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會(huì)議管理培訓(xùn)課程前言會(huì)必有議，議必有決，決必有行，行必有果。是大家對(duì)會(huì)議的共同期待，是求問題的解決，工作目標(biāo)的達(dá)成！會(huì)議的定義：多數(shù)人匯集在一起討論議事。壹、會(huì)議結(jié)構(gòu)與流程說明一、會(huì)議結(jié)構(gòu)(1)宣達(dá)(2)檢討(3)協(xié)調(diào)(4)解決問題(5)搜集意見(1)計(jì)畫

(2)執(zhí)行

(3)確認(rèn)

(4)修正二、會(huì)議流程

貳、會(huì)議的目的與成功會(huì)議原因？一、會(huì)議的目的集合眾人智慧與資源，共謀解決問題之策二、成功的會(huì)議原因(1)主持人的角色(2)會(huì)議討論的結(jié)構(gòu)(3)主持會(huì)議的技巧

─議題

─與會(huì)人(4)會(huì)議後的追蹤事項(xiàng)三、會(huì)議常見的問題(1)未經(jīng)深思及充足準(zhǔn)備就主持會(huì)議(2)會(huì)前未發(fā)開會(huì)告知(3)開會(huì)議程未事先規(guī)劃(4)無法控制討論主題(5)沒有記錄會(huì)中決議及同意的行動(dòng)計(jì)劃問題？

四、會(huì)議異常的問題處理(1)不必召開會(huì)議的措施重點(diǎn)：a.目的b.理由c.措施

(2)不得不召開會(huì)議的理由重點(diǎn)：具體與明確化

參、有效的會(huì)議結(jié)構(gòu)一.會(huì)議的計(jì)劃二.議程規(guī)劃與告知三.議程內(nèi)容的準(zhǔn)備四.會(huì)議討論也許問題點(diǎn)五.會(huì)議進(jìn)行控制六.會(huì)議總結(jié)及記錄步驟一.計(jì)劃會(huì)議1.1.想清晰你的確切目標(biāo)1.2.確定為什麼開會(huì)1.3.列下主題步驟二.議程規(guī)劃與會(huì)議告知2.1規(guī)劃開會(huì)前確認(rèn)事項(xiàng)：(1)確定出席者懂得主題(2)清晰標(biāo)示各個(gè)主題討論目的(3)出席名單及人員出席狀況確認(rèn)(4)不克出席者應(yīng)預(yù)先獲得主席同意，並指定職務(wù)代理人A.議程規(guī)劃：2.2規(guī)劃開會(huì)進(jìn)行流程結(jié)構(gòu)：

(1)宣佈開會(huì)的內(nèi)容與時(shí)間配置(2)報(bào)告出席的人數(shù)、時(shí)間配置(3)報(bào)告會(huì)議的議程、時(shí)間配置(4)宣讀上次會(huì)議記錄、時(shí)間配置(5)報(bào)告上次決議案執(zhí)行情況、時(shí)間配置(6)進(jìn)行本次會(huì)議預(yù)定討論事項(xiàng)、時(shí)間配置(7)臨時(shí)動(dòng)議、時(shí)間配置(8)宣讀決議事項(xiàng)、時(shí)間配置(9)宣佈散會(huì)、時(shí)間配置2.3規(guī)劃開會(huì)後工作事項(xiàng)：

(1)會(huì)議記錄擔(dān)當(dāng)者(2)會(huì)議內(nèi)容校對(duì)(3)會(huì)議內(nèi)容呈報(bào)對(duì)象(4)會(huì)議內(nèi)容確認(rèn)作業(yè)流程(5)會(huì)議記錄分發(fā)作業(yè)與建檔

2.4準(zhǔn)備開會(huì)告知注意事項(xiàng)內(nèi)容不要過於簡單或模糊告知項(xiàng)目應(yīng)適度的分類最理想的會(huì)議告知時(shí)間是“?天前”B.會(huì)議告知步驟三.議程內(nèi)容的準(zhǔn)備3.1.將討論主題依邏輯排列3.2.分派每個(gè)主題討論時(shí)間3.3.決定主題先後次序,以“重要性”為主,非緊急性為次步驟四.會(huì)議討論也許問題點(diǎn)如下幾個(gè)思索點(diǎn):4.1.那些地方也許會(huì)出現(xiàn)問題?4.2.這些問題存在多久了?4.3.目前情況發(fā)展的趨勢或程度的後果?4.4.分析診斷問題癥結(jié)?4.5.有什麼解決方案?步驟五.會(huì)議進(jìn)行控制在詮釋及行動(dòng)先提醒證據(jù)防止其他人穿插不相關(guān)問題不要停留在沒有決議的問題打轉(zhuǎn)步驟六.會(huì)議總結(jié)及記錄6.1.每個(gè)主題討論確定決議事項(xiàng)後,主席應(yīng)彙整並確認(rèn)同意事項(xiàng)6.2.製作會(huì)議記錄並定時(shí)追蹤執(zhí)行結(jié)果肆、會(huì)議主持的程序1.導(dǎo)入

議題2.引出

意見4.導(dǎo)出

結(jié)論3.歸納

要點(diǎn)

第一階段導(dǎo)入議題建立可自由發(fā)言的氣氛使與會(huì)人員的關(guān)注力得以集中詳細(xì)說明主題及目的明確表達(dá)會(huì)議的預(yù)定程序須告知全體人員的事項(xiàng)第二階段引出意見應(yīng)討論的事項(xiàng)及其順序所期望的意見及資訊屬於何種層面發(fā)問的內(nèi)容架構(gòu)使全體人員發(fā)言使發(fā)言內(nèi)容不致偏離主題第三階段歸納要點(diǎn)發(fā)言內(nèi)容的整頓措施檢討的事項(xiàng)為何?其標(biāo)準(zhǔn)為?少數(shù)意見應(yīng)怎樣處理?怎樣獲得全體的同意結(jié)論歸納的措施第四階段導(dǎo)出結(jié)論執(zhí)行結(jié)論要點(diǎn)整頓時(shí)目的的再確認(rèn)完畢討論的項(xiàng)目應(yīng)對(duì)執(zhí)行的內(nèi)容求得同意表達(dá)謝意1.

怎樣做好會(huì)議的準(zhǔn)備2.會(huì)議中的溝通與報(bào)告技巧伍、會(huì)議參與者的技巧1.1參加前的準(zhǔn)備

1.1.1與會(huì)者有哪些人1.1.2會(huì)議的目的1.1.3應(yīng)準(zhǔn)備哪些資料1.2會(huì)議中應(yīng)注意事項(xiàng)

1.2.1提早到會(huì)場1.2.2不要中途離席1.2.3儀容要整潔1.2.4發(fā)言簡單扼要切中主題1.

怎樣做好會(huì)議的準(zhǔn)備2.1溝通技巧2.1.1重點(diǎn)是說明內(nèi)容2.1.2對(duì)事不對(duì)人的要領(lǐng)2.2報(bào)告流程2.2.1首先報(bào)告結(jié)果2.2.2另一方面報(bào)告內(nèi)容2.2.3最後報(bào)告建議2.會(huì)議中的溝通與報(bào)告技巧陸、主持會(huì)議的技巧與實(shí)務(wù)6.1討論議題的技巧

A.會(huì)議一開始,主席應(yīng)確認(rèn)今天會(huì)議必完畢議題準(zhǔn)備討論事項(xiàng)

B.主持人也許可以提供某些選擇

C.主持人需要確認(rèn)每一成員都懂得要討論的議題及討論的目的D.萬一議題內(nèi)容太複雜,則需拆成幾個(gè)細(xì)目分類討論，防止誤會(huì)及混亂是主席的責(zé)任

E.針對(duì)討論主題,適度甄詢專業(yè)人士的經(jīng)驗(yàn)或事實(shí)真相

F.在複雜問題討論過程中,主持人要適時(shí)協(xié)助過濾整理要點(diǎn)簡化討論內(nèi)容

G.假如是討論一草案,發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤時(shí),應(yīng)指定專人限時(shí)修正,並此外擇時(shí)再開會(huì)討論以節(jié)省時(shí)間

H.針對(duì)再費(fèi)時(shí)整頓準(zhǔn)備獲得實(shí)據(jù)或陷入爭議短期無法獲得共識(shí)的項(xiàng)目,主席應(yīng)適時(shí)制止並此外擇時(shí)再開會(huì)討論

I.每一項(xiàng)目討論結(jié)果後,主席應(yīng)簡單清晰彙總同意事項(xiàng)及行動(dòng)計(jì)劃並記錄於會(huì)議記錄中6.2.安排人的技巧.嚴(yán)格規(guī)定與會(huì)人準(zhǔn)時(shí)出席.會(huì)議環(huán)境的安排:a.會(huì)議桌b.環(huán)境的安排.控制喋喋不休的場面.鼓勵(lì)沉默者表答意見.保護(hù)弱者.鼓勵(lì)不一樣意見產(chǎn)生.建議是明日成功的種子,因此留心建議不要受到不必要的排擠.越資深的人越後徵詢他的見解,可以刺激建議的多樣化.達(dá)成共識(shí)時(shí)要馬上記錄

6.3.主持人的技巧

(1)開場白程序與技巧

程序：問候說明目的技巧：適時(shí)的讚美

(2)結(jié)論程序與技巧程序：說明與會(huì)者建議與想法說明處置方式技巧：具體可行才提出

(3)發(fā)問程序與技巧程序：開放式的詢問運(yùn)用跟的話語技巧：5why

.(4)傾聽程序與技巧程序：規(guī)定詳述覆誦的話語技巧：能不能………..

(5)時(shí)間局限性的處理技巧程序：喊停說明處置方式技巧：停、停、停……….

(6)澄清程序與技巧程序：重複發(fā)言者的話語規(guī)定說明容內(nèi)技巧：假如我沒聽錯(cuò)………..

6.4會(huì)議主持人的檢核清單1.形成問題事項(xiàng)為何?(產(chǎn)生困擾的事項(xiàng)為何?)2.能否在會(huì)議上提出?3.目的為何?(期望的會(huì)議結(jié)果為何?)4.會(huì)議的型態(tài)為何?5.主題6.主席人員7.召開日期,需要時(shí)間8.場地9.準(zhǔn)備當(dāng)天攜帶的資料10.分發(fā)預(yù)先告知的資料11.當(dāng)日所需要的實(shí)際數(shù)據(jù)與資料12.當(dāng)天的工作分派(何種工作?何人負(fù)責(zé)?時(shí)間怎樣?)13.討論的要點(diǎn),議程

柒、會(huì)議控制的技巧1.怎樣處理與會(huì)人員不發(fā)言2.怎樣處理人身攻擊3.怎樣處理離題的狀況4.怎樣處理爭議的議題5.怎樣處理部門的本位主義6.怎樣處理爭功諉過的情況7.怎樣處理埋怨的情況8、怎樣處理少數(shù)人壟斷會(huì)議9、怎樣處理主席離題1.怎樣處理與會(huì)人員不發(fā)言

step1.說出對(duì)方不發(fā)言的現(xiàn)象

step2.說出自己的感受與建議

step3.規(guī)定對(duì)方給予見解或承諾

例：step1.老馮，今天你對(duì)會(huì)議都沒故意見（見解或是想法）喔，step2.我（個(gè)人）覺得這樣不發(fā)表意見你就失去了表達(dá)自己立場的機(jī)會(huì)囉，多少講點(diǎn)話吧！step3.把你對(duì)本次議題的見解說出來嘛，至少可以讓大家懂得你在想什麼，或做了多少吧！2.怎樣處理人身攻擊step1.說出對(duì)方的問題點(diǎn)step2.說出自己的感受與建議step3.規(guī)定對(duì)方停止step4.規(guī)定對(duì)方針對(duì)議題給意見

–

例：step1.老馮，你怎麼可以罵人家的老母呢？step2.我認(rèn)為罵人家的老母似乎是不太有修養(yǎng)（偏題了！），

這不是你平日會(huì)做的事情耶(或說不像你平日作風(fēng))，step3.請(qǐng)你停止（停止評(píng)論），step4.請(qǐng)你該回到議題，對(duì)這件事情表達(dá)你的意見和立場。3.怎樣處理離題的狀況

step1.直接說出對(duì)方的目前離題狀況

step2.說出自己的感受與建議

step3.規(guī)定對(duì)方針對(duì)議題給意見例：step1.老馮，我問你雞蛋一斤多少錢，你告訴我的野雞很美味，這並不是我要的答案？step2.謝謝你告知，別再談野雞的事情了好嗎？step3.請(qǐng)你告訴我雞蛋究竟一斤多少錢？

4.怎樣處理爭議的議題step1.說出雙方的問題點(diǎn)與立場step2.說出自己的感受與建議step3.規(guī)定雙方立即停止step4.規(guī)定雙方針對(duì)議題給具體可行辦法例：

step1.老馮和老馬，你們兩個(gè)一個(gè)堅(jiān)持比較粗比較好，

一個(gè)說比較長比較好，我懂得你們均有自己的立場。

step2.不過我覺得這樣爭下去也不是辦法，

step3.在我（個(gè)人）認(rèn)為小黃瓜是脆而多汁比較好請(qǐng)停止這種爭辯，

step4.這樣吧你們各自提出；你們要怎樣種的小黃瓜要怎樣可以變得又脆又多汁。

例：step1.老馮你們清潔部是負(fù)責(zé)企業(yè)的清潔任務(wù)，而老馬的打雜部本是負(fù)責(zé)換廁所的燈泡和衛(wèi)生紙的，step2.我（個(gè)人）不讚同你們?yōu)榱藥鸟R桶，究竟該誰來清潔搞得面紅耳赤！請(qǐng)你們兩部門為了同仁上廁所的舒適而努力吧。step3.請(qǐng)（停止）不要再吵了。step4.那請(qǐng)你們提出對(duì)於廁所維的責(zé)任區(qū)域和責(zé)任提出建言吧。5.怎樣處理部門的本位主義

step1.說出各部門的立場與任務(wù)

step2.說出自己的感受與建議

step3.規(guī)定與會(huì)者立即停止

step4.規(guī)定與會(huì)者制要針對(duì)議題給具體可行辦法6.怎樣處理爭功諉過的情況step1.說出與會(huì)者的立場與任務(wù)

step2.說出自己的感受與建議

step3.同意與會(huì)者功過的情況step4.規(guī)定與會(huì)者制要針對(duì)議題給具體可行辦法例：step1.老馮，這次參加此會(huì)議是為了討論環(huán)境清潔，與改進(jìn)議題與各人的任務(wù)分組。step2.你們每個(gè)人都說廁所掃得很乾淨(jìng)是自己的功勞step3.我同意環(huán)境保養(yǎng)得好，是各位的功勞，step4.但愿你們能對(duì)於環(huán)境的改善提出更具體的建議。7.怎樣處理埋怨的情況step1.說出對(duì)方的埋怨的情況step2.同意對(duì)方的感受step3.規(guī)定對(duì)方停止step4.規(guī)定對(duì)方只要針對(duì)議題給意見例：step1.老馮，你似乎對(duì)於你的份內(nèi)工作打掃廁所有所埋怨，step2.我相信你一定對(duì)於這工作內(nèi)容有不一樣見解，step3.不過請(qǐng)你停止埋怨，step4.請(qǐng)你對(duì)於怎樣讓廁所變得更乾淨(jìng)整潔提出你的建議。

8.怎樣處理少數(shù)人壟斷會(huì)議step1.說出目前會(huì)議發(fā)