存銷售合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司銷售合同的規范化管理，維護公司合法權益，提高銷售合同的簽訂、履行質量，保障公司銷售業務的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等相關事宜。（三）基本原則1.依法簽訂原則：銷售合同的簽訂必須遵守國家法律法規，符合國家政策要求。2.平等互利原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上，充分協商達成一致，確保雙方的合法權益得到保障。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、銷售合同的簽訂（一）簽訂流程1.客戶洽談：銷售人員與客戶就銷售產品或服務的相關事宜進行洽談，明確客戶需求、產品規格、數量、價格、交貨時間、付款方式等條款。2.合同起草：銷售人員根據洽談結果，起草銷售合同文本。合同文本應使用公司統一制定的格式，確保條款完整、準確、清晰。3.合同審核：銷售人員將起草好的合同文本提交給銷售部門負責人審核。銷售部門負責人應對合同的條款進行審查，重點關注合同的合法性、合理性、完整性以及與公司銷售政策的一致性。銷售部門負責人審核通過后，將合同文本提交給法務部門審核。法務部門應對合同的法律條款進行審查，確保合同符合法律法規的要求，避免法律風險。法務部門審核通過后，將合同文本提交給財務部門審核。財務部門應對合同的付款方式、結算周期、發票開具等財務條款進行審查，確保公司的財務利益得到保障。4.合同簽訂：經各部門審核通過的合同文本，由銷售人員與客戶簽訂。簽訂合同時，雙方應在合同上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表人簽字確認。（二）簽訂要求1.合同條款應明確、具體，避免模糊不清或歧義性的表述。對于合同中的重要條款，如產品規格、數量、價格、交貨時間、付款方式等，應詳細約定，確保雙方的權利和義務明確。2.合同中應明確雙方的違約責任，以便在合同履行過程中出現違約情況時，能夠及時追究違約方的責任。違約責任應具體、明確，具有可操作性。3.合同中應約定爭議解決方式，如協商解決、仲裁或訴訟等。爭議解決方式應明確、具體，避免在發生爭議時出現爭議。三、銷售合同的履行（一）履行職責分工1.銷售部門：負責合同的簽訂、跟蹤、協調和執行，確保合同按時、按質、按量履行。具體職責包括：與客戶保持溝通，及時了解客戶需求；組織生產或采購，確保產品按時交付；協調物流配送，確保產品安全送達客戶手中；處理合同履行過程中的問題和糾紛，及時向相關部門反饋。2.生產部門：負責根據銷售合同的要求，組織生產產品，確保產品質量符合合同約定。具體職責包括：制定生產計劃，合理安排生產進度；組織原材料采購，確保原材料供應及時、質量合格；控制生產過程中的質量，確保產品質量符合標準；及時向銷售部門反饋生產進度和產品質量情況。3.物流部門：負責根據銷售合同的要求，組織產品的物流配送，確保產品安全、及時送達客戶手中。具體職責包括：選擇合適的物流供應商，簽訂物流合同；安排產品的運輸和倉儲，確保產品安全；跟蹤物流信息，及時向銷售部門反饋物流進度；處理物流過程中的問題和糾紛，確保物流服務質量。4.財務部門：負責根據銷售合同的要求，收取客戶款項，開具發票，并進行賬務處理。具體職責包括：審核銷售合同的付款方式和結算周期，確保符合公司財務政策；及時與客戶溝通，催收到期款項；開具發票，確保發票內容準確、規范；進行賬務處理，確保財務數據準確、及時。（二）履行跟蹤與監控1.銷售部門應建立銷售合同履行臺賬，對合同的簽訂、履行情況進行詳細記錄。臺賬應包括合同編號、客戶名稱、產品名稱、規格、數量、價格、交貨時間、付款方式、實際履行情況等信息。2.銷售部門應定期對銷售合同的履行情況進行跟蹤和監控，及時發現問題并采取措施解決。對于逾期未履行的合同，應及時與客戶溝通，了解原因，并采取相應的催款措施或調整交貨時間。3.生產部門應根據銷售合同的要求，合理安排生產計劃，確保產品按時交付。在生產過程中，應加強質量控制，確保產品質量符合合同約定。如因生產原因導致產品無法按時交付，應及時向銷售部門反饋，并采取相應的解決措施。4.物流部門應根據銷售合同的要求，合理安排物流配送，確保產品安全、及時送達客戶手中。在物流過程中，應加強跟蹤和監控，及時了解物流信息，如發現問題應及時采取措施解決。如因物流原因導致產品無法按時交付，應及時向銷售部門反饋，并采取相應的解決措施。5.財務部門應根據銷售合同的要求，及時收取客戶款項，開具發票，并進行賬務處理。在收款過程中，應加強與客戶溝通，催收到期款項，確保公司資金及時回籠。如發現客戶存在逾期付款等問題，應及時向銷售部門反饋，并采取相應的催款措施。四、銷售合同的變更、解除及終止（一）變更1.合同變更的情形：客戶提出變更合同條款的要求，如產品規格、數量、價格、交貨時間、付款方式等。因不可抗力因素導致合同無法履行或需要變更履行方式。因法律法規或政策調整導致合同需要變更。其他經雙方協商一致需要變更合同的情形。2.變更流程：合同變更的申請：由提出變更要求的一方填寫《銷售合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容及對合同履行的影響。變更審核：《銷售合同變更申請表》提交給原合同簽訂部門審核，審核通過后提交給法務部門審核。法務部門應對變更條款的合法性進行審查，確保變更后的合同符合法律法規的要求。變更簽訂：經法務部門審核通過的合同變更申請，由雙方簽訂變更協議。變更協議應明確變更的條款內容、生效時間等，并加蓋雙方公章或合同專用章。（二）解除1.合同解除的情形：雙方協商一致同意解除合同。因不可抗力因素導致合同無法履行，且雙方協商一致同意解除合同。一方嚴重違反合同約定，另一方依法行使解除權。因法律法規或政策調整導致合同無法履行，且雙方協商一致同意解除合同。其他符合法律法規規定的解除合同的情形。2.解除流程：合同解除的申請：由提出解除合同要求的一方填寫《銷售合同解除申請表》，詳細說明解除合同的原因及依據。解除審核：《銷售合同解除申請表》提交給原合同簽訂部門審核，審核通過后提交給法務部門審核。法務部門應對解除合同的合法性進行審查，確保解除合同符合法律法規的要求。解除通知：經法務部門審核通過的合同解除申請，由提出解除合同的一方以書面形式通知對方。解除通知應明確解除合同的原因、時間及雙方的權利和義務。解除協議簽訂：雙方收到解除通知后，應協商簽訂解除協議。解除協議應明確解除合同的條款內容、生效時間等，并加蓋雙方公章或合同專用章。（三）終止1.合同終止的情形：合同履行完畢。合同解除。因不可抗力因素導致合同無法履行，且雙方協商一致同意終止合同。因法律法規或政策調整導致合同無法履行，且雙方協商一致同意終止合同。其他符合法律法規規定的終止合同的情形。2.終止流程：合同終止的確認：由銷售部門對合同的履行情況進行確認，確保合同已經履行完畢或符合終止條件。終止通知：銷售部門確認合同終止后，應及時以書面形式通知相關部門，如生產部門、物流部門、財務部門等。后續處理：各相關部門在收到終止通知后，應按照職責分工完成后續處理工作，如清理庫存、結算款項、注銷合同等。五、銷售合同的檔案管理（一）檔案收集1.銷售合同簽訂后，銷售人員應及時將合同原件及相關資料（如合同附件、訂單、發貨單、發票等）收集整理，并提交給公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應設立專門的銷售合同檔案柜，對收集到的銷售合同及相關資料進行分類存放，確保檔案的安全和完整。（二）檔案整理1.檔案管理部門應對收集到的銷售合同及相關資料進行整理，按照合同編號、簽訂時間、客戶名稱等進行分類編號。2.對于合同附件、訂單、發貨單、發票等資料，應與合同原件一并整理歸檔，并注明與合同的關聯關系。（三）檔案保管1.銷售合同檔案應妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應按照國家法律法規及公司相關規定執行。2.檔案管理部門應定期對銷售合同檔案進行檢查和盤點，發現問題及時處理。3.銷售合同檔案不得隨意借閱，確因工作需要借閱的，應按照公司檔案借閱管理制度辦理相關手續。（四）檔案查閱與銷毀1.檔案查閱：因工作需要查閱銷售合同檔案的，應填寫《銷售合同檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在檔案管理人員的監督下進行，不得擅自涂改、復印、轉借檔案資料。2.檔案銷毀：銷售合同檔案保管期滿后，如需銷毀的，應按照公司檔案銷毀管理制度辦理相關手續。檔案銷毀前，應進行登記造冊，經批準后，由專人負責銷毀，并在銷毀記錄上簽字確認。六、監督與考核（一）監督檢查1.公司應建立健全銷售合同監督檢查機制，定期對銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等情況進行監督檢查。2.監督檢查的內容包括：合同簽訂是否符合流程和要求；合同履行是否按時、按質、按量；合同變更、解除及終止是否符合法律法規和公司規定；合同檔案管理是否規范等。（二）考核辦法1.公司應制定銷售合同考核辦法，對銷售部門及相關人員在銷售合同管理工作中的表現進行考核。2.考核指標包括：合同簽訂準確率、合同履行率、逾期應收賬款回收率、合同檔案管理