中介文員合同管理制度總則目的為加強公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有中介文員崗位涉及的合同管理工作，包括但不限于業務合作合同、租賃合同、服務協議等各類合同。基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等活動必須遵守國家法律法規和政策的規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。合同簽訂管理合同簽訂流程1.合同發起：中介文員根據業務需求，填寫《合同申請表》，詳細說明合同的基本信息、對方當事人情況、合同標的、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等內容，并提交部門負責人審核。2.部門審核：部門負責人對《合同申請表》進行審核，重點審查合同內容是否符合業務要求、是否存在風險等。審核通過后，簽字確認并提交法務部門。3.法務審核：法務部門對合同進行法律審查，重點審查合同條款是否合法合規、是否存在法律風險等。法務部門應在[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。如審核通過，簽字確認；如存在問題，及時與中介文員溝通修改。4.領導審批：根據合同金額大小和重要程度，按照公司授權審批制度，提交相應領導審批。領導審批通過后，在《合同申請表》上簽字確認。5.合同簽訂：中介文員根據領導審批意見，與對方當事人簽訂合同。簽訂合同前，應確保合同文本內容與審批通過的《合同申請表》一致，雙方當事人應在合同上簽字（或蓋章）并加蓋公司合同專用章。合同文本管理1.合同模板制定：法務部門負責制定各類合同的標準模板，明確合同的基本條款、格式要求等。合同模板應定期進行更新和完善，以適應法律法規和業務發展的需要。2.合同文本填寫：中介文員應按照合同模板的要求，認真填寫合同文本，確保合同內容準確、完整、清晰。填寫合同文本時，應使用黑色或藍色中性筆，不得涂改。如確需修改，應在修改處加蓋雙方當事人的印章或簽字確認。3.合同編號管理：法務部門負責對合同進行統一編號管理，編號應具有唯一性和系統性。合同編號應包含年份、合同類別、順序號等信息，如“[年份][合同類別][順序號]”。中介文員應在合同簽訂后及時將合同編號填寫在合同文本上。合同印章管理1.合同專用章保管：公司合同專用章由法務部門指定專人保管，保管人員應妥善保管合同專用章，不得擅自將合同專用章帶出公司或交予他人使用。2.合同蓋章流程：中介文員在合同簽訂前，應填寫《合同蓋章申請表》，經部門負責人、法務部門審核、領導審批后，到合同專用章保管人員處蓋章。蓋章時，保管人員應認真核對合同文本內容與審批通過的《合同申請表》是否一致，無誤后在合同上加蓋合同專用章。3.合同蓋章登記：合同專用章保管人員應建立《合同蓋章登記表》，詳細記錄合同編號、合同名稱、簽訂日期、蓋章日期、蓋章人等信息。登記表應定期進行整理和歸檔，以備查閱。合同履行管理合同執行跟蹤1.建立合同臺賬：中介文員應建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行詳細記錄。合同臺賬應包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、履行期限、對方當事人、合同標的、價款或報酬、履行情況等信息。2.定期跟蹤檢查：中介文員應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度，發現問題及時與對方當事人溝通協調，并向部門負責人匯報。對于重要合同，應制定專門的跟蹤計劃，確保合同順利履行。3.履行情況報告：中介文員應定期向部門負責人提交合同履行情況報告，報告應包括合同履行情況、存在的問題及解決措施、下一步工作計劃等內容。部門負責人應根據報告內容，及時調整工作安排，確保合同目標的實現。合同變更管理1.變更申請：在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，中介文員應填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等，并提交部門負責人審核。2.部門審核：部門負責人對《合同變更申請表》進行審核，重點審查變更內容是否必要、是否符合業務要求、是否存在風險等。審核通過后，簽字確認并提交法務部門。3.法務審核：法務部門對合同變更進行法律審查，重點審查變更條款是否合法合規、是否存在法律風險等。法務部門應在[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。如審核通過，簽字確認；如存在問題，及時與中介文員溝通修改。4.領導審批：根據合同變更金額大小和重要程度，按照公司授權審批制度，提交相應領導審批。領導審批通過后，在《合同變更申請表》上簽字確認。5.變更協議簽訂：中介文員根據領導審批意見，與對方當事人簽訂合同變更協議。簽訂變更協議前，應確保變更協議文本內容與審批通過的《合同變更申請表》一致，雙方當事人應在變更協議上簽字（或蓋章）并加蓋公司合同專用章。合同解除管理1.解除申請：在合同履行過程中，如因法定或約定原因需要解除合同的，中介文員應填寫《合同解除申請表》，詳細說明解除合同的原因、依據、對合同履行的影響等，并提交部門負責人審核。2.部門審核：部門負責人對《合同解除申請表》進行審核，重點審查解除合同的原因是否充分、是否符合法律法規和合同約定、是否存在風險等。審核通過后，簽字確認并提交法務部門。3.法務審核：法務部門對合同解除進行法律審查，重點審查解除合同的程序是否合法合規、是否存在法律風險等。法務部門應在[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。如審核通過，簽字確認；如存在問題，及時與中介文員溝通修改。4.領導審批：根據合同解除金額大小和重要程度，按照公司授權審批制度，提交相應領導審批。領導審批通過后，在《合同解除申請表》上簽字確認。5.解除協議簽訂：中介文員根據領導審批意見，與對方當事人簽訂合同解除協議。簽訂解除協議前，應確保解除協議文本內容與審批通過的《合同解除申請表》一致，雙方當事人應在解除協議上簽字（或蓋章）并加蓋公司合同專用章。合同歸檔管理合同文件整理1.合同文本整理：中介文員應在合同簽訂后及時將合同文本及相關附件進行整理，確保合同文件齊全、完整。合同文本應按照合同編號順序排列，附件應與合同文本對應裝訂。2.相關資料收集：收集與合同簽訂、履行、變更、解除等相關的資料，如合同申請表、審批意見、往來函件、會議紀要、履行記錄等，并與合同文本一并整理歸檔。合同歸檔流程1.歸檔申請：中介文員整理好合同文件后，填寫《合同歸檔申請表》，提交部門負責人審核。2.部門審核：部門負責人對《合同歸檔申請表》進行審核，確認合同文件整理無誤后，簽字確認并提交檔案管理部門。3.檔案歸檔：檔案管理部門對合同文件進行審核，審核通過后將合同文件歸檔保存。檔案管理部門應建立合同檔案目錄，便于查閱和管理。合同查閱管理1.查閱申請：因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應填寫《合同查閱申請表》，詳細說明查閱的原因、合同編號、查閱內容等，并提交部門負責人審核。2.部門審核：部門負責人對《合同查閱申請表》進行審核，重點審查查閱原因是否合理、查閱內容是否必要等。審核通過后，簽字確認并提交檔案管理部門。3.檔案查閱：檔案管理部門根據部門負責人的審核意見，安排專人負責查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人、查閱內容、歸還日期等信息。查閱人不得擅自復印、拍照、涂改合同檔案內容。如需復印或拍照，應按照公司檔案管理制度的規定辦理相關手續。4.檔案歸還：查閱人查閱完畢后，應及時將合同檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門應對歸還的合同檔案進行檢查，確保檔案完好無損。合同風險管理風險識別與評估1.風險識別：中介文員應在合同簽訂、履行過程中，關注可能存在的風險因素，如合同條款漏洞、對方當事人信用狀況、市場變化等，并及時識別風險。2.風險評估：對識別出的風險因素進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，確定風險等級。風險應對措施1.風險規避：對于風險等級較高、無法承受的風險，應采取風險規避措施，如拒絕簽訂合同或提前解除合同等。2.風險降低：對于風險等級中等的風險，應采取風險降低措施，如完善合同條款、加強對方當事人信用調查、增加擔保條款等。3.風險轉移：對于風險等級較低的風險，可采取風險轉移措施，如購買保險、要求對方提供擔保等。4.風險接受：對于風險等級較低、發生可能性較小且影響程度較小的風險，可采取風險接受措施，如加強合同履行過程中的監控等。風險監控與預警1.風險監控：中介文員應定期對合同風險進行監控，及時掌握風險變化情況。如發現風險因素發生變化或出現新的風險因素，應及時進行評估和調整應對措施。2.風險預警：建立風險預警機制，設定風險預警指標和閾值。當風險指標達到預警閾值時，及時發出預警信號，提醒相關人員采取措施防范風險。合同糾紛處理糾紛預防1.合同條款審查：在合同簽訂前，中介文員應認真審查合同條款，確保合同條款合法合規、公平合理，避免因合同條款漏洞引發糾紛。2.合同履行跟蹤：在合同履行過程中，中介文員應加強對合同履行情況的跟蹤檢查，及時發現問題并與對方當事人溝通協調，避免糾紛的發生。3.證據收集與保存：中介文員應注意收集和保存與合同簽訂、履行相關的證據，如合同文本、往來函件、會議紀要、履行記錄等，以備發生糾紛時使用。糾紛處理流程1.糾紛報告：如發生合同糾紛，中介文員應及時向部門負責人報告，并提供相關證據材料。2.糾紛調查：部門負責人接到報告后，應組織相關人員對糾紛情況進行調查，了解糾紛的原因、經過、雙方爭議焦點等，并形成調查結論。3.糾紛協商：根據調查結論，組織雙方當事人進行協商，尋求解決方案。協商過程中，應遵循平等、自愿、公平、合法的原則，盡量通過協商解決糾紛。4.糾紛調解：如協商不成，可根據合同約定或雙方當事人同意，申請第三方調解機構進行調解。調解過程中，應積極配合調解機構，提供相關證據材料，協助調解機構做好調解工作。5.糾紛仲裁