企業辦公整機管理制度總則目的為規范企業辦公整機的管理，確保辦公整機的合理配置、安全使用、有效維護及妥善處置，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于企業內所有辦公整機設備，包括但不限于臺式電腦、筆記本電腦、一體機、服務器等。管理原則1.統一管理原則：企業辦公整機由專門部門統一管理，實行集中采購、調配和維護。2.合理配置原則：根據員工工作崗位需求和業務發展需要，合理配置辦公整機設備，避免資源浪費。3.安全使用原則：員工應正確、安全地使用辦公整機設備，遵守操作規程，確保設備和數據安全。4.定期維護原則：定期對辦公整機設備進行維護保養，及時排除故障，延長設備使用壽命。5.節約高效原則：倡導節約使用辦公整機設備，提高設備使用效率，降低能耗。管理職責人事行政部門1.負責制定和完善企業辦公整機管理制度，并監督執行。2.負責辦公整機設備的采購、選型、驗收、入庫、調配、報廢等工作。3.建立辦公整機設備臺賬，記錄設備的基本信息、使用情況、維護記錄等。4.組織實施辦公整機設備的定期維護和保養工作，協調解決設備故障。5.負責辦公整機設備的安全管理，制定安全防范措施，確保設備和數據安全。使用部門1.負責本部門辦公整機設備的日常使用和管理，指定專人負責設備的保管和維護。2.配合人事行政部門做好辦公整機設備的采購、選型、驗收等工作，提供設備使用需求和技術要求。3.督促本部門員工正確、安全地使用辦公整機設備，遵守操作規程，及時反饋設備使用中出現的問題。4.協助人事行政部門做好辦公整機設備的調配、報廢等工作。使用人員1.負責所使用辦公整機設備的日常清潔、保養和簡單故障排除。2.嚴格遵守辦公整機設備操作規程，正確使用設備，不得擅自更改設備配置和軟件系統。3.妥善保管辦公整機設備及相關配件、資料，不得遺失、損壞或轉借他人。4.發現設備故障或異常情況時，及時向本部門負責人報告，并配合維修人員進行維修。設備采購與配置采購計劃1.使用部門根據工作需要和設備現狀，每年[X]月底前向人事行政部門提交下一年度辦公整機設備采購計劃，包括設備名稱、型號、數量、配置要求、采購時間等。2.人事行政部門匯總各部門采購計劃，結合企業發展戰略和預算安排，制定年度辦公整機設備采購預算和采購計劃，并報企業領導審批。選型與采購1.人事行政部門根據審批后的采購計劃，組織相關人員進行市場調研，選擇符合企業需求、質量可靠、性價比高的辦公整機設備供應商和產品。2.采購人員與選定的供應商簽訂采購合同，明確設備規格、數量、價格、交貨時間、售后服務等條款。3.采購過程中，如遇特殊情況需要變更采購計劃或采購合同，應及時報企業領導審批。驗收與入庫1.辦公整機設備到貨后，人事行政部門組織使用部門、技術人員等相關人員按照采購合同和設備驗收標準進行驗收。2.驗收內容包括設備外觀、數量、規格、配置、性能、隨機附件、資料等，確保設備符合要求。3.驗收合格的設備，由人事行政部門辦理入庫手續，填寫設備入庫單，注明設備名稱、型號、數量、入庫時間等信息，并將設備存放在指定倉庫。4.驗收不合格的設備，由人事行政部門及時與供應商聯系，要求其限期更換或處理。配置與發放1.人事行政部門根據各部門人員崗位變動情況和工作需要，對辦公整機設備進行合理配置和調配。2.設備配置完成后，人事行政部門通知使用部門領取設備，并辦理設備領用手續，填寫設備領用單，注明設備名稱、型號、數量、領用時間、使用人員等信息。3.使用人員在領用設備時，應對設備進行檢查，如發現設備有損壞或故障，應及時向人事行政部門報告。使用與維護使用規范1.員工應嚴格遵守辦公整機設備操作規程，正確使用設備，不得擅自拆卸、改裝設備。2.開機前應檢查設備連接是否正常，電源是否接通；關機時應按照系統提示進行操作，不得直接切斷電源。3.不得在辦公整機設備上安裝與工作無關的軟件和游戲，不得隨意更改系統設置和網絡配置。4.注意保持設備清潔，定期擦拭顯示屏、鍵盤、鼠標等部件，防止灰塵和污垢影響設備性能。5.下班時應關閉辦公整機設備電源，妥善保管設備及相關配件、資料，防止設備被盜或損壞。維護保養1.人事行政部門制定辦公整機設備維護保養計劃，定期對設備進行維護保養，確保設備正常運行。2.維護保養內容包括設備清潔、硬件檢查、軟件升級、病毒查殺、數據備份等。3.使用部門應配合人事行政部門做好設備維護保養工作，及時提供設備使用情況和故障信息。4.對于設備出現的故障，使用人員應及時向本部門負責人報告，由本部門負責人通知人事行政部門安排維修人員進行維修。5.維修人員應及時對故障設備進行維修，記錄維修情況和維修結果，并將維修后的設備交回使用部門。故障處理1.辦公整機設備出現故障時，使用人員應首先嘗試自行排除故障，如無法解決，應及時向本部門負責人報告。2.本部門負責人接到報告后，應立即通知人事行政部門安排維修人員進行維修，并填寫設備故障報修單，注明設備名稱、型號、故障現象、故障發生時間等信息。3.人事行政部門維修人員接到報修單后，應及時與使用人員聯系，了解故障情況，攜帶必要的工具和配件前往維修現場。4.維修人員應在規定時間內完成設備維修工作，并填寫設備維修記錄，注明維修時間、維修內容、維修人員等信息。5.對于因設備老化、損壞嚴重等原因無法修復的故障設備，人事行政部門應及時進行評估，提出報廢或更換建議，并報企業領導審批。安全管理數據安全1.員工應重視辦公整機設備的數據安全，定期對重要數據進行備份，備份數據應存儲在安全的介質上，并異地存放。2.不得隨意將企業數據拷貝到外部存儲設備或通過網絡傳輸給無關人員，如需拷貝或傳輸，應經本部門負責人批準，并進行必要的安全檢查。3.安裝防病毒軟件，并定期更新病毒庫，對辦公整機設備進行病毒查殺，防止病毒感染和數據泄露。4.離職時，員工應將所使用辦公整機設備中的企業數據全部刪除或移交，并辦理相關交接手續。網絡安全1.辦公整機設備應接入企業內部局域網，并按照企業網絡安全規定進行設置和管理，不得擅自接入外部網絡。2.不得在辦公整機設備上設置共享文件夾或開啟遠程桌面功能，如需共享文件或遠程協助，應經本部門負責人批準，并采取必要的安全措施。3.注意保護個人賬號和密碼安全，不得將賬號和密碼告知他人，定期更換密碼。4.如發現網絡異常或受到網絡攻擊，應立即向本部門負責人報告，并配合企業網絡安全管理人員進行處理。設備安全1.員工應妥善保管辦公整機設備及相關配件，不得隨意丟棄或損壞設備。2.不得擅自將辦公整機設備帶出企業辦公區域，如需帶出，應經本部門負責人批準，并辦理相關手續。3.在使用辦公整機設備過程中，如發現設備被盜、丟失或損壞，應立即向本部門負責人報告，并配合企業相關部門進行調查和處理。4.定期對辦公整機設備進行安全檢查，確保設備安全防范措施落實到位。資產盤點與清查盤點計劃1.人事行政部門每年[X]月底前制定辦公整機設備年度盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等。2.盤點計劃應報企業領導審批后實施。盤點實施1.人事行政部門組織相關人員按照盤點計劃對辦公整機設備進行全面盤點，盤點內容包括設備名稱、型號、數量、使用部門、使用人員、設備狀態等。2.盤點人員應認真核對設備臺賬和實物，如實記錄盤點結果，發現賬實不符的情況應及時查明原因，并填寫盤點差異表。清查處理1.人事行政部門根據盤點結果編制辦公整機設備盤點報告，分析盤點差異原因，提出處理意見和建議。2.對于盤盈的設備，應及時查明原因，辦理入賬手續；對于盤虧的設備，應查明責任，按照規定進行處理。3.盤點報告經企業領導審批后存檔，作為企業辦公整機設備管理決策的依據。報廢與處置報廢條件1.辦公整機設備已超過規定使用年限，且無法正常使用或維修成本過高。2.因技術進步、產品更新換代等原因，現有設備已無法滿足工作需要，且無升級改造價值。3.設備因自然災害、意外事故等原因造成嚴重損壞，無法修復使用。4.其他符合報廢條件的情況。報廢申請1.使用部門或設備管理人員發現辦公整機設備符合報廢條件時，應填寫設備報廢申請表，注明設備名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息，并附上相關證明材料。2.設備報廢申請表經本部門負責人審核簽字后，報人事行政部門。報廢審批1.人事行政部門收到設備報廢申請表后，組織相關人員進行技術鑒定和評估，確認設備是否符合報廢條件。2.經鑒定和評估符合報廢條件的設備，人事行政部門填寫設備報廢審批表，報企業領導審批。3.企業領導審批同意后，設備方可進行報廢處置。處置方式1.對于報廢的辦公整機設備，人事行政部門應選擇合適的處置方式，如出售給廢品回收公