個人特殊病歷管理制度一、總則（一）目的為了加強公司對員工個人特殊病歷的管理，保障員工的隱私和健康權益，規范特殊病歷的收集、存儲、使用和保密等行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）定義1.個人特殊病歷：指員工因患有某些特定疾病、傷殘或其他特殊健康狀況而形成的包含診斷、治療過程、病情進展等詳細醫療信息的病歷資料。2.保密信息：個人特殊病歷中的所有內容均屬于保密信息，未經員工本人書面同意，不得向任何第三方披露。二、病歷收集（一）員工主動提交1.員工知曉自身存在特殊健康狀況可能影響工作或需要公司提供特殊照顧時，應主動向公司人力資源部門提交個人特殊病歷。提交時應確保病歷內容完整、準確，并附上醫生的診斷證明、治療建議等相關資料。2.提交的病歷應包括但不限于以下信息：疾病名稱、確診時間、目前病情狀況、治療方案、預計治療周期、可能影響工作的因素（如體力受限、需要定期就醫等）。（二）醫療單位提供1.在員工因病情需要進行請假、申請特殊工作安排或其他涉及健康相關事務時，若公司要求提供病歷證明，員工應配合向相關醫療單位申請獲取病歷資料，并及時提交給公司。2.公司人力資源部門在必要時，可直接與員工的主治醫生或醫療單位聯系，核實病歷的真實性和準確性，但需事先征得員工的書面同意。三、病歷存儲（一）專用檔案建立1.公司人力資源部門為每位提交特殊病歷的員工建立專用的個人特殊病歷檔案。檔案應采用電子和紙質兩種形式進行存儲，確保信息的安全性和可追溯性。2.電子檔案應存儲在公司專門的服務器或加密存儲設備中，設置嚴格的訪問權限，只有經過授權的人員才能查閱。紙質檔案應存放在專門的文件柜中，確保檔案的完整性和保密性。（二）檔案內容整理1.電子檔案應按照員工姓名、入職時間、病歷編號等進行分類存儲，每個病歷文件應命名清晰，便于查找和識別。2.紙質檔案應將病歷資料按照順序整理裝訂，并在檔案封面注明員工基本信息、病歷所屬時間段、疾病名稱等關鍵信息。（三）定期備份1.電子病歷檔案應定期進行備份，備份周期為每月一次。備份數據應存儲在不同的物理位置，如外部硬盤或云端存儲，以防止數據丟失。2.紙質病歷檔案應每年進行一次全面清查，確保檔案的完整性和準確性。如發現檔案有損壞或缺失，應及時進行修復或補充。四、病歷使用（一）工作安排參考1.公司在進行工作分配、崗位調整、績效考核等人力資源管理活動時，可參考員工的個人特殊病歷信息，以確保工作安排合理、公平，充分考慮員工的身體狀況和工作能力。2.在安排工作任務時，應根據員工的病情和身體狀況，避免安排過重、過累或可能對其健康造成不利影響的工作。對于需要特殊照顧的員工，應給予適當的工作調整或工作便利，如允許彈性工作時間、減少工作強度等。（二）健康關懷支持1.公司可根據員工的特殊病歷信息，為員工提供必要的健康關懷和支持。例如，對于患有慢性疾病需要定期復查的員工，可在工作時間內適當安排其請假進行復查；對于身體較為虛弱的員工，可提供一些營養補充建議或安排適當的休息時間。2.人力資源部門應與員工保持溝通，了解其病情變化和健康需求，及時調整相應的關懷措施，確保員工能夠在公司得到必要的支持和照顧。（三）緊急情況處理1.在員工突發疾病或身體出現緊急狀況時，公司可依據其個人特殊病歷信息，及時采取相應的急救措施，并通知員工的家屬或緊急聯系人。2.若員工因病情需要住院治療或長期休假，公司應按照國家法律法規和公司相關規定，給予相應的病假待遇，并協助員工辦理相關手續。五、病歷保密（一）保密責任1.公司所有接觸員工個人特殊病歷的人員，包括人力資源部門工作人員、各級管理人員、涉及相關工作的其他人員等，均負有保密責任。2.員工個人特殊病歷信息屬于公司的保密信息范疇，未經員工書面同意，任何人不得向公司內部無關人員、外部第三方披露、傳播或用于其他非本制度規定的目的。（二）保密措施1.對涉及員工個人特殊病歷信息的計算機系統、存儲設備等應采取加密措施，防止信息泄露。2.在查閱、使用個人特殊病歷時，應嚴格限制在必要的工作范圍內，并在使用完畢后及時歸還或妥善保管，防止丟失或被他人獲取。3.禁止在公共場所或非保密環境下談論、討論員工的個人特殊病歷信息。（三）違規處理1.若發現有違反本制度保密規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因違反保密規定給員工造成損失的，公司將依法承擔相應的賠償責任；同時，對于構成犯罪的，將依法移送司法機關追究刑事責任。六、病歷更新與維護（一）定期更新1.員工應定期（每半年）向公司人力資源部門提供個人特殊病歷的更新信息，包括病情變化、治療進展、康復情況等。2.人力資源部門收到更新信息后，應及時對員工的病歷檔案進行更新，確保檔案信息的準確性和及時性。（二）病情重大變化報告1.若員工的病情發生重大變化，如確診新的疾病、病情加重或出現可能影響工作的新情況等，應在知悉后的三個工作日內書面報告公司人力資源部門。2.報告內容應詳細說明病情變化情況、對工作可能產生的影響以及需要公司提供的支持或調整等。人力資源部門應根據報告內容及時評估并調整相應的工作安排和關懷措施。七、員工權益保障（一）知情權1.員工有權知曉公司對其個人特殊病歷的管理情況，包括病歷的收集、存儲、使用、保密等環節的相關規定和操作流程。2.公司應向員工提供本制度的詳細文本，并在必要時進行解釋和說明，確保員工了解自身的權益和公司的管理要求。（二）申訴權1.若員工認為公司在個人特殊病歷管理過程中存在侵犯其權益的行為，如未經同意披露病歷信息、不合理的工作安排等，有權向公司人力資源部門提出申訴。2.人力資源部門應在收到申訴后的五個工作日內進行調查核實，并將處理結果及時反饋給申訴員工。若員工對處理結果不滿意，可進一步向上級領導或公司內部相關部門提出申訴。八、附則（一）制度解釋本制度由公司人力資源部門負責解釋。在執行過程中，如遇有本制度未明