oa系統印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位在OA系統中涉及的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等。（三）基本原則1.依法依規原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.專人負責原則：明確專人負責印章的管理，確保印章使用的規范和安全。3.審批備案原則：印章使用必須經過嚴格的審批流程，并進行備案登記。4.安全保密原則：加強印章保管，防止印章被盜用、冒用或丟失，確保公司信息安全。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統一負責，根據工作需要提出刻制申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規格、材質、用途等信息。2.申請部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批，經總經理批準后，由行政部門安排具有資質的印章刻制單位進行刻制。3.印章刻制完成后，行政部門應及時組織相關人員對印章的樣式、規格、材質等進行驗收，確保符合要求。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息。2.申請部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批，經總經理批準后，在OA系統中發布印章啟用通知。3.印章啟用通知應包括印章的基本信息、啟用日期、啟用范圍、使用要求等內容，確保相關人員知曉并遵守。三、印章的保管（一）保管人員1.公司設立專門的印章保管崗位，由專人負責印章的保管工作。保管人員應具備高度的責任心和保密意識，熟悉印章管理規定。2.印章保管人員應與印章使用審批人員、印章監印人員相互分離，形成相互制約的機制。（二）保管方式1.印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，實行雙人保管、雙鎖控制，確保印章的安全。2.保險柜或保管箱的鑰匙應由印章保管人員分別保管，不得交由他人代管。3.印章保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損，如發現印章有損壞、遺失等情況，應及時報告并采取相應措施。（三）保管場所1.印章保管場所應具備安全防護設施，如監控設備、防盜報警裝置等，確保印章保管環境的安全。2.印章保管場所應保持清潔、干燥，防止印章受潮、生銹或損壞。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對外簽訂合同、協議、文件、信函等，以及其他需要加蓋公章的事項。2.合同專用章主要用于簽訂各類經濟合同、協議等。3.財務專用章主要用于辦理公司財務收支、結算等業務。4.法人章主要用于辦理銀行結算、支票等業務。5.部門章主要用于本部門內部文件、通知、報表等的蓋章。（二）使用流程1.申請：使用印章的部門或個人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印時間等信息，并簽字確認。2.審批：一般事項用印，由部門負責人審批簽字后，即可使用印章。重要事項用印，如涉及合同簽訂、對外投資、擔保等，需經公司分管領導審批，必要時報總經理批準。涉及財務收支、結算等業務的用印，需經財務部門負責人審核后，按規定審批流程辦理。3.登記：印章保管人員在OA系統中對印章使用情況進行登記，記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數、審批人等信息。4.用印：印章保管人員根據審批后的《印章使用申請表》，在指定位置加蓋印章，并對用印文件進行核對，確保用印內容與申請表一致。5.監印：重要文件或合同用印時，應安排專人進行監印，監印人員應對用印過程進行監督，確保用印規范、準確。（三）使用要求1.印章使用必須嚴格按照審批后的用途和范圍進行，不得擅自擴大使用范圍或用于其他未經批準的事項。2.用印文件必須是經過審核、批準的正式文件，不得在空白紙張、表格、合同等上加蓋印章。3.印章應加蓋在文件的落款處或指定位置，確保印章清晰、端正、完整。4.嚴禁在未履行審批手續的情況下，將印章帶出公司使用。如因工作需要確需帶出公司的，必須經公司分管領導批準，并由印章保管人員陪同，使用完畢后及時帶回公司。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機構調整、名稱變更、印章損壞等原因，需要停用印章的，由行政部門填寫《印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息。2.申請部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批，經總經理批準后，在OA系統中發布印章停用通知。3.印章停用通知應包括印章的基本信息、停用日期、停用原因等內容，確保相關人員知曉并停止使用。（二）銷毀1.停用的印章應及時進行銷毀，防止印章流失或被非法使用。2.印章銷毀由行政部門負責組織實施，填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、規格、材質、停用日期、銷毀方式等信息。3.申請部門負責人簽字確認后，報公司分管領導審批，經總經理批準后，由行政部門安排專人對印章進行銷毀。4.印章銷毀過程應進行現場監督，并拍照記錄，確保印章徹底銷毀。銷毀完成后，在《印章銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況報公司備案。六、印章使用的監督與檢查（一）監督機制1.公司設立印章使用監督小組，由行政部門、財務部門、審計部門等相關人員組成，負責對印章使用情況進行定期監督檢查。2.監督小組應定期對OA系統中印章使用記錄進行審查，檢查印章使用是否符合審批流程、使用范圍是否合規等。（二）檢查內容1.印章保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管方式是否安全、保管場所是否具備防護設施等。2.印章使用審批情況，包括審批流程是否規范、審批人是否簽字確認等。3.印章使用登記情況，包括登記信息是否完整、準確等。4.印章使用情況，包括用印文件是否符合要求、用印是否規范等。（三）違規處理1.對于發現的印章使用違規行為，監督小組應及時進行調查核實，并提出處理意見。2.對于違反印章管理制度的部門或個人，公司將視情節輕重給予批評教育、警