學雜費賬戶管理制度一、總則（一）目的為規范公司學雜費賬戶的管理，確保學雜費資金的安全、準確、及時收付，保障員工及相關學生的利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及學雜費賬戶管理的所有部門及人員，包括但不限于人力資源部門、財務部門、相關業務經辦人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，依法進行學雜費賬戶的開設、使用、核算和管理。2.安全性原則：采取有效措施保障學雜費資金的安全，防止資金被盜用、挪用等風險。3.準確性原則：確保學雜費的收付記錄準確無誤，賬目清晰，及時反映資金的變動情況。4.及時性原則：及時處理學雜費的收付業務，提高資金使用效率，避免延誤相關學生的學習安排。5.保密性原則：對涉及學雜費賬戶的信息嚴格保密，保護員工及學生的隱私。二、賬戶的開設與管理（一）賬戶開設1.根據公司業務需要及管理要求，由財務部門負責統一在指定銀行開設學雜費專用賬戶。2.開設賬戶時，應按照銀行規定提交相關資料，確保賬戶信息準確無誤。開戶資料應包括但不限于公司營業執照、法人身份證明、授權委托書等。（二）賬戶信息變更1.若學雜費賬戶的相關信息（如賬戶名稱、賬號、開戶行等）發生變更，由財務部門及時辦理變更手續，并通知相關部門及人員。2.變更手續辦理完畢后，應確保新的賬戶信息在公司內部各相關系統及文件中進行更新，以保證信息的一致性。（三）賬戶日常管理1.財務部門應指定專人負責學雜費賬戶的日常管理工作，包括賬戶的收支操作、余額核對、對賬單獲取與審核等。2.定期（至少每月一次）對學雜費賬戶進行余額盤點，確保賬實相符。如發現賬實不符情況，應及時查明原因并進行處理。3.加強對賬戶密碼、網銀密鑰等安全信息的管理，定期更換密碼，防止信息泄露。三、學雜費的收繳管理（一）收費標準制定1.人力資源部門或相關業務部門根據公司規定及合作院校要求，制定學雜費收費標準。收費標準應明確收費項目、金額、收費周期等內容，并經公司管理層審批后執行。2.收費標準如有調整，應提前向員工及相關學生進行公示，并及時更新相關文件及系統信息。（二）收費通知1.人力資源部門或相關業務部門負責及時向員工及學生發送學雜費收費通知。通知內容應包括收費標準、繳費方式、繳費截止日期等信息。2.可通過多種渠道發送收費通知，如郵件、短信、內部系統公告等，確保員工及學生能夠及時收到通知。（三）繳費方式1.提供多樣化的繳費方式，方便員工及學生繳納學雜費。常見的繳費方式包括銀行轉賬、網上支付、現金繳納等。2.對于銀行轉賬方式，應明確提供公司學雜費賬戶的詳細信息，包括賬號、開戶行名稱等。員工及學生在轉賬時應注明繳費人員姓名、學號等相關信息，以便財務部門準確核對。3.鼓勵采用網上支付方式，提高繳費的便捷性和效率。財務部門應確保網上繳費系統的安全性和穩定性，并及時處理繳費相關的技術問題。4.對于現金繳納方式，應指定專門的收款地點和收款人員。收款人員在收取現金時，應開具相應的收款收據，并及時將現金繳存學雜費賬戶。收款收據應妥善保存，以備后續核查。（四）繳費記錄與核對1.財務部門在收到員工及學生繳納的學雜費后，應及時進行記錄。記錄內容包括繳費人員姓名、學號、繳費金額、繳費方式、繳費日期等信息。2.定期與業務部門核對繳費記錄，確保繳費信息的準確性和完整性。如發現繳費記錄不一致的情況，應及時與業務部門溝通核實，查明原因并進行調整。四、學雜費的支出管理（一）支出審批流程1.學雜費的支出應嚴格按照公司規定的審批流程進行。支出申請部門應填寫支出申請表，詳細說明支出事由、金額、支付對象等信息，并附上相關證明材料。2.支出申請表經部門負責人審核簽字后，提交財務部門審核。財務部門應重點審核支出的合理性、合規性以及資金的可用性。3.財務部門審核通過后，報公司管理層審批。管理層根據具體情況進行審批決策，審批通過后方可進行支出操作。（二）支付方式選擇1.根據支出金額及支付對象的要求，合理選擇支付方式。常見的支付方式包括銀行轉賬、支票支付、網上支付等。2.對于金額較大的支出，應優先選擇銀行轉賬方式，確保資金支付的安全性。在進行銀行轉賬時，應準確填寫收款方賬戶信息，避免因信息錯誤導致支付失敗或資金損失。3.如采用支票支付方式，應嚴格按照支票管理規定進行操作。支票的開具、領用、背書轉讓等環節應做好登記和審核工作，防止支票丟失或被盜用。（三）支出記錄與核算1.財務部門在完成學雜費支出操作后，應及時進行支出記錄。記錄內容包括支出日期、支出金額、支付對象、支付方式、支出事由等信息。2.按照財務核算要求，對學雜費支出進行準確的賬務處理，確保賬目清晰、準確。定期編制學雜費支出報表，向公司管理層及相關部門提供支出情況的統計信息。五、賬戶監控與風險防范（一）監控措施1.財務部門應建立學雜費賬戶監控機制，實時關注賬戶資金動態。定期對賬戶交易明細進行審查，分析資金流向，及時發現異常交易情況。2.設定賬戶余額預警線，當賬戶余額接近預警線時，及時向財務部門負責人及相關管理層報告，以便提前做好資金安排和風險防范措施。3.加強與銀行的溝通與協作，及時獲取賬戶相關信息，如銀行對賬單、賬戶變動通知等。如有任何疑問或異常情況，應及時與銀行核實并采取相應措施。（二）風險防范1.對學雜費賬戶管理過程中可能出現的風險進行識別和評估，制定相應的風險防范措施。常見的風險包括資金被盜用、挪用、支付錯誤、信息泄露等。2.加強對相關人員的培訓教育，提高風險防范意識和業務操作水平。要求業務經辦人員嚴格遵守操作規程，確保學雜費賬戶管理工作的規范、安全進行。3.建立應急預案，針對可能出現的突發風險事件（如銀行系統故障、賬戶被盜用等），明確應急處理流程和責任分工，及時采取措施降低風險損失。六、檔案管理（一）檔案范圍學雜費賬戶管理過程中產生的各類檔案資料，包括但不限于開戶資料、收費通知、繳費記錄、支出申請表、支付憑證、銀行對賬單、賬戶監控記錄、風險防范相關文件等，均屬于檔案管理范疇。（二）檔案整理與歸檔1.財務部門應指定專人負責學雜費賬戶檔案的整理與歸檔工作。檔案管理人員應按照檔案管理的相關規定，對各類檔案資料進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.定期將整理好的檔案資料歸檔保存，確保檔案的完整性和規范性。檔案應妥善保管在安全、保密的場所，防止檔案丟失、損壞或泄露。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱學雜費賬戶檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應做好查閱記錄，包括查閱人員姓名、部門、查閱日期、查閱內容等信息。2.如因特殊情況需要借閱學雜費賬戶檔案，應填寫檔案借閱申請表，經公司管理層審批后，辦理借閱手續。借閱期限不得超過規定時間，借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自復制、轉借、涂改或遺失檔案。借閱期滿后，應及時歸還檔案。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對學雜費賬戶管理制度的執行情況進行審計監督。審計內容包括賬戶管理、學雜費收繳與支出、檔案管理等方面，檢查是否存在違規操作、資金風險等問題。2.人力資源部門、財務部門及相關業務部門應加強對自身及下屬部門學雜費賬戶管理工作的自查自糾，及時發現并整改存在的問題。自查報告應定期提交公司管理層。（二）外部監督1.積極配合國家相關部門及銀行的監督檢查工作，如實提供學雜費賬戶管理的相關資料和信息。2.根據外部監督檢查意見，及時完善學雜費賬戶管理制度和管理措施，確保公司學雜費賬戶管理工作符合法律法規及監管要求。八、附則（一）解釋權本制度由公司財務部門負責解釋。在執行過程中，如遇有未盡事宜或本制度與國家法律法規及相關政策相抵觸的情況，以國家法律法規及相關政策為準，并及時對本制度進行修訂完善。（二）修訂與