中鐵行政合同管理制度一、總則（一）目的為加強中鐵行政合同管理，規(guī)范行政合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中鐵與其他平等主體的自然人、法人或非法人組織之間簽訂的行政合同，包括但不限于采購合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：行政合同的簽訂、履行、變更、解除等活動應(yīng)遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負責(zé)對行政合同進行合法性審查，提出法律意見和建議。參與合同談判，協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定合同條款。負責(zé)處理合同糾紛，維護公司合法權(quán)益。2.業(yè)務(wù)部門負責(zé)行政合同的發(fā)起、談判、起草、履行等具體工作。對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行調(diào)查核實。及時向合同管理部門通報合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.財務(wù)部門負責(zé)對行政合同的資金預(yù)算、支付等進行審核和監(jiān)督。協(xié)助業(yè)務(wù)部門進行合同成本核算和效益分析。4.審計部門負責(zé)對行政合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監(jiān)督。對重大合同進行專項審計，提出審計意見和建議。（二）合同承辦人員職責(zé)1.負責(zé)合同的具體經(jīng)辦工作，包括合同的起草、談判、簽訂、履行等。2.對合同相對方的主體資格、信用狀況等進行調(diào)查核實，并向合同管理部門提交相關(guān)資料。3.及時向合同管理部門通報合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.妥善保管合同檔案資料，按照規(guī)定進行歸檔和移交。三、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出行政合同立項申請，填寫《行政合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.合同立項申請經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況和實際需要，對合同立項申請進行審批，決定是否同意立項。（二）合同起草1.合同立項申請批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門負責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，內(nèi)容完整、條款清晰、權(quán)利義務(wù)明確。2.合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門進行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對合同文本進行審查，并提出法律意見和建議。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的法律意見和建議，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）合同談判1.對于重大、復(fù)雜的行政合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行合同談判。合同談判人員應(yīng)包括業(yè)務(wù)人員、法務(wù)人員、財務(wù)人員等。2.合同談判應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，對合同條款進行充分協(xié)商，達成一致意見。合同談判過程中，應(yīng)注意收集和保留相關(guān)證據(jù)，如談判記錄、會議紀要等。3.合同談判達成一致意見后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本，并按照合同簽訂程序進行審批。（四）合同審批1.合同文本修改完善后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給合同管理部門進行審批。合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員對合同文本進行會審。2.合同會審人員應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)，對合同文本進行審查，并提出審查意見和建議。合同會審人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成合同會審工作。3.合同會審?fù)ㄟ^后，合同文本報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況和實際需要，對合同文本進行審批，決定是否同意簽訂合同。4.對于重大合同，合同文本經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，還應(yīng)報總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（五）合同簽訂1.合同審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與合同相對方簽訂合同。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，合同文本應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂過程中，應(yīng)注意核對合同相對方的主體資格、授權(quán)代表的身份等信息，確保合同簽訂的真實性和有效性。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織合同承辦人員、相關(guān)部門負責(zé)人及其他有關(guān)人員進行合同交底。合同交底應(yīng)詳細說明合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行期限、履行地點、違約責(zé)任等事項。2.合同交底過程中，應(yīng)明確各部門及人員的職責(zé)分工，確保合同履行過程中各部門及人員之間的協(xié)調(diào)配合。（二）合同履行跟蹤1.合同承辦人員應(yīng)定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.合同履行過程中，如出現(xiàn)合同變更、解除等情況，合同承辦人員應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門負責(zé)人報告，并按照公司規(guī)定的程序進行處理。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門通報合同履行情況，合同管理部門應(yīng)及時掌握合同履行動態(tài)，加強對合同履行情況的監(jiān)督檢查。（三）合同款項支付1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門提交的付款申請，對合同款項支付進行審核。付款申請應(yīng)包括付款金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料。2.財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定辦理合同款項支付手續(xù)。合同款項支付應(yīng)通過公司指定的銀行賬戶進行，確保資金支付的安全和規(guī)范。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時跟蹤合同款項支付情況，如發(fā)現(xiàn)款項支付出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題。五、合同變更、解除管理（一）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利義務(wù)等事項，并按照合同簽訂程序進行審批。3.合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦人員應(yīng)及時將變更后的合同文本送合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（二）合同解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除的時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等事項，并按照合同簽訂程序進行審批。3.合同解除協(xié)議簽訂后，合同承辦人員應(yīng)及時將解除后的合同文本送合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。同時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)事項，如結(jié)算款項、交付貨物等。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)加強對行政合同的管理，定期對合同履行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)嚴格遵守法律法規(guī)的規(guī)定和合同約定，誠實守信，全面履行合同義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦人員應(yīng)及時向業(yè)務(wù)部門負責(zé)人報告，并采取有效措施防止糾紛擴大。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對合同糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)明確處理的原則、方法、步驟等內(nèi)容，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門可以與合同相對方進行協(xié)商解決，也可以通過仲裁、訴訟等方式解決。協(xié)商解決合同糾紛的，應(yīng)簽訂書面的和解協(xié)議；通過仲裁、訴訟等方式解決合同糾紛的，應(yīng)按照相關(guān)程序辦理。4.法務(wù)部門應(yīng)參與合同糾紛的處理，為業(yè)務(wù)部門提供法律支持和服務(wù)。在合同糾紛處理過程中，法務(wù)部門應(yīng)及時收集和整理相關(guān)證據(jù)，維護公司合法權(quán)益。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦人員應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料收集整理，移交合同管理部門歸檔。合同文本及相關(guān)資料應(yīng)包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、談判記錄、會議紀要、往來信函、支付憑證等。2.合同管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)合同檔案的收集、整理和保管工作，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對收集到的合同檔案進行分類整理。合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時間、合同編號等進行分類，建立檔案目錄，便于查詢和管理。2.合同檔案整理過程中，應(yīng)確保檔案資料的順序正確、頁碼連續(xù)、字跡清晰、簽字蓋章齊全。對于破損、褪色等不符合檔案保管要求的資料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案保管期限進行分類存放，保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的合同檔案應(yīng)包括涉及公司重大利益、具有重要歷史價值或法律意義的合同；長期保管的合同檔案應(yīng)包括保管期限在[X]年以上的合同；短期保管的合同檔案應(yīng)包括保管期限在[X]年以下的合同。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同檔案進行清查盤點，確保檔案資料的安全完整。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，采取有效措施進行處理。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱的原因、內(nèi)容、期限等事項，并經(jīng)部門負責(zé)人審批。2.合同管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，為查閱人員提供合同檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出檔案室。查閱過