嚴格銷售合同管理制度一、總則1.1目的本銷售合同管理制度旨在規范公司銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等行為，加強對銷售合同的全過程管理，維護公司的合法權益，提高公司經濟效益，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在銷售商品、提供勞務等經營活動中所簽訂的各類銷售合同。1.3基本原則1.依法合規原則：銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等行為必須遵守國家法律法規和政策的規定。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。3.風險防范原則：在簽訂和履行合同過程中，應充分考慮各種風險因素，采取有效的防范措施，確保公司利益不受損失。4.效益優先原則：在保證合同合法、合規、有效的前提下，應盡量提高合同的經濟效益，實現公司利潤最大化。二、合同簽訂管理2.1合同簽訂前的準備工作1.客戶信用調查銷售部門應在簽訂合同前，對客戶的主體資格、經營狀況、財務狀況、信用記錄等進行全面調查，評估客戶的信用風險。可通過查閱客戶營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證件，了解客戶的基本情況；通過銀行征信系統、第三方信用評級機構等渠道，獲取客戶的信用報告；還可向與客戶有業務往來的其他企業進行咨詢，了解客戶的信用狀況。2.合同項目可行性評估對于重大銷售合同項目，銷售部門應組織相關部門進行可行性評估，分析合同項目的市場前景、技術可行性、經濟合理性等?？尚行栽u估報告應包括項目概述、市場分析、技術方案、經濟效益預測、風險評估及應對措施等內容。3.合同條款審核銷售部門擬定合同初稿后，應提交給公司法律事務部門進行合法性審核。法律事務部門應對合同條款是否符合法律法規的規定、是否存在法律風險等進行審查，并提出修改意見。合同初稿還應提交給財務部門、質量部門等相關部門進行會審。財務部門主要審查合同條款是否符合財務管理制度的規定，是否存在財務風險；質量部門主要審查合同中關于產品質量標準、驗收方式等條款是否明確、合理。2.2合同簽訂流程1.合同談判銷售部門負責與客戶進行合同談判，明確合同的標的、數量、質量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等主要條款。談判過程中，應充分了解客戶的需求和意見，爭取簽訂對公司有利的合同條款。同時，應注意維護公司的商業秘密，不得泄露公司的底價、成本等信息。2.合同審批合同談判達成一致意見后，銷售部門應填寫《銷售合同審批表》，連同合同初稿一并提交給上級領導進行審批?！朵N售合同審批表》應包括合同編號、客戶名稱、合同標的、數量、質量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、合同金額、審批意見等內容。審批流程如下：銷售業務員將合同初稿及《銷售合同審批表》提交給銷售主管審核，銷售主管審核后簽署意見，報銷售經理審批。銷售經理審批后，將合同提交給法律事務部門進行合法性審核。法律事務部門審核后簽署意見，報總經理審批?？偨浝韺徟ㄟ^后，合同方可正式簽訂。3.合同簽訂合同經審批通過后，由公司法定代表人或其授權代表與客戶簽訂合同。簽訂合同前，應仔細核對合同條款與審批意見是否一致，確保合同內容準確無誤。合同簽訂后，應加蓋公司合同專用章，并由專人負責保管合同原件。合同原件應妥善保管，不得隨意丟失或損壞。銷售部門應及時將簽訂的合同副本分發給財務部門、質量部門等相關部門，以便各部門按照合同要求開展工作。三、合同履行管理3.1合同執行計劃制定1.銷售部門應根據合同約定的交貨時間、交貨地點等條款，制定詳細的合同執行計劃合同執行計劃應明確各階段的工作任務、責任部門、責任人及時間節點等內容，確保合同履行工作有序進行。合同執行計劃應包括合同概述、執行進度安排、質量控制措施、物流配送計劃、售后服務計劃等內容。2.合同執行計劃制定后，應提交給相關部門進行審核各部門應根據自身職責對合同執行計劃進行審核，提出修改意見，確保計劃的可行性和有效性。審核通過后的合同執行計劃應作為合同履行的依據，各部門應嚴格按照計劃要求開展工作。3.2交貨管理1.生產部門應按照合同執行計劃，組織生產，確保產品按時、按質、按量完成生產過程中，應加強質量控制，嚴格按照產品質量標準進行生產，確保產品質量符合合同要求。生產部門應及時向銷售部門反饋產品生產進度，以便銷售部門及時向客戶通報。2.物流部門應根據合同約定的交貨時間和交貨地點，安排貨物運輸物流部門應選擇信譽良好、服務質量高的物流公司進行合作，確保貨物安全、及時送達客戶手中。貨物發運前，物流部門應核對貨物的數量、規格、型號等信息，確保貨物與合同約定一致。同時，應辦理好貨物運輸保險，防范運輸過程中的風險。物流部門應及時將貨物運輸情況反饋給銷售部門，以便銷售部門及時向客戶通報。3.3付款管理1.財務部門應根據合同約定的付款方式和付款時間，及時與客戶溝通，催收到期款項財務部門應建立客戶應收賬款臺賬，詳細記錄客戶的欠款金額、欠款時間、付款情況等信息，以便及時跟蹤和管理。對于逾期未付款的客戶，財務部門應及時發出催款通知，明確告知客戶逾期付款的后果，并要求客戶盡快支付款項。催款通知應采用書面形式，并由專人負責送達客戶。催款通知應留存相關記錄，以備查考。2.銷售部門應協助財務部門做好應收賬款的催收工作銷售部門應及時向財務部門提供客戶的最新信息，以便財務部門更好地開展催收工作。銷售部門應與客戶保持密切溝通，了解客戶的付款意愿和付款能力，協助財務部門制定合理的催收策略。對于長期拖欠款項的客戶，銷售部門應及時采取措施，如暫停供貨、解除合同等，以維護公司的合法權益。3.4質量控制與售后服務1.質量部門應按照合同約定的產品質量標準，對產品進行檢驗和驗收質量部門應制定詳細的產品檢驗和驗收標準及流程，確保產品質量符合合同要求。產品檢驗合格后方可發貨，對于檢驗不合格的產品，質量部門應及時通知生產部門進行返工或整改，直至產品質量符合要求。2.售后服務部門應按照合同約定，為客戶提供售后服務售后服務部門應建立客戶售后服務檔案，詳細記錄客戶的售后服務需求、維修記錄、投訴處理情況等信息，以便及時跟蹤和管理。對于客戶提出的售后服務需求，售后服務部門應及時響應，安排專業人員進行維修或處理。售后服務部門應定期對客戶進行回訪，了解客戶對產品和服務的滿意度，及時改進售后服務工作，提高客戶滿意度。四、合同變更管理4.1變更情形1.合同簽訂后，因下列原因之一需要變更合同的，應經雙方協商一致，并簽訂書面變更協議市場需求發生變化，需要調整產品的數量、規格、型號等；產品質量標準發生變化，需要調整質量條款；交貨時間、交貨地點、付款方式等發生變化；其他需要變更合同的情形。2.變更合同的協議作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力4.2變更流程1.合同變更申請因上述原因需要變更合同的，由合同一方提出變更申請，填寫《銷售合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容及對合同履行的影響等?！朵N售合同變更申請表》應提交給原合同審批部門進行審核。2.變更審核原合同審批部門收到《銷售合同變更申請表》后，應組織相關部門進行審核。審核內容包括變更的必要性、合理性、合法性等。審核通過后，原合同審批部門應簽署意見，報原合同審批領導審批。3.變更協議簽訂經原合同審批領導審批通過后，合同雙方應就變更事項進行協商，達成一致意見后簽訂書面變更協議。變更協議應明確變更的內容、生效時間、雙方的權利義務等條款，確保變更協議的合法性和有效性。五、合同解除管理5.1解除情形1.合同簽訂后，因下列原因之一需要解除合同的，應經雙方協商一致，并簽訂書面解除協議因不可抗力致使不能實現合同目的；在履行期限屆滿之前，當事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；當事人一方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行；當事人一方遲延履行債務或者有其他違約行為致使不能實現合同目的；法律規定的其他情形。2.解除合同的協議作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力5.2解除流程1.合同解除申請因上述原因需要解除合同的，由合同一方提出解除申請，填寫《銷售合同解除申請表》，詳細說明解除的原因、依據及對合同履行的影響等?！朵N售合同解除申請表》應提交給原合同審批部門進行審核。2.解除審核原合同審批部門收到《銷售合同解除申請表》后，應組織相關部門進行審核。審核內容包括解除的必要性、合理性、合法性等。審核通過后，原合同審批部門應簽署意見，報原合同審批領導審批。3.解除協議簽訂經原合同審批領導審批通過后，合同雙方應就解除事項進行協商，達成一致意見后簽訂書面解除協議。解除協議應明確解除的原因、時間、雙方的權利義務等條款，確保解除協議的合法性和有效性。4.后續事項處理合同解除后，雙方應按照解除協議的約定，及時辦理相關手續，如退款、退貨、結算等。銷售部門應及時將合同解除情況通知財務部門、質量部門等相關部門，以便各部門做好后續工作。六、合同終止管理6.1終止情形1.合同履行完畢，合同權利義務終止2.合同解除后，合同權利義務終止3.法律規定的其他合同終止情形6.2終止流程1.合同履行完畢或解除后，銷售部門應及時填寫《銷售合同終止申請表》，提交給原合同審批部門進行審核《銷售合同終止申請表》應包括合同編號、客戶名稱、合同標的、合同履行情況、終止原因等內容。2.原合同審批部門收到《銷售合同終止申請表》后，應組織相關部門進行審核審核內容包括合同是否已經履行完畢、解除手續是否齊全、雙方的權利義務是否已經結清等。審核通過后，原合同審批部門應簽署意見，報原合同審批領導審批。3.合同終止后，銷售部門應及時將合同終止情況通知財務部門、質量部門等相關部門各部門應按照合同終止的要求，做好相關工作，如結算款項、清理庫存、處理售后服務等。七、合同檔案管理7.1檔案收集1.銷售部門負責收集合同簽訂、履行、變更、解除及終止過程中產生的各類文件和資料包括合同初稿、審批表、簽訂的合同原件及副本、變更協議、解除協議、催款通知、驗收報告、售后服務記錄等。2.收集的文件和資料應齊全、完整、真實、有效7.2檔案整理1.銷售部門應按照檔案管理的要求，對收集的文件和資料進行分類、編號、裝訂等整理工作分類應按照合同的性質、類型、時間等因素進行，確保分類清晰、便于查找。編號應按照一定的規則進行，確保每份文件都有唯一的編號。裝訂應整齊、牢固，確保文件不散落、不丟失。2.整理后的合同檔案應編制目錄，注明每份文件的編號、名稱、日期、頁碼等信息7.3檔案保管1.合同檔案應存放在專門的檔案室或檔案柜中，由專人負責保管檔案室或檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保合同檔案的安全。2.保管期限應按照國家法律法規和公司相關規定執行一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限可適當延長。3.合同檔案保管期間，應定期進行檢查和清理，發現問題及時處理檢查內容包括檔案的完整性、準確性、安全性等方面。清理內容包括過期檔案的銷毀、無效檔案的剔除等。7.4檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經相關領導批準后，方可查閱《合同檔案查閱申請表》應包括查閱人姓名、部門、查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息。2.查閱合同檔案時，應在檔案室或檔案柜中進行，不得將檔案原件帶出如需復印或摘抄檔案內容，應經檔案保管人員同意，并在復印件或摘抄件上加蓋檔案保管專用章。3.查閱完畢后，查閱人應將檔案歸還原位，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認八、監督與考核8.1監督檢查1.公司審計部門應對銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等情況進行定期或不定期的監督檢查檢查內容包括合同的合法性、合規性、完整性、有效性等方面。對檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，要求相關部門限期整改。2.銷售部門應定期對合同履行情況進行自查，及時發現和解決合同履行過程中存在的問題自查報告應及時提交給公司領導和相關部門。8.2考核評價1.公司應建立健全銷售合同管理考核評價制度，對銷售部門及相關人員在合同管理工作中的表現進行考核評價考核評價內容包括合同簽訂的及時性、準確性、