企業公文接收管理制度總則目的為規范公司公文接收管理工作，確保公文傳遞的準確性、及時性和安全性，提高公司工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部單位之間公文的接收管理。基本原則1.準確及時原則：確保公文接收準確無誤，及時傳遞給相關人員進行處理，不得延誤。2.安全保密原則：嚴格遵守保密規定，防止公文內容泄露，確保公文安全。3.規范有序原則：按照規定的流程和標準進行公文接收管理，做到流程清晰、責任明確。公文種類及定義公司公文主要包括以下幾類1.上級來文：指上級主管部門、政府部門等下發的各類文件、通知、指示等。2.公司發文：公司內部各部門制發的涉及公司決策、工作安排、規章制度等方面的文件。3.平行文：與公司平級單位之間往來的公文，如函件等。4.會議文件：各類會議形成的文件、紀要等。5.其他文件：包括各類報告、請示、批復、簡報等。公文接收流程接收登記1.設立專門的公文接收崗位，配備專人負責公文接收工作。接收人員應在收到公文后，立即進行登記。2.登記內容包括公文的來文單位、文號、標題、密級、份數、日期、附件等信息。確保登記信息準確、完整。3.使用統一的公文登記簿，按照時間順序進行登記，便于查詢和管理。初步審核1.接收人員對收到的公文進行初步審核，檢查公文的完整性，包括是否有缺頁、破損等情況。2.核對公文的來文單位、文號等信息是否準確無誤，確保公文來源可靠。3.對于緊急公文，應在登記后立即標注“緊急”字樣，并優先傳遞給相關領導或部門。分類整理1.根據公文的性質、內容和涉及部門，對公文進行分類整理。2.分為上級來文、公司發文、平行文、會議文件、其他文件等類別，并分別存放。3.對于同類公文，按照時間順序或重要程度進行排序，便于查找和使用。傳遞分發1.根據公文的內容和要求，確定公文的傳遞對象和分發范圍。2.通過內部辦公系統、電子郵件、紙質文件傳遞等方式，將公文及時傳遞給相關人員或部門。3.在傳遞公文時，應填寫公文傳遞單，注明傳遞時間、傳遞人、接收人等信息，確保公文傳遞過程可追溯。4.對于重要公文或涉及多個部門的公文，應組織相關部門進行會簽或聯合辦理，并明確各部門的職責和辦理時限。跟蹤催辦1.建立公文跟蹤催辦機制，對重要公文和緊急公文的辦理情況進行跟蹤。2.定期檢查公文的辦理進度，對于超過辦理時限的公文，及時與承辦部門或人員溝通，了解原因，并進行催辦。3.催辦方式可采用電話、郵件、書面通知等形式，確保公文辦理工作按時完成。歸檔保存1.公文辦理完畢后，承辦部門或人員應將公文原件及相關資料及時歸檔保存。2.歸檔文件應按照公司檔案管理規定進行整理和裝訂，確保檔案的完整性和規范性。3.檔案管理人員應定期對歸檔公文進行檢查和維護，防止檔案丟失、損壞等情況發生。電子公文接收管理電子公文的定義及范圍1.電子公文是指以電子數據形式生成、傳輸、存儲的各類公文，包括文件、通知、報告、報表等。2.電子公文的范圍涵蓋公司內部辦公系統、電子郵件系統以及外部單位通過電子方式發送的公文。接收要求1.接收電子公文時，應確保文件格式正確、內容完整，無病毒感染等情況。2.對于加密的電子公文，接收人員應按照規定的解密方式進行解密，確保能夠正常查閱和處理。3.及時將電子公文下載保存到指定的文件夾中，并按照分類整理的要求進行命名和存放，便于查找和管理。存儲與備份1.建立電子公文存儲服務器，按照公文類別和時間順序對電子公文進行存儲。2.定期對電子公文進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。3.制定電子公文存儲期限和清理制度，按照規定對過期或無用的電子公文進行清理，釋放存儲空間。查閱與使用1.授權相關人員通過公司內部辦公系統或其他指定方式查閱電子公文。2.在查閱電子公文時，應遵守公司的保密規定，不得擅自復制、轉發或泄露公文內容。3.如需對電子公文進行修改或編輯，應按照公司的文件管理規定進行操作，并保留修改記錄。保密規定公文保密級別劃分1.絕密：涉及公司核心機密，一旦泄露將對公司造成重大損失的公文。2.機密：涉及公司重要業務信息、商業秘密等，泄露后可能對公司產生較大影響的公文。3.秘密：涉及公司一般業務信息，泄露后可能對公司造成一定影響的公文。保密措施1.對不同保密級別的公文，采取相應的保密措施。絕密級公文應專人專管，嚴格限制接觸范圍；機密級公文應在一定范圍內傳閱，并做好登記；秘密級公文應按照公司規定進行正常管理。2.接收人員在接收、傳遞、保管公文過程中，應嚴格遵守保密規定，不得私自將公文帶出辦公區域，不得向無關人員透露公文內容。3.對于涉及保密內容的公文，應在文件上加蓋保密標識，并注明保密期限。4.定期對公文保密情況進行檢查，發現問題及時采取措施進行處理。責任追究對接收人員的責任追究1.接收人員如因工作失誤，導致公文接收不及時、登記錯誤、傳遞失誤等情況，給公司工作造成影響的，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.如接收人員違反保密規定，泄露公文內容，給公司造成損失的，將依法追究其法律責任，并按照公司規定給予相應的紀律處分。對承辦部門和人員的責任追究1.承辦部門或人員如未按照規定的時間和要求辦理公文，導致工作延誤的，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.如承辦部門或人員在公文辦理過程中違反公司規定，擅自更改公文內容、泄露公文機密等，給公司造成損失的，將依法追究其