企業文件公文管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件公文管理，確保文件公文的規范性、準確性和嚴肅性，提高工作效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在文件公文的起草、審核、印發、傳遞、保管、歸檔等過程中的管理活動。（三）基本原則1.準確規范原則：文件公文的內容應準確無誤，格式應符合規范要求，語言表達應簡潔明了、邏輯嚴謹。2.及時高效原則：文件公文的流轉應及時、順暢，確保信息傳遞的時效性，避免延誤工作。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，加強文件公文的保密管理，防止文件公文的泄露、丟失或損壞。4.分級負責原則：明確各部門及人員在文件公文管理中的職責，實行分級管理、責任到人。二、文件公文的分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各項規章制度、決定、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業務文件：涉及公司各類業務活動的文件，如合同、協議、業務方案、技術文件等。3.會議文件：公司召開各類會議形成的文件，如會議通知、議程、紀要、決議等。4.人事文件：有關員工招聘、培訓、考核、晉升、獎懲、離職等人事管理方面的文件。5.財務文件：公司財務預算、決算、報表、審計報告等財務相關文件。（二）編號規則1.行政文件編號：[公司簡稱]XZ[年份][序號]“公司簡稱”：取公司名稱的首字母縮寫。“XZ”：代表行政文件類別。“年份”：文件發布的年份，用四位數字表示。“序號”：按照文件發布的先后順序依次編排，從001開始。2.業務文件編號：[公司簡稱]YW[業務類別代碼][年份][序號]“業務類別代碼”：根據公司業務分類設定相應代碼，如銷售業務用“XS”表示，采購業務用“CG”表示等。其他部分含義同行政文件編號。3.會議文件編號：[公司簡稱]HY[會議類型代碼][年份][序號]“會議類型代碼”：如董事會會議用“DS”表示，總經理辦公會用“ZB”表示等。其他部分含義同行政文件編號。4.人事文件編號：[公司簡稱]RS[年份][序號]其他部分含義同行政文件編號。5.財務文件編號：[公司簡稱]CW[年份][序號]其他部分含義同行政文件編號。三、文件公文的起草（一）起草職責1.以公司名義發布的文件公文，由相關職能部門負責起草。涉及多個部門的文件公文，由主辦部門牽頭，會同相關部門共同起草。2.部門內部使用的文件公文，由該部門指定專人起草。（二）起草要求1.內容要求符合國家法律法規、政策方針以及公司的各項規章制度。主題明確，重點突出，觀點正確，論據充分，具有可操作性。數據準確，引用規范，避免使用模糊、歧義或易引起誤解的語言。2.格式要求按照本制度規定的文件公文格式進行起草，包括標題、主送單位、正文、附件、發文單位、發文日期、抄送單位等。標題應簡潔明了，準確概括文件公文的主要內容，一般不超過20個字。正文應層次分明，段落清晰，根據內容需要可分條列項進行表述。四、文件公文的審核（一）審核流程1.部門內部文件公文審核：起草人完成文件公文初稿后，先由本部門負責人進行審核，重點審核文件內容是否符合部門工作實際、職責分工是否明確、格式是否規范等。2.跨部門文件公文審核：涉及多個部門的文件公文，由主辦部門將初稿送相關部門會簽，各會簽部門應在規定時間內提出審核意見，主辦部門匯總各方意見后進行修改完善，再提交公司領導審核。3.公司領導審核：重要文件公文需經公司領導審核簽發。公司領導根據文件公文的性質、內容和重要程度，提出審核意見，決定是否簽發。（二）審核要點1.合法性審核：文件內容是否符合國家法律法規、政策方針以及公司的各項規章制度。2.準確性審核：文件表述是否準確無誤，數據是否真實可靠，引用是否規范。3.完整性審核：文件結構是否完整，內容是否全面，是否涵蓋了應涉及的各個方面。4.規范性審核：文件格式是否符合本制度要求，語言表達是否規范、簡潔、通順。5.可行性審核：文件提出的措施和要求是否具有可操作性，是否符合公司實際情況。五、文件公文的印發（一）印發流程1.文件公文經審核簽發后，由行政部門負責編號、排版、印制。2.行政部門根據文件公文的印發范圍，確定印發份數，并填寫《文件公文印發審批表》，經行政部門負責人簽字后安排印制。3.印制完成后，行政部門對文件公文進行校對，確保無誤后加蓋公司印章，并按照規定的印發范圍進行發放。（二）印發要求1.嚴格按照審核簽發后的文件公文原稿進行印制，不得擅自修改內容。2.文件公文的格式應統一、規范，排版應整齊、美觀，字體、字號、行距等應符合要求。3.加蓋公司印章應清晰、端正，位置準確。六、文件公文的傳遞（一）傳遞方式1.紙質文件公文：通過專人送達、郵寄、機要交換等方式進行傳遞。2.電子文件公文：通過公司內部辦公系統、電子郵件等方式進行傳遞。（二）傳遞要求1.紙質文件公文傳遞應確保安全、及時，避免文件丟失、損壞或延誤。傳遞過程中應做好登記，注明文件名稱、份數、傳遞時間、接收部門及人員等信息。2.電子文件公文傳遞應確保文件的完整性和準確性，發送前應進行病毒查殺。重要電子文件公文應進行加密處理，并通過安全的傳輸渠道進行發送。接收電子文件公文后，應及時進行備份，并按照規定進行處理。七、文件公文的保管（一）保管職責1.行政部門負責公司文件公文的集中保管，設立專門的文件檔案室，配備必要的保管設備，確保文件公文的安全存放。2.各部門負責本部門文件公文的收集、整理和保管，并指定專人負責此項工作。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要歷史資料、法律糾紛等具有長期保存價值的文件公文。2.定期保管：根據文件公文的性質和重要程度，分別確定3年、5年、10年等不同的保管期限。保管期限屆滿后，經鑒定確無保存價值的文件公文，按照規定進行銷毀。（三）保管要求1.文件檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合要求，防止文件公文受潮、發霉、蟲蛀等。2.文件應分類存放，建立清晰的檔案目錄，便于查找和管理。3.對電子文件公文應進行備份，并定期進行檢查和維護，確保數據的安全性和完整性。八、文件公文的歸檔（一）歸檔范圍1.公司發布的各類文件公文，包括行政文件、業務文件、會議文件、人事文件、財務文件等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協議、合作意向書等文件。3.公司重要會議的記錄、紀要、決議等文件。4.公司員工的人事檔案、培訓記錄、考核資料、獎懲文件等。5.公司財務報表、審計報告、稅務資料等文件。（二）歸檔流程1.文件公文辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，并填寫《文件公文歸檔清單》，一式兩份，一份交行政部門歸檔，一份留存本部門備查。2.行政部門收到承辦部門提交的歸檔文件后，應進行核對和整理，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂，建立檔案卷宗，并錄入檔案管理系統。（三）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。2.歸檔文件應按照文件形成的時間順序進行排列，同一事由的文件應集中在一起。3.電子文件公文歸檔應與紙質文件公文歸檔同步進行，確保電子文件與紙質文件內容一致，并按照電子檔案管理要求進行存儲和管理。九、文件公文的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內部員工因工作需要查閱文件公文，應填寫《文件公文查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到行政部門查閱。2.行政部門工作人員根據申請表提供的信息，在檔案管理系統中查詢文件，并將文件提供給查閱人員。查閱人員應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將文件歸還行政部門，并在《文件公文查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱流程1.公司內部員工因工作需要借閱文件公文，應填寫《文件公文借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱目的等信息，經所在部門負責人和行政部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.行政部門工作人員根據申請表提供的信息，在檔案管理系統中查詢文件，并將文件借給借閱人員。借閱人員應出具借條，注明文件名稱、文號、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。逾期未還的，行政部門應及時催還，并視情節輕重給予相應的處理。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱文件公文應嚴格遵守保密規定，不得泄露文件內容。2.查閱和借閱文件公文應愛護文件，不得在文件上涂改、圈劃、批注、污損等。3.查閱和借閱文件公文僅限于工作需要，不得用于其他目的。十、文件公文的保密（一）保密措施1.加強對文件公文管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協議，明確保密責任。2.文件檔案室應設置門禁系統，限制無關人員進入。檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將文件帶出檔案室或泄露文件內容。3.對涉及公司商業秘密、技術秘密等重要文件公文，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件泄露。4.在文件公文的起草、審核、印發、傳遞、保管、歸檔等過程中，應嚴格控制知悉范圍，確保文件內容不被無關人員知曉。（二）保密責任1.文件公文管理人員應嚴格遵守保密制度，對因工作失誤或故意泄露文件內容造成公司損失的，應依法追究其責任。2.公司員工在工作中接觸到文件公文時，應嚴格遵守保密規定，不得擅自傳播、泄露文件內容。對違反保密規定的員工，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，直至解除勞動合同；構成犯罪的，依法追究刑事責任。十一、文件公文的清理與銷毀（一）清理1.行政部門應定期對公司文件公文進行清理，檢查文件的保管期限、完整性、準確性等情況。2.對超過保管期限、已無保存價值或重復的文件公文，應及時進行清理登記，列出清單。（二）銷毀1.經鑒定確需銷毀的文件公文，由行政部門填寫《文件公文銷毀申請表