鄉鎮學校文件管理制度一、總則（一）目的為加強鄉鎮學校文件管理，確保文件的規范、高效流轉與妥善保存，提高學校工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉鎮學校各部門、各年級組、各班級在工作中形成的各類文件，包括但不限于上級教育主管部門下發的文件、學校內部制定的規章制度、教學計劃、教案、學生檔案、會議紀要等。（三）基本原則1.統一管理原則：學校設立專門的文件管理機構或指定專人負責文件的統一收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。2.規范操作原則：文件的起草、審核、簽發、印發、登記、傳閱、歸檔等環節應嚴格按照規定的程序和格式進行操作。3.安全保密原則：確保文件的安全，防止文件的丟失、損壞、泄密等情況發生。對涉及學校機密、師生隱私等重要文件要嚴格保密。4.便捷高效原則：在保證文件管理質量的前提下，簡化工作流程，提高文件處理效率，方便師生查閱和使用文件。二、文件管理機構及職責（一）文件管理領導小組成立以學校校長為組長，各副校長為副組長，各部門負責人為成員的文件管理領導小組。負責領導和協調學校文件管理工作，制定文件管理工作的方針、政策和制度，審批重要文件，解決文件管理工作中的重大問題。（二）文件管理部門學校設立綜合檔案室作為文件管理部門，負責具體實施文件管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善文件管理制度，并組織實施。2.負責文件的收集、整理、分類、編號、裝訂、歸檔等工作。3.建立文件檢索系統，方便文件的查閱和利用。4.對文件的保管情況進行定期檢查，確保文件的安全。5.負責文件的銷毀工作，按照規定程序對過期、無用的文件進行銷毀處理。6.開展文件管理業務培訓，提高學校教職工的文件管理意識和技能。（三）各部門文件管理員各部門指定一名文件管理員，負責本部門文件的收集、整理、初步審核，并及時移交學校綜合檔案室。其職責包括：1.負責本部門文件的日常收集和整理工作，確保文件的齊全、完整。2.對收集的文件進行初步審核，檢查文件的格式、內容等是否符合要求。3.將審核后的文件及時移交學校綜合檔案室，并辦理交接手續。4.協助學校綜合檔案室做好本部門文件的查閱和利用工作。三、文件的分類與編號（一）文件分類1.上級文件：包括上級教育主管部門、政府部門等下發的各類文件，如政策法規、通知、通報等。2.學校文件：學校內部制定的規章制度、工作計劃、工作總結、會議紀要、教學文件、學生管理文件等。3.外來文件：學校收到的其他單位或個人發來的與學校工作相關的文件，如合作協議、信函等。4.聲像文件：以照片、錄音、錄像等形式記錄學校工作和活動的文件。（二）文件編號1.上級文件編號：按照上級部門的編號規則進行編號，保持文件編號的一致性。2.學校文件編號：采用年份+部門代碼+流水號的方式進行編號。例如，2023年校長辦公室下發的第1號文件編號為2023XZ01。其中，年份為文件形成的年份，部門代碼由學校統一規定，流水號為該部門當年文件的順序號。3.外來文件編號：根據文件來源和性質進行編號，如合作協議編號為HZ+年份+序號，信函編號為XL+年份+序號等。4.聲像文件編號：按照拍攝時間、內容等進行編號，如20230501JX01表示2023年5月1日拍攝的教學活動照片（教學類第1張）。四、文件的起草與審核（一）文件起草1.文件起草應根據工作需要和實際情況，明確文件的主題、目的、內容、范圍等。2.起草文件應使用規范的語言文字，表達準確、簡潔、清晰。3.文件內容應符合國家法律法規和政策要求，符合學校的實際情況和發展規劃。（二）文件審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。部門負責人應對文件的內容、格式、文字表述等進行全面審核，確保文件的質量。2.重要文件或涉及多個部門的文件，需經相關部門會簽后，再提交學校領導審批。3.文件審核通過后，起草人應根據審核意見對文件進行修改完善，確保文件最終定稿。五、文件的簽發與印發（一）文件簽發1.學校文件由校長或校長授權的副校長簽發。2.上級文件、外來文件等按照相關規定由學校領導或部門負責人簽發。3.文件簽發人應認真審閱文件內容，簽署明確的意見，并注明簽發日期。（二）文件印發1.文件簽發后，由學校綜合檔案室負責文件的印發工作。2.文件印發前，應檢查文件的格式、排版、印刷質量等是否符合要求。3.根據文件的發放范圍和份數，進行打印、裝訂、蓋章等工作，并及時發放到相關部門和人員手中。4.文件印發后，應將文件的印發情況進行登記，包括印發日期、文件名稱、文號、印發份數、發放范圍等。六、文件的登記與傳閱（一）文件登記1.文件收發人員應建立文件登記臺賬，對收到和發出的文件進行詳細登記。2.文件登記內容包括文件編號、文件名稱、文號、來文單位、發文日期、密級、份數、收文日期、傳閱情況等。3.對重要文件和緊急文件，應在登記臺賬上注明“重要”“緊急”字樣，以便及時處理。（二）文件傳閱1.文件傳閱應按照規定的范圍和順序進行，確保文件能夠及時、準確地傳達到相關人員手中。2.傳閱文件時，應使用文件傳閱單，注明傳閱人姓名、傳閱日期、意見等。3.傳閱人應在規定時間內將文件閱畢，并簽署意見后及時退回。如對文件內容有疑問或需要反饋意見，應及時與文件管理人員溝通。4.文件管理人員應定期對傳閱文件進行清理和催辦，確保文件傳閱的時效性和完整性。七、文件的歸檔與保管（一）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，并移交學校綜合檔案室。2.歸檔文件應齊全、完整、準確，符合歸檔要求。歸檔文件應按照分類方案進行整理，編制歸檔文件目錄。3.學校綜合檔案室應對歸檔文件進行認真核對，確保歸檔文件的質量。對不符合歸檔要求的文件，應及時退回承辦部門進行補充或修正。（二）文件保管1.學校綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保文件的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。3.對不同類型和保管期限的文件，應分別存放，并建立相應的索引和標識，便于查找和利用。4.定期對檔案進行清查和盤點，核對檔案的數量、質量和保管情況，發現問題及時處理。八、文件的查閱與利用（一）查閱權限1.學校教職工因工作需要查閱文件，應填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等，經所在部門負責人簽字同意后，到學校綜合檔案室查閱。2.涉及學校機密、師生隱私等重要文件的查閱，需經學校分管領導批準。3.外單位人員查閱學校文件，應持有單位介紹信，經學校辦公室審核同意后，按照規定程序查閱。（二）查閱方式1.查閱文件應在學校綜合檔案室指定的地點進行，不得將文件帶出檔案室。如需復印或摘錄文件內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定辦理相關手續。2.檔案管理人員應按照查閱申請表的要求，及時提供所需文件，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱文件名稱、文號、查閱內容等。3.查閱人員應愛護文件，不得在文件上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽換、銷毀文件。查閱完畢后，應及時將文件歸還檔案管理人員。九、文件的保密與銷毀（一）文件保密1.學校教職工應嚴格遵守文件保密制度，對涉及學校機密、師生隱私等重要文件予以保密。2.在文件的起草、審核、簽發、印發、傳閱、保管、查閱等過程中，應采取必要的保密措施，防止文件泄露。3.對存儲在計算機等電子設備中的文件，應設置相應的訪問權限和密碼，定期進行數據備份，防止數據丟失或損壞。（二）文件銷毀1.文件保管期滿或已失去保存價值的，應按照規定程序進行銷毀。2.文件銷毀前，應填寫文件銷毀申請表，注明擬銷毀文件的名稱、文號、數量、銷毀原因等，經學校分管領導批準后，方可進行銷毀。3.文件