商場購物卡管理制度一、總則1.目的為規范公司商場購物卡的管理，確保購物卡的發放、使用、回收等環節合法合規、透明有序，充分發揮購物卡在公司業務往來、員工福利等方面的積極作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及商場購物卡的管理活動，包括購物卡的采購、保管、發放、使用及回收等環節。3.基本原則合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關財務制度，確保購物卡管理活動合法合規。透明性原則：購物卡的管理過程應公開透明，接受公司內部監督。合理性原則：根據公司實際業務需求和員工福利政策，合理確定購物卡的發放范圍、標準和用途。安全性原則：加強購物卡的保管和使用安全，防止丟失、被盜用等情況發生。二、購物卡的采購1.采購渠道公司統一通過與信譽良好、具有合法資質的商場或第三方禮品卡供應商合作進行購物卡采購。采購前需對供應商進行嚴格的資質審查，確保其具備合法經營資格、良好的商業信譽和完善的售后服務體系。采購人員應收集至少三家供應商的報價、產品規格、服務條款等信息進行比較，選擇性價比最高的供應商。2.采購流程需求申請：各部門根據業務需要或員工福利計劃，提前填寫《商場購物卡采購申請表》，詳細說明采購原因、預計采購數量、用途等信息，并提交至公司行政部門。審批：行政部門對申請表進行初步審核后，提交至公司管理層審批。審批通過后，行政部門將采購任務下達給指定的采購人員。采購執行：采購人員按照審批確定的采購數量、金額等要求，與選定的供應商簽訂采購合同，并跟進購物卡的制作、交付等事宜。驗收：購物卡交付后，由行政部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括購物卡的數量、面值、有效期、卡面信息等是否與合同一致，確保購物卡的質量和準確性。驗收合格后，填寫《商場購物卡驗收單》。三、購物卡的保管1.保管責任公司設立專門的購物卡保管崗位，由專人負責購物卡的保管工作。保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保購物卡的安全存放。保管人員應嚴格遵守公司的財務制度和保密規定，不得擅自將購物卡信息泄露給無關人員。2.保管場所購物卡應存放在公司專門設置的保險柜或安全的儲物室中，確保存放環境安全、干燥、通風良好，防止購物卡受潮、損壞或丟失。3.保管記錄保管人員應建立詳細的購物卡保管臺賬，記錄購物卡的購入日期、數量、面值、起止號碼、發放情況、回收情況等信息。臺賬應定期進行核對和更新，確保賬實相符。四、購物卡的發放1.發放范圍業務往來：因業務拓展、客戶關系維護等需要，可向合作客戶、供應商等發放購物卡。發放對象應根據公司業務政策和實際情況確定，并報公司管理層審批。員工福利：根據公司福利政策，可向全體員工或特定崗位員工發放購物卡作為節日福利、生日福利等。員工福利購物卡的發放標準應公平合理，并在公司內部進行公示。2.發放流程申請：涉及購物卡發放的部門或個人填寫《商場購物卡發放申請表》，注明發放對象、原因、預計發放數量、面值等信息，并提交至公司行政部門。審批：行政部門對申請表進行審核后，提交至公司管理層審批。審批通過后，行政部門根據審批意見通知保管人員準備相應數量的購物卡。發放：保管人員按照審批確定的發放名單和數量，將購物卡發放給相關人員。發放過程中，應要求領取人在《商場購物卡發放登記表》上簽字確認，確保發放記錄準確無誤。3.特殊情況處理如因特殊原因需要變更發放對象、數量或面值等信息，需重新填寫申請表并按照原審批流程進行審批。對于離職員工，應在其離職手續辦理完畢后，停止發放購物卡。如已發放但未使用的購物卡，應按照規定進行回收。五、購物卡的使用1.使用范圍購物卡僅限在指定的商場或其關聯門店內使用，用于購買商品或服務。具體使用范圍以購物卡背面注明的為準。2.使用規定員工或業務往來對象在使用購物卡時，應遵守商場的相關規定和消費流程。購物卡不得用于套現、購買違禁品或進行其他違法違規活動。如因購物卡質量問題或商場原因導致無法正常使用，持卡人應及時與公司行政部門聯系，由行政部門協調供應商或商場解決。3.使用記錄員工或業務往來對象在使用購物卡后，應保留購物小票或消費憑證，并及時提交給公司相關部門備案。備案信息應包括消費時間、消費金額、消費項目等，以便公司進行監督和管理。六、購物卡的回收1.回收原因員工離職時，未使用完的購物卡應按照公司規定進行回收。因業務調整、合作終止等原因，已發放給業務往來對象的購物卡如有剩余，應及時回收。購物卡出現丟失、被盜用等異常情況時，應立即進行回收并采取相應的措施。2.回收流程通知：對于需要回收購物卡的情況，由公司行政部門或相關業務部門向持卡人發出《商場購物卡回收通知》，明確回收原因、回收時間等要求。回收：持卡人應在規定時間內將未使用完的購物卡交回公司行政部門。行政部門在收到購物卡后，應進行核對和登記，并在《商場購物卡回收登記表》上注明回收日期、回收金額等信息。處理：回收的購物卡應及時交回公司保管人員進行妥善保管。對于因質量問題或其他原因無法正常使用的購物卡，應與供應商協商處理。七、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對商場購物卡的管理情況進行審計，檢查購物卡的采購、保管、發放、使用及回收等環節是否符合本制度規定，是否存在違規操作或潛在風險。審計結果應及時向公司管理層匯報，并提出改進建議。2.財務監督財務部門負責對購物卡的財務核算進行監督，確保購物卡的采購、發放等費用支出符合公司財務制度和預算管理要求。定期核對購物卡的賬目，保證賬實相符。3.日常檢查行政部門應加強對購物卡管理工作的日常檢查，包括保管場所的安全檢查、發放記錄的核對、使用情況的抽查等。發現問題及時整改，并對相關責任人進行嚴肅處理。八、違規處理1.違規行為界定未經審批擅自采購、發放購物卡。保管人員未妥善保管購物卡，導致購物卡丟失、被盜用等。持卡人違規使用購物卡，如套現、購買違禁品等。故意隱瞞或虛報購物卡發放、使用情況。其他違反本制度規定的行為。2.處理措施對于輕微違規行為，由公司行政部門對相關責任人進行批評教育，并責令其限期整改。對于情節較重的違規行為，公司將視情況給予警告、罰款、降職、撤