倉庫樣品領用管理制度一、總則（一）目的為規范公司倉庫樣品的領用流程，確保樣品的合理使用與妥善管理，保障公司業務的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及倉庫樣品領用的部門和人員。（三）基本原則1.按需領用原則：各部門應根據實際工作需要，合理申請領用樣品，避免浪費。2.審批規范原則：嚴格執行審批流程，確保樣品領用的必要性和合規性。3.責任明晰原則：明確樣品領用、保管和歸還過程中的各方責任，確保樣品的安全與完整。二、樣品的分類與標識（一）樣品分類1.按產品類型分類：如電子產品、機械產品、化工產品等，便于管理和查找。2.按用途分類：分為展示樣品、測試樣品、客戶試用樣品等。（二）樣品標識1.在樣品上粘貼明顯的標識牌，注明樣品名稱、規格型號、所屬類別、入庫日期等信息。2.對于有特殊要求或注意事項的樣品，應在標識牌上進行相應說明。三、領用流程（一）申請1.各部門如需領用倉庫樣品，應由申請人填寫《樣品領用申請表》，詳細注明領用樣品的名稱、規格型號、數量、用途、預計歸還日期等信息。2.申請表需經部門負責人審核簽字，確認領用的必要性和合理性。（二）審批1.《樣品領用申請表》提交至倉庫管理部門，倉庫管理員對申請信息進行初步審核，檢查庫存情況是否滿足領用需求。2.對于重要樣品或領用數量較大的申請，需提交至相關業務主管或公司領導進行審批。審批通過后，倉庫管理員方可辦理領用手續。（三）領用1.申請人憑審批通過的《樣品領用申請表》到倉庫領取樣品，倉庫管理員根據申請表上的信息進行發放，并在庫存管理系統中記錄樣品的領用情況。2.發放樣品時，雙方應仔細核對樣品的名稱、規格型號、數量等信息，確保準確無誤。同時，倉庫管理員應向申請人詳細說明樣品的使用注意事項和保管要求。（四）歸還1.樣品使用完畢后，申請人應及時將樣品歸還倉庫。歸還時，需填寫《樣品歸還登記表》，注明歸還樣品的名稱、規格型號、數量、實際歸還日期等信息。2.倉庫管理員對歸還的樣品進行驗收，檢查樣品的完整性和質量狀況。如發現樣品有損壞或缺失，應要求申請人說明原因，并按照相關規定進行處理。3.驗收合格后，倉庫管理員在《樣品歸還登記表》上簽字確認，并更新庫存管理系統中的樣品庫存信息。四、使用規范（一）使用目的1.展示樣品主要用于向客戶、合作伙伴等展示公司產品的性能、特點和優勢，促進業務合作。2.測試樣品用于公司內部產品研發、質量檢測等工作，確保產品符合相關標準和要求。3.客戶試用樣品供客戶在一定期限內試用，以了解產品的實際使用效果，促進產品銷售。（二）使用范圍1.樣品的使用應嚴格按照申請用途進行，不得擅自改變使用目的或挪作他用。2.如需將樣品用于其他特殊用途，應提前向倉庫管理部門和相關領導申請，并獲得批準。（三）使用過程中的保管1.申請人在領用樣品后，應妥善保管樣品，確保其安全、完整。不得將樣品隨意放置、丟棄或轉借他人。2.在樣品使用過程中，如因特殊原因需要臨時存放樣品，應選擇安全、合適的存放地點，并采取必要的防護措施，防止樣品損壞或丟失。3.對于有特殊保管要求的樣品，如易燃易爆、易腐蝕等樣品，申請人應嚴格按照相關規定進行保管，確保使用安全。（四）使用記錄1.申請人應在樣品使用過程中做好使用記錄，包括使用時間、使用地點、使用人員、使用情況等信息。2.使用記錄應真實、準確、完整，以便于追溯和查詢。五、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對樣品進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.在盤點過程中，倉庫管理員應認真核對樣品的名稱、規格型號、數量、標識等信息，如實記錄盤點結果。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的調整。（二）庫存預警1.倉庫管理部門應根據樣品的庫存情況和使用頻率，設置合理的庫存預警指標。當庫存數量低于預警值時，應及時發出預警信息，提醒相關部門及時申請補貨。2.對于長期積壓或不再使用的樣品，倉庫管理部門應定期進行清理，并按照相關規定進行處理。（三）庫存調整1.在樣品的收發、使用、保管過程中，如因各種原因導致庫存數量或質量發生變化，倉庫管理部門應及時進行庫存調整，并在庫存管理系統中更新相關信息。2.庫存調整應填寫《庫存調整申請表》，注明調整原因、調整前后的庫存數量、調整日期等信息，并經相關負責人審核簽字后生效。六、責任追究（一）領用部門責任1.如因領用部門未按照規定流程申請領用樣品，或擅自改變樣品使用用途、挪作他用等原因，導致樣品丟失、損壞或影響公司業務正常開展的，領用部門應承擔相應的責任。2.對于因保管不善導致樣品損壞或丟失的，領用部門應負責賠償相應的損失。賠償金額根據樣品的采購成本、折舊情況等因素確定。（二）倉庫管理部門責任1.倉庫管理部門如未按照本制度規定對樣品進行妥善管理，導致樣品丟失、損壞或庫存賬實不符的，倉庫管理部門應承擔相應的責任。2.對于因倉庫管理員工作失誤或違規操作，造成樣品損失的，倉庫管理員應負責賠償部分或全部損失。賠償金額根據實際情況確定。（三）其他責任1.如因其他部門或人員的原因，導致樣品出現問題或影響公司利益的，相關部門或人員應承擔相應的責任。2.對于違反本制度規定，給公司造成重大損失的，公司將依法追究相關責任人的法律責任。七、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門應定期對倉庫樣品的領用、使用、庫存管理等情況進行審計檢查，確保本制度的有效執行。（二）日常監督倉庫管理部門應加強對樣品領用和庫存管理的日常監督，及時發現和糾正存在的問題。（三）違規處理對于發現的違規行為，應及時進行調查處理，并按照本制度的規定追究相關責任人的責任。同時，應采取措施防止類似問題再次發生。八、培訓與宣傳（一）培訓1.公司人力資源部門應定期組織倉庫樣品領用管理制度的培訓，提高相關人員對制度的認識和理解，確保制度的正確執行。2.培訓內容應包括制度的目的、適用范圍、領用流程、使用規范、庫存管理、責任追究等方面的內容。（二）宣傳1.通過公司內部公告、郵件、培訓會議等形式，廣泛宣傳倉庫樣品領用管理制度，使全體員工了解制度的要求和重要性。