外加工入庫管理制度一、總則1.目的為了規范公司外加工產品的入庫管理流程，確保外加工產品的質量、數量準確無誤，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有外加工產品的入庫管理。3.職責分工采購部門：負責與外加工供應商溝通協調，簽訂外加工合同，明確加工產品的規格、數量、質量要求、交貨期等條款，并跟蹤外加工產品的生產進度，確保按時交貨。質量檢驗部門：負責對外加工產品進行檢驗，確保產品質量符合公司要求。檢驗合格的產品出具檢驗報告，檢驗不合格的產品及時通知采購部門與供應商協商處理。倉庫管理部門：負責外加工產品的入庫接收、存儲保管、發放等工作。根據采購部門提供的送貨單和質量檢驗部門出具的檢驗報告，辦理產品入庫手續，并按照規定的存儲方式進行保管，確保產品安全、完整。財務部門：負責對外加工產品的采購成本進行核算，根據倉庫管理部門提供的入庫單和采購部門提供的發票等憑證，進行賬務處理。二、外加工產品采購管理1.供應商選擇采購部門應根據公司生產經營需求，通過市場調研、供應商推薦、招標等方式，選擇合格的外加工供應商。選擇的供應商應具備良好的信譽、生產能力、質量控制能力和價格優勢。采購部門應對供應商進行評估和審核，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、生產能力、質量狀況、價格水平、交貨期等情況。定期對供應商進行考核評價，對于不符合要求的供應商及時進行淘汰或整改。2.合同簽訂采購部門與選定的外加工供應商簽訂外加工合同，明確雙方的權利和義務。合同應包括加工產品的規格、數量、質量要求、價格、交貨期、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給質量檢驗部門、倉庫管理部門和財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。3.生產進度跟蹤采購部門應建立外加工產品生產進度跟蹤機制，定期與供應商溝通，了解產品的生產進度情況。如發現供應商生產進度延遲或可能影響交貨期的情況，應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施確保產品按時交貨。采購部門應要求供應商定期提供生產進度報告，報告應包括產品的生產數量、質量狀況、預計交貨時間等信息。采購部門根據供應商提供的生產進度報告，及時調整公司內部的生產計劃和物料需求計劃。三、外加工產品檢驗管理1.檢驗標準質量檢驗部門應根據公司產品質量要求和外加工合同約定，制定外加工產品的檢驗標準。檢驗標準應明確產品的外觀、尺寸、性能、包裝等方面的質量要求。檢驗標準應及時傳達給采購部門和供應商，確保雙方對產品質量要求達成一致。2.檢驗流程外加工產品到貨后，倉庫管理部門應及時通知質量檢驗部門進行檢驗。質量檢驗部門接到通知后，應安排檢驗人員按照檢驗標準對外加工產品進行檢驗。檢驗人員應首先核對送貨單與外加工合同的一致性，包括產品的規格、數量、型號等信息。然后對產品的外觀、尺寸、性能等進行檢驗，必要時進行抽樣檢測。檢驗合格的產品，質量檢驗部門應出具檢驗報告，并在送貨單上簽字確認。檢驗不合格的產品，質量檢驗部門應出具不合格報告，詳細說明不合格原因，并及時通知采購部門與供應商協商處理。3.不合格產品處理采購部門接到質量檢驗部門出具的不合格報告后，應及時與供應商溝通，協商處理不合格產品的方式。處理方式包括退貨、換貨、返工等。如供應商同意退貨，采購部門應安排退貨事宜，并及時通知倉庫管理部門辦理退貨手續。如供應商同意換貨或返工，采購部門應要求供應商制定換貨或返工計劃，并跟蹤計劃的執行情況，確保不合格產品得到妥善處理。對于因不合格產品給公司造成的損失，采購部門應根據合同約定向供應商索賠。四、外加工產品入庫管理1.入庫準備倉庫管理部門在接到采購部門的送貨通知后，應根據外加工產品的特點和數量，做好入庫準備工作。包括安排合適的存儲倉位、準備驗收工具、清理倉庫等。倉庫管理部門應根據質量檢驗部門出具的檢驗報告，核對送貨單上的產品信息與實際到貨產品是否一致。如不一致，應及時通知采購部門和質量檢驗部門進行核實處理。2.入庫驗收倉庫管理部門按照送貨單和檢驗報告對外加工產品進行入庫驗收。驗收內容包括產品的數量、規格、型號、外觀、質量等。驗收合格的產品，倉庫管理部門應在送貨單上簽字確認，并辦理入庫手續。入庫手續應包括填寫入庫單、登記庫存臺賬等。入庫單應注明產品的名稱、規格、型號、數量、供應商、入庫日期等信息。驗收不合格的產品，倉庫管理部門應拒絕辦理入庫手續，并及時通知采購部門和質量檢驗部門進行處理。3.入庫存儲倉庫管理部門應根據外加工產品的性質和特點，選擇合適的存儲方式進行保管。對于有特殊存儲要求的產品，如易燃易爆物品、易腐蝕物品等，應按照相關規定進行存儲。倉庫管理部門應定期對庫存產品進行盤點，確保賬實相符。如發現庫存產品有損壞、變質等情況，應及時報告上級領導，并采取相應的措施進行處理。倉庫管理部門應做好倉庫的安全管理工作，確保倉庫環境安全，防止產品被盜、被損壞等情況的發生。五、外加工產品發放管理1.發放原則外加工產品的發放應遵循“先進先出、按需發放”的原則，確保產品的合理使用和庫存周轉率。倉庫管理部門應根據生產部門的領料需求，及時發放外加工產品。領料單應注明產品的名稱、規格、型號、數量、領用部門、領用日期等信息。2.發放流程生產部門需要領用外加工產品時，應填寫領料單，并提交給倉庫管理部門。領料單應由生產部門負責人簽字確認。倉庫管理部門接到領料單后，應核對領料單上的信息與庫存臺賬是否一致。如一致，應按照領料單上的數量發放產品，并在領料單上簽字確認。如不一致，應及時通知生產部門進行核實處理。倉庫管理部門發放產品后，應及時更新庫存臺賬，記錄產品的發放日期、數量、領用部門等信息。3.發放記錄倉庫管理部門應建立外加工產品發放記錄臺賬，詳細記錄產品的發放日期、數量、領用部門、用途等信息。發放記錄臺賬應定期進行核對和清理，確保記錄的準確性和完整性。財務部門應根據倉庫管理部門提供的發放記錄臺賬，對外加工產品的成本進行核算和分攤。六、庫存盤點管理1.盤點計劃倉庫管理部門應定期制定外加工產品庫存盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員、方法等。盤點計劃應報上級領導批準后實施。盤點計劃應根據公司的生產經營情況和庫存管理要求進行制定，一般每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.盤點實施倉庫管理部門按照盤點計劃組織人員進行庫存盤點。盤點人員應認真核對庫存產品的數量、規格、型號、質量等信息，確保賬實相符。盤點過程中如發現賬實不符的情況，應及時記錄并查明原因。對于盤盈或盤虧的產品，應填寫盤盈盤虧報告表，詳細說明原因和處理意見。3.盤點結果處理倉庫管理部門將盤點結果報上級領導審批后，根據審批意見進行處理。對于盤盈的產品，應及時調整庫存臺賬，并查明原因進行相應的處理。對于盤虧的產品，應根據原因追究相關責任人的責任，并進行相應的賬務處理。倉庫管理部門應根據盤點結果總結庫存管理中存在的問題，提出改進措施和建議，不斷完善庫存管理制度。七、數據管理與信息溝通1.數據管理采購部門、質量檢驗部門、倉庫管理部門和財務部門應建立外加工產品相關數據的管理制度，確保數據的準確、完整和及時更新。各部門應定期對本部門的數據進行核對和清理，防止數據錯誤或丟失。同時，應做好數據的備份工作，防止數據因意外情況而丟失。2.信息溝通采購部門、質量檢驗部門、倉庫管理部門和財務部門之間應建立有效的信息溝通機制，及時傳遞外加工產品的相關信息。采購部門應及時向質量檢驗部門和倉庫管理部門通報外加工產品的生產進度、交貨期等信息。質量檢驗部門應及時向采購部門和倉庫管理部門通報產品的檢驗情況。倉庫管理部門應及時向采購部門和財務部門通報產品的入庫、發放、庫存等情況。財務部門應及時向采購部門和倉庫管理部門提供財務核算和資金支付等方面的信息。各部門之間應定期召開外加工產品管理協調會議，溝通工作進展情況，協調解決存在的問題，確保外加工產品管理工作的順利進行。八、監督與考核1.監督檢查公司應建立外加工產品入庫管理制度的監督檢查機制，定期對外加工產品的采購、檢驗、入庫、發放、庫存盤點等環節進行監督檢查。監督檢查可采用內部審計、專項檢查、日常巡查等方式進行。對于發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.考核評價公司應建立外加工產品入庫管理制度的考核評價機制，對采購部門、質量檢驗部