ci物資申請管理制度一、總則（一）目的為了規范公司CI物資的申請、使用和管理，確保CI物資的合理配置與有效利用，維護公司品牌形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內各部門、各分支機構對CI物資的申請、領取、使用、保管及核銷等相關事宜。（三）定義1.CI物資：指與公司品牌形象（CI，CorporateIdentity）相關的各類物資，包括但不限于辦公用品、宣傳資料、標識牌、禮品等帶有公司標識或體現公司品牌元素的物品。2.申請部門：指因工作需要，向公司申請CI物資的部門或分支機構。二、職責分工（一）行政部門1.負責CI物資的統一采購、存儲與發放管理。2.制定CI物資的庫存管理制度，定期盤點庫存，確保物資數量準確、質量完好。3.根據各部門的申請需求，審核申請內容，合理安排物資發放，并做好相關記錄。4.對CI物資的使用情況進行監督檢查，及時發現和糾正違規行為。（二）使用部門1.依據實際工作需要，填寫CI物資申請表，詳細說明申請物資的名稱、規格、數量及用途等信息，并提交至行政部門。2.負責領取的CI物資的使用管理，確保物資用于規定用途，不得擅自轉借、挪用或浪費。3.定期對本部門使用的CI物資進行清查盤點，如有丟失、損壞等情況，及時向行政部門報告并說明原因。（三）財務部門1.負責審核CI物資采購預算及費用報銷，確保相關費用支出符合公司財務制度規定。2.對CI物資的采購成本、庫存成本等進行核算與分析，為公司成本控制提供數據支持。三、CI物資的分類與標準（一）辦公用品類1.名片：包括公司員工名片、業務名片等，名片設計應符合公司CI規范，印有公司名稱、標志、聯系方式等信息。2.信紙、信封：信紙和信封的設計應體現公司品牌形象，紙張質量應符合一定標準，印有公司名稱、地址、郵編、電話等信息。3.筆記本、便簽紙：封面或頁面應帶有公司標識，用于員工日常記錄工作事項。4.筆：包括中性筆、圓珠筆、記號筆等，筆身可印有公司標志或名稱。（二）宣傳資料類1.公司宣傳冊：全面介紹公司的發展歷程、業務范圍、產品或服務、企業文化等內容，設計精美，印刷質量高，用于對外宣傳推廣公司形象。2.產品宣傳資料：針對公司不同產品或服務，制作的宣傳頁、手冊、海報等，突出產品特點、優勢及使用方法等，提升產品知名度。3.活動宣傳資料：如活動海報、邀請函、宣傳單頁等，用于公司各類活動的宣傳推廣，吸引客戶和合作伙伴參與。（三）標識牌類1.公司招牌：安裝在公司辦公場所、門店等顯著位置的大型標識牌，展示公司名稱、標志等核心信息，體現公司品牌形象。2.科室牌、部門牌：放置在公司各科室、部門門口的標識牌，標明科室或部門名稱，方便人員識別和查找。3.指示牌：包括樓層指示牌、通道指示牌、功能區域指示牌等，引導人員在公司內順利通行和找到所需場所。（四）禮品類1.商務禮品：用于商務往來、客戶拜訪等場合的禮品，如定制的文具套裝、茶具、工藝品等，印有公司標志，體現公司對客戶的尊重與關懷。2.員工福利禮品：在節日、生日、員工表彰等特殊時期發放給員工的禮品，增強員工歸屬感和忠誠度。禮品應與公司文化相符，具有一定的紀念意義。四、CI物資申請流程（一）申請準備使用部門根據實際工作需求，確定所需CI物資的名稱、規格、數量等信息。如需定制CI物資，應提前與行政部門溝通設計方案和制作周期，確保滿足工作進度要求。（二）填寫申請表使用部門指定專人填寫《CI物資申請表》（以下簡稱“申請表”），申請表應包含以下內容：1.申請部門：填寫具體的部門名稱。2.申請日期：填寫申請CI物資的具體日期。3.物資名稱：詳細列出所需CI物資的準確名稱。4.規格型號：注明物資的規格、型號等詳細參數。5.數量：明確申請物資的數量。6.用途說明：簡要闡述申請該物資的用途及使用場景。7.預計使用時間：預估該物資的使用期限。（三）提交審批申請表填寫完整后，由申請部門負責人簽字確認，提交至行政部門。行政部門收到申請表后，對申請內容進行審核，重點審核申請物資的必要性、合理性以及庫存情況等。如申請物資在庫存范圍內，行政部門應在申請表上簽署審核意見，并安排發放；如申請物資庫存不足或需要特殊審批的，行政部門應注明原因，報公司分管領導審批。分管領導審批通過后，行政部門方可安排采購或發放事宜。（四）物資領取1.對于庫存充足的CI物資，行政部門通知申請部門指定人員在規定時間內到倉庫領取。領取人應在《CI物資發放登記表》上簽字確認，注明領取日期、物資名稱、規格、數量等信息。2.對于需要采購的CI物資，行政部門按照公司采購流程進行采購。采購完成后，通知申請部門領取，并辦理相關領取手續。五、CI物資的使用管理（一）使用規范1.使用部門應嚴格按照申請用途使用CI物資，不得擅自改變用途或挪作他用。2.在使用CI物資過程中，應注意節約，避免浪費。如因特殊情況確需超量使用或變更用途的，應提前向行政部門提出申請，經批準后方可實施。3.對于有保質期要求的CI物資，如宣傳資料、禮品等，應合理安排使用，避免因過期造成浪費。（二）保管責任1.使用部門領取CI物資后，應指定專人負責保管，確保物資存放安全、完好。2.對于易損、易失的CI物資，如筆、筆記本等，應加強管理，防止丟失或損壞。如有丟失或損壞情況，使用部門應及時查明原因，并向行政部門報告。3.定期對本部門保管的CI物資進行清查盤點，做到賬物相符。如發現賬物不符或物資存在質量問題等，應及時與行政部門溝通解決。（三）報廢處理1.CI物資因使用年限到期、損壞無法修復或其他原因需要報廢的，使用部門應填寫《CI物資報廢申請表》，詳細說明報廢物資的名稱、規格、數量、購置時間、報廢原因等信息，并提交至行政部門。2.行政部門收到報廢申請表后，組織相關人員對報廢物資進行鑒定核實。如確屬報廢范圍，行政部門簽署審核意見后，報公司分管領導審批。3.經批準報廢的CI物資，由行政部門統一進行處理，如變賣、回收等，處理所得款項應上繳公司財務部門。六、CI物資的庫存管理（一）庫存盤點1.行政部門應定期對CI物資進行庫存盤點，確保賬物相符。盤點周期分為月度小盤點和年度大盤點。月度小盤點由行政部門自行組織，對各類CI物資進行逐一核對；年度大盤點由行政部門牽頭，聯合財務部門等相關人員共同進行，全面清查庫存物資的數量、質量、存放情況等。2.盤點結束后，行政部門應編制《CI物資盤點報告》，詳細記錄盤點結果。如發現賬物不符，應查明原因，屬于正常損耗、丟失、損壞等情況的，應按照規定辦理相關手續；屬于人為原因造成的，應追究相關責任人的責任。（二）庫存預警1.行政部門根據CI物資的使用頻率、采購周期等因素，設定庫存預警線。當庫存物資數量低于預警線時，應及時發出預警信號，提醒相關人員進行采購申請。2.對于常用的CI物資，應保持一定的安全庫存，以確保工作的正常開展。同時，根據市場價格波動等情況，合理控制庫存水平，避免庫存積壓造成資金浪費。（三）庫存調整1.根據CI物資的實際使用情況、市場變化等因素，行政部門可對庫存物資進行適時調整。如減少不再使用或使用頻率較低的物資庫存，增加急需或用量較大的物資庫存等。2.庫存調整應填寫《CI物資庫存調整申請表》，經行政部門負責人審核，報公司分管領導批準后實施。七、CI物資的費用管理（一）預算管理1.公司財務部門應根據公司年度經營計劃和CI工作需求，編制CI物資采購預算。預算內容應包括各類CI物資的采購數量、預計單價、采購金額等明細項目。2.CI物資采購預算經公司管理層審批后，作為年度費用控制的依據。行政部門應嚴格按照預算執行采購任務，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整預算的，應按照公司預算調整流程辦理相關手續。（二）費用報銷1.CI物資采購完成后，采購人員應及時收集整理相關發票、采購合同、驗收單等報銷憑證，并按照公司財務制度規定填寫費用報銷單。2.行政部門負責人對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核簽字后，提交至財務部門。財務部門按照公司財務審批流程進行審核，審核通過后予以報銷付款。3.對于CI物資的費用報銷，應嚴格區分不同類型的物資，按照相應的會計科目進行核算，確保財務數據準確、清晰。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對CI物資的申請、使用、庫存及費用管理等情況進行審計監督，檢查各項制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見。2.行政部門應加強對CI物資使用情況的日常監督檢查，不定期對各部門的CI物資使用和保管情況進行抽查，發現違規行為及時制止并糾正。（二）違規處理1.對于違反本制度規定的部門或個人，視情節輕重給予相應的處