事業(yè)單位文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)事業(yè)單位文件管理，確保文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管、利用等工作規(guī)范有序，提高工作效率，保證文件質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本事業(yè)單位內(nèi)部所有文件的管理，包括但不限于各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，符合國(guó)家法律法規(guī)和政策要求，語(yǔ)言規(guī)范、格式統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間和程序進(jìn)行，確保文件及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行。3.安全保密原則：加強(qiáng)文件的安全保管，嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，防止文件泄露、丟失和損壞。4.便于利用原則：建立健全文件檢索和利用機(jī)制，方便工作人員查閱和使用文件。二、文件管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文件管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一收發(fā)、登記、編號(hào)、印發(fā)、歸檔、保管等工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)進(jìn)行協(xié)調(diào)和監(jiān)督。4.負(fù)責(zé)文件的保密管理，定期對(duì)文件進(jìn)行清理和銷毀。5.負(fù)責(zé)文件的信息化管理，建立文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化存儲(chǔ)和檢索。（二）文件起草部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)起草相關(guān)文件。2.對(duì)起草的文件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件準(zhǔn)確無(wú)誤。3.按照規(guī)定程序?qū)⑵鸩莸奈募蛯彙?bào)批。（三）文件審核部門職責(zé)1.對(duì)送審的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可行性。2.提出審核意見，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)反饋起草部門修改。（四）文件批準(zhǔn)部門職責(zé)1.對(duì)審核通過的文件進(jìn)行批準(zhǔn)簽發(fā)。2.對(duì)文件的發(fā)布范圍、發(fā)布時(shí)間等提出明確意見。（五）文件使用部門職責(zé)1.按照規(guī)定程序和權(quán)限查閱、借閱文件。2.妥善保管使用的文件，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、銷毀文件。3.及時(shí)歸還借閱的文件，確保文件的安全。三、文件起草（一）起草要求1.文件起草應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和政策要求，緊密結(jié)合工作實(shí)際，突出針對(duì)性和可操作性。2.語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、明了，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和句子。3.文件結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，章節(jié)條款應(yīng)清晰規(guī)范。（二）起草流程1.起草部門根據(jù)工作需要確定文件主題和內(nèi)容框架。2.安排專人負(fù)責(zé)文件起草工作，起草過程中應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見。3.起草完成后，起草人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保文件準(zhǔn)確無(wú)誤，然后將文件送部門負(fù)責(zé)人審核。四、文件審核（一）審核內(nèi)容1.合法性審核：文件內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和政策要求。2.準(zhǔn)確性審核：文件表述是否準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，事實(shí)是否清楚。3.規(guī)范性審核：文件格式、字體、字號(hào)、排版等是否符合規(guī)定要求。4.可行性審核：文件提出的措施和要求是否切實(shí)可行，是否具有可操作性。（二）審核流程1.起草部門將文件送審時(shí)，應(yīng)填寫《文件審核表》，注明文件名稱、起草部門、起草人、送審時(shí)間等信息。2.審核部門收到送審文件后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并在《文件審核表》上簽署審核意見。3.對(duì)于審核通過的文件，審核部門應(yīng)在文件上加蓋審核章；對(duì)于審核不通過的文件，審核部門應(yīng)明確指出問題所在，并提出修改意見，退回起草部門修改。五、文件批準(zhǔn)（一）批準(zhǔn)權(quán)限1.一般性文件由單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。2.重要文件、涉及全局性工作的文件由單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。（二）批準(zhǔn)流程1.審核通過的文件送單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)時(shí)，應(yīng)填寫《文件簽發(fā)單》，注明文件名稱、起草部門、審核意見、送簽時(shí)間等信息。2.單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等進(jìn)行全面把關(guān)，然后在《文件簽發(fā)單》上簽署批準(zhǔn)意見和簽發(fā)人姓名。六、文件印發(fā)（一）印發(fā)準(zhǔn)備1.綜合管理部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的文件，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)等工作。2.按照文件的印發(fā)范圍和份數(shù)，準(zhǔn)備相應(yīng)的紙質(zhì)文件和電子文件。（二）印發(fā)流程1.綜合管理部門將排版校對(duì)后的文件送印刷廠印刷或通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)印發(fā)。2.印刷完成后，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保文件清晰、完整、無(wú)誤。3.按照規(guī)定的發(fā)放范圍和方式，將文件發(fā)放到各部門和相關(guān)人員手中，并做好發(fā)放登記工作。七、文件歸檔（一）歸檔范圍1.本單位形成的具有保存價(jià)值的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的重要文件材料。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、格式規(guī)范。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）歸檔流程1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理好，移交綜合管理部門歸檔。2.綜合管理部門對(duì)接收的文件進(jìn)行核對(duì)、檢查，符合歸檔要求的，進(jìn)行分類整理、編號(hào)、編目，裝入檔案盒或存儲(chǔ)到電子檔案系統(tǒng)中。3.定期將歸檔文件移交檔案部門集中保管。八、文件保管（一）保管方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，確保檔案安全。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.文件保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的文件主要是具有重要?dú)v史價(jià)值、法律依據(jù)和查考利用價(jià)值的文件；長(zhǎng)期保管的文件保管期限一般為16年至50年；短期保管的文件保管期限一般為15年以下。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。九、文件利用（一）查閱權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.外單位人員查閱本單位文件的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽署批準(zhǔn)意見。3.綜合管理部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，提供相應(yīng)的文件供查閱人查閱，并做好查閱登記工作。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出查閱場(chǎng)所，不得在文件上涂改、標(biāo)記、損壞。（三）借閱權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外單位人員借閱本單位文件的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽署批準(zhǔn)意見。3.綜合管理部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，辦理文件借閱手續(xù)，將文件借給借閱人，并做好借閱登記工作。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還借閱的文件，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄文件內(nèi)容，不得在文件上涂改、標(biāo)記、損壞。十、文件保密（一）保密措施1.嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行文件的傳遞和使用。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等保密措施。3.在文件起草、審核、印發(fā)、傳遞、使用、保管等過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件泄露。（二）保密責(zé)任1.文件管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)文件的安全保密負(fù)責(zé)。2.文件起草、審核、印發(fā)、使用等人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及的文件內(nèi)容保密。3.對(duì)違反保密制度，造成文件泄露的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。十一、文件清理與銷毀（一）清理范圍1.已超過保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文件。2.因工作失誤、政策調(diào)整等原因形成的重復(fù)、無(wú)效文件。3.其他需要清理的文件。（二）清理流程1.綜合管理部門定期對(duì)文件進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確定需要清理的文件清單。2.填寫《文件清理申請(qǐng)表》，注明清理文件的名稱、文號(hào)、數(shù)量、清理原因等信息，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，綜合管理部門組織相關(guān)人員對(duì)清理的文件進(jìn)行集中銷毀。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確