采購流程erp管理制度一、總則（一）目的為規范公司采購流程，提高采購效率，加強采購管理，確保采購活動的合法性、規范性和效益性，結合公司實際情況，特制定本制度。本制度適用于公司所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及下屬子公司的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定，確保采購行為合法合規。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監督和審計。4.公平競爭原則：通過公平競爭，選擇優質供應商，確保采購質量和價格合理。5.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，履行合同義務，維護公司利益。二、采購組織與職責（一）采購部門1.采購部門職責負責制定采購計劃和預算，根據公司需求，編制年度、季度和月度采購計劃，并報相關領導審批。負責供應商的開發、評估、選擇和管理，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和考核。負責采購合同的簽訂、執行和跟蹤，確保合同的順利履行。負責采購物資的驗收、入庫和付款申請，確保采購物資的質量和數量符合要求。負責采購數據的統計和分析，定期向上級領導匯報采購工作情況。2.采購人員職責負責采購業務的具體實施，按照采購計劃和預算，選擇合適的供應商進行采購。負責與供應商溝通協調，了解供應商的產品質量、價格、交貨期等情況，確保采購工作的順利進行。負責采購合同的起草、審核和簽訂，確保合同條款符合公司要求和法律法規規定。負責采購物資的催交、驗收和入庫，確保采購物資按時、按質、按量到貨。負責采購發票的審核和付款申請，確保付款手續齊全、合規。（二）需求部門1.需求部門職責負責提出采購需求，明確采購物資的規格、型號、數量、質量要求等，并提交采購申請。參與采購合同的評審，對采購合同的條款提出意見和建議。負責采購物資的驗收，對采購物資的質量、數量等進行檢驗和確認。負責采購物資的使用和管理，確保采購物資的合理使用和安全保管。2.需求部門人員職責負責采購需求的提出和采購申請的填寫，確保采購需求準確、清晰。參與采購合同的評審，對采購合同的條款進行審核，確保合同條款符合需求部門的要求。負責采購物資的驗收，按照驗收標準對采購物資進行檢驗和確認，及時反饋驗收結果。負責采購物資的使用和管理，按照規定使用采購物資，定期對采購物資進行盤點和清查。（三）財務部門1.財務部門職責負責采購預算的審核和控制，確保采購支出在預算范圍內。負責采購發票的審核和付款，按照合同約定和公司財務制度，及時支付采購款項。負責采購數據的核算和統計，定期與采購部門核對采購數據，確保財務數據的準確性。參與采購合同的評審，對采購合同的付款條款進行審核，確保付款風險可控。2.財務人員職責負責采購預算的審核，對采購計劃和預算進行審核，提出意見和建議，確保采購支出合理、合規。負責采購發票的審核，對采購發票的真實性、合法性、完整性進行審核，確保發票符合公司財務制度和稅務規定。負責采購付款的辦理，按照合同約定和公司財務制度，及時支付采購款項，確保付款手續齊全、合規。負責采購數據的核算和統計，定期與采購部門核對采購數據，編制采購財務報表，為公司決策提供財務支持。（四）審計部門1.審計部門職責負責對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況等。對采購過程中發現的問題提出整改意見和建議，督促相關部門進行整改。參與采購合同的評審，對采購合同的合法性、合規性進行審核，確保合同風險可控。2.審計人員職責負責制定采購審計計劃，明確審計目標、范圍和方法，確保審計工作有序進行。負責實施采購審計工作，通過查閱文件、資料，訪談相關人員，實地考察等方式，對采購活動進行全面審計。負責撰寫采購審計報告，對審計結果進行總結和分析，提出審計意見和建議，為公司決策提供參考。負責跟蹤采購審計問題的整改情況，確保審計意見和建議得到有效落實。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業務需要，填寫采購申請單，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購時間等信息，并提交部門負責人審批。2.部門負責人對采購申請進行審核，確認采購需求的合理性和必要性，審核通過后提交采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，進行匯總和分析，結合公司庫存情況、采購預算等因素，制定采購計劃。2.采購計劃經采購部門負責人審核后，報分管領導審批。分管領導根據公司整體經營情況和采購預算，對采購計劃進行審批，審批通過后下達采購任務。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，根據供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期等因素，確定入圍供應商名單。3.采購部門組織相關人員對入圍供應商進行實地考察，了解供應商的生產能力、質量管理、售后服務等情況，評估供應商的綜合實力。4.根據實地考察結果，對供應商進行綜合評估，確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。（四）采購合同簽訂1.采購部門與合格供應商進行商務談判，就采購物資的價格、數量、質量、交貨期、付款方式等條款達成一致意見。2.采購部門起草采購合同，合同條款應符合法律法規規定和公司要求，明確雙方的權利和義務。3.采購合同經采購部門負責人審核后，提交法務部門進行法律審核。法務部門對合同條款的合法性、合規性進行審核，提出修改意見和建議。4.采購合同經法務部門審核通過后，報分管領導審批。分管領導根據合同金額和重要性，對采購合同進行審批，審批通過后簽訂采購合同。（五）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、交貨期、交貨地點等信息。2.供應商收到采購訂單后，確認訂單內容，并按照訂單要求組織生產和發貨。（六）采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購部門通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門應安排專人負責驗收，并制定驗收標準和流程。2.采購物資到貨時，采購部門、需求部門和倉庫管理人員共同對采購物資進行驗收。驗收內容包括物資的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等。3.驗收合格的采購物資，倉庫管理人員辦理入庫手續，并填寫入庫單。入庫單應注明物資的名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。4.驗收不合格的采購物資，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商更換或補貨。如供應商不同意更換或補貨，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（七）采購付款1.采購物資驗收合格后，采購部門根據采購合同和入庫單，填寫付款申請單，提交財務部門審核。2.財務部門對付款申請單進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、發票的真實性、合法性、完整性等。審核通過后，報分管領導審批。3.分管領導根據公司資金情況，對付款申請進行審批。審批通過后，財務部門按照合同約定和公司財務制度，及時支付采購款項。四、ERP系統操作流程（一）采購申請錄入1.需求部門在ERP系統中填寫采購申請單，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購時間等信息，并提交部門負責人審批。2.部門負責人在ERP系統中對采購申請進行審核，確認采購需求的合理性和必要性，審核通過后提交采購部門。（二）采購計劃制定與下達1.采購部門在ERP系統中接收采購申請，進行匯總和分析，結合公司庫存情況、采購預算等因素，制定采購計劃。2.采購計劃經采購部門負責人審核后，在ERP系統中下達采購任務給采購人員。（三）供應商選擇與評估1.采購人員在ERP系統中查詢潛在供應商信息，根據供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期等因素，確定入圍供應商名單。2.采購人員在ERP系統中組織相關人員對入圍供應商進行實地考察，記錄考察結果，并在ERP系統中更新供應商檔案。3.采購人員在ERP系統中對供應商進行綜合評估，確定合格供應商名單，并在ERP系統中維護供應商信息。（四）采購合同簽訂與錄入1.采購部門與合格供應商進行商務談判，達成一致意見后，在ERP系統中起草采購合同。2.采購合同經采購部門負責人審核后，提交法務部門進行法律審核。法務部門審核通過后，采購部門在ERP系統中簽訂采購合同，并錄入合同相關信息。（五）采購訂單下達與跟蹤1.采購部門在ERP系統中根據采購合同下達采購訂單給供應商，并跟蹤訂單執行情況。2.供應商在ERP系統中確認采購訂單，并按照訂單要求組織生產和發貨。采購部門可以在ERP系統中實時查詢訂單狀態，及時掌握采購物資的到貨情況。（六）采購物資驗收與入庫1.采購物資到貨前，采購部門在ERP系統中通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門安排專人在ERP系統中填寫驗收報告，記錄驗收結果。2.采購物資到貨時，采購部門、需求部門和倉庫管理人員共同在ERP系統中對采購物資進行驗收。驗收合格后，倉庫管理人員在ERP系統中辦理入庫手續，并錄入入庫單相關信息。（七）采購付款申請與支付1.采購物資驗收合格后，采購部門在ERP系統中根據采購合同和入庫單，填寫付款申請單，提交財務部門審核。2.財務部門在ERP系統中對付款申請單進行審核，審核通過后，在ERP系統中提交分管領導審批。3.分管領導在ERP系統中對付款申請進行審批。審批通過后，財務部門在ERP系統中按照合同約定和公司財務制度，及時支付采購款項，并記錄付款信息。五、監督與考核（一）監督機制1.審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購物資的驗收情況等。2.財務部門定期對采購數據進行核算和統計，與采購部門核對采購數據，確保財務數據的準確性。發現問題及時與采購部門溝通協調，督促相關部門進行整改。3.公司內部設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規行為的舉報。對舉報內容進行調查核實，如情況屬實，按照公司規定嚴肅處理相關責任人。（二）考核辦法1.采購部門考核指標采購計劃完成率：考核采購部門是否按照采購計劃按時完成采購任務。采購成本降低率：考核采購部門是否通過合理采購降低了采購成本。采購物資質量合格率：考核采購部門采購的物資是否符合質量要求。供應商滿意度：考核采購部門與供應商的合作情況，供應商對采購部門的滿意度。采購合同執行率：考核采購部門是否按照采購合同約定履行義務。2.采購人員考核指標采購任務完成情況：考核采購人員是否按照采購任務要求按時完成采購工作。采購成本控制：考核采購人員是否通過談判等方式降低了采購成本。采購物資質量把控：考核采購人員對采購物資質量的把控能力。供應商管理：考核采購人員對供應商的開發、評估、管理情況。