匯報本月工作計劃，協調解決部門間工作銜接問題等。組織部門：行政人事部負責會議的組織通知工作，各部門提前準備好上月工作總結和本月工作計劃，以書面形式提交。（二）部門例會1.召開時間：各部門自行確定，原則上每周召開一次，具體時間應相對固定。2.參會人員：部門全體員工。3.會議內容：總結上周部門工作完成情況，分析存在的問題，部署本周工作任務，傳達公司相關會議精神和工作要求等。4.組織部門：各部門負責人負責會議的組織主持工作，提前確定會議主題和議程，通知部門員工按時參會。（三）專題會議1.根據公司工作需要，不定期召開各類專題會議，如項目推進會、技術研討會、市場分析會、質量改進會等。2.參會人員：與會議主題相關的部門負責人、專業技術人員及其他相關人員。3.會議內容：針對特定的工作事項或問題進行深入討論和研究，制定解決方案和措施，明確責任人和時間節點。4.組織部門：由相關業務部門發起，提出會議申請，經公司領導批準后，負責會議的組織籌備工作，包括確定會議主題、議程、參會人員，準備會議資料等。（四）臨時會議1.因工作急需，由公司領導或部門負責人臨時召集召開的會議。2.參會人員：根據會議需要確定。3.會議內容：傳達緊急工作任務或解決突發問題。4.組織部門：由召集人負責通知參會人員，明確會議時間、地點和主題。三、會議準備（一）會議申請1.召開會議前，會議組織者應填寫《會議申請表》，明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員、議程安排等內容，報公司領導審批。2.對于涉及公司重要決策、重大事項的會議，需提前準備詳細的會議方案，經公司領導審核通過后實施。（二）資料準備1.會議組織者應根據會議主題和議程，準備相關會議資料，如會議通知、匯報材料、數據報表、文件資料等。2.資料應內容準確、邏輯清晰、重點突出，確保參會人員能夠提前了解會議內容，做好參會準備。（三）場地安排1.根據會議規模和性質，合理安排會議場地。確保場地環境整潔、舒適，設備設施齊全、正常運行。2.對于大型會議或重要會議，應提前進行場地布置，如懸掛橫幅、擺放鮮花、設置音響設備等，營造良好的會議氛圍。（四）人員通知1.會議組織者應提前將會議通知發送給參會人員，通知內容應包括會議主題、時間、地點、議程、參會要求等。2.重要會議應提前[X]天通知，一般會議提前[X]天通知，臨時會議應盡快通知。對于因特殊原因無法參會的人員，應提前向會議組織者請假，并說明原因。四、會議流程（一）會議簽到1.參會人員應提前到達會議地點，在會議簽到表上簽到。簽到表應記錄參會人員姓名、部門、職務、簽到時間等信息。2.會議組織者應安排專人負責簽到工作，確保簽到信息準確無誤。（二）會議開場1.會議開始前，會議主持人應簡要介紹會議主題、目的、議程安排以及參會人員等情況，宣布會議紀律。2.會議主持人應把控會議節奏，引導會議順利進行，確保會議按照預定議程有序開展。（三）會議議程進行1.參會人員按照會議議程依次發言，匯報工作進展、提出問題、發表意見和建議等。發言應簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關內容。2.對于討論的問題，參會人員應充分發表自己的觀點，進行深入交流和探討，尋求最佳解決方案。會議主持人應適時進行引導和協調，確保討論圍繞主題進行，避免出現跑題、爭吵等情況。3.會議過程中，會議組織者應安排專人做好會議記錄。會議記錄應準確、完整地記錄會議內容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發言要點、討論結果、決議事項等。會議記錄應使用統一的格式和模板，確保記錄規范、清晰。（四）會議決議1.對于會議討論的重要事項，應形成會議決議。會議決議應明確決議事項、責任部門、責任人、完成時間等內容。2.會議決議應經參會人員充分討論后，由會議主持人進行總結和確認，并在會議記錄中詳細記錄。會議決議應及時傳達給相關責任部門和責任人，確保決議事項得到有效執行。（五）會議結束1.會議結束前，會議主持人應對會議進行總結，強調會議重點和決議事項，明確下一步工作要求和方向。2.參會人員應認真聽取會議總結，如有疑問或意見，可在會議結束后及時與會議組織者溝通。3.會議結束后，參會人員應有序離開會議場地。會議組織者應清理會議場地，整理會議資料，對會議記錄進行整理和歸檔。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.會議記錄人員應認真履行職責，準確、及時地記錄會議內容。記錄過程中應保持專注，避免遺漏重要信息。2.會議記錄應采用書面形式，使用統一的會議記錄模板。記錄內容應字跡清晰、語言通順、邏輯嚴謹。3.會議記錄人員應在會議結束后[X]個工作日內，將整理好的會議記錄提交給會議組織者審核。會議組織者審核無誤后，將會議記錄存檔保存。（二）會議紀要1.根據會議需要，由會議組織者或指定人員負責撰寫會議紀要。會議紀要應突出會議重點，提煉會議決議，確保內容簡潔明了、重點突出。2.會議紀要應在會議結束后[X]個工作日內完成，并發送給參會人員和相關部門。會議紀要應明確標注“會議紀要”字樣，并注明會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內容、決議事項等信息。3.參會人員對會議紀要如有異議，應在收到會議紀要后的[X]個工作日內反饋給會議組織者。會議組織者應根據反饋意見進行核實和修改，確保會議紀要準確無誤。六、會議跟進與落實（一）責任明確1.對于會議決議事項，應明確責任部門和責任人。責任部門和責任人應按照會議決議要求，制定具體的工作計劃和措施，確保決議事項得到有效執行。2.責任部門和責任人應定期向會議組織者匯報工作進展情況，及時反饋工作中遇到的問題和困難，以便及時協調解決。（二）監督檢查1.會議組織者應定期對會議決議事項的執行情況進行監督檢查，確保各項工作按照計劃有序推進。2.監督檢查可采用定期匯報、現場檢查、數據統計等方式進行，對執行不力的責任部門和責任人進行督促和問責。（三）反饋調整1.在會議決議事項執行過程中，如發現實際情況與決議要求存在偏差，或因客觀原因無法按時完成任務，責任部門和責任人應及時向會議組織者反饋，提出調整建議。2.會議組織者應根據反饋情況，組織相關人員進行研究和討論，必要時召開專題會議進行決策，對會議決議進行調整和完善，確保決議事項的順利實施。七、會議紀律與處罰（一）會議紀律1.參會人員應嚴格遵守會議時間，提前到達會議地點，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參會，應提前向會議組織者請假。2.會議期間，參會人員應將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽電話、收發短信或從事其他與會議無關的事情。如有緊急情況需要處理，應離開會議場地進行。3.參會人員應認真傾聽他人發言，不得隨意打斷或插話。如有意見或建議，應在發言人結束后舉手發言。4.參會人員應尊重會議主持人和其他參會人員，保持良好的會議秩序，不得在會議中爭吵、打鬧或發表不當言論。（二）處罰措施1.對于違反會議紀律的參會人員，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.遲到、早退一次，給予批評教育；遲到、早退累計達[X]次以上，給予警告處分；無故缺席會議一次，給予警告處分，并處以[X]元罰款；無故缺席會議累計達[X]次以上，給予記過處分，并處以[X]元罰款。3.會議期間違反手機使用規定或隨意打斷他人發言、發表不當言論等，經提醒仍不改正的，給予批評教育