企業會計檔案管理制度總則1.目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有序存放和方便查閱，根據《中華人民共和國會計法》和《會計檔案管理辦法》等有關規定，結合本公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。3.定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。會計檔案管理職責1.財務部門職責負責會計檔案的整理、裝訂、保管和定期歸檔工作。按照國家有關規定和本制度要求，對會計檔案進行分類、編號、編目等，確保會計檔案的完整性和規范性。建立會計檔案借閱登記制度，嚴格辦理會計檔案的借閱手續，及時收回借出的會計檔案，并檢查其完整性。定期對會計檔案進行清查，確保會計檔案的安全和完整。如發現會計檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。配合公司內部審計、外部審計及其他相關部門對會計檔案的查閱工作。2.檔案管理部門職責負責制定和完善公司會計檔案管理制度，并監督制度的執行情況。對財務部門移交的會計檔案進行驗收，檢查檔案的完整性、規范性等，并辦理交接手續。提供必要的檔案保管設施和條件，確保會計檔案的安全存儲。按照規定的期限和程序，對超過保管期限的會計檔案進行鑒定和銷毀審批。3.其他部門職責各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門的工作，在涉及查閱會計檔案時，應按照規定的程序辦理相關手續。會計檔案的內容1.會計憑證原始憑證，包括發票、收據、報銷單、借款單等。記賬憑證，根據審核無誤的原始憑證編制，記錄經濟業務的會計分錄和摘要等。2.會計賬簿總賬，按照會計科目分類登記全部經濟業務的賬簿。明細賬，按照明細科目分類登記某一類經濟業務的賬簿，如應收賬款明細賬、應付賬款明細賬等。日記賬，按照經濟業務發生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現金日記賬、銀行存款日記賬。其他輔助性賬簿，如固定資產卡片、低值易耗品臺賬等。3.財務會計報告月度、季度、年度財務報表，包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。財務情況說明書，對公司財務狀況、經營成果和現金流量等情況進行分析說明的書面報告。其他相關財務報告，如審計報告、稅務報表等。4.其他會計資料銀行存款余額調節表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的表格。銀行對賬單，銀行出具的反映公司銀行賬戶收支情況的對賬單。會計檔案移交清冊，記錄會計檔案移交情況的清單。會計檔案保管清冊，記錄會計檔案保管情況的清單。會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀情況的清單。會計電算化數據備份，包括會計憑證、賬簿、報表等數據的電子備份。會計檔案的整理與歸檔1.會計憑證整理每月終了后，財務人員應及時將本月的會計憑證進行整理。按照憑證編號順序，檢查憑證是否齊全，附件是否完整。對憑證進行分類，將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數。對整理好的會計憑證進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得有壓角、缺頁等情況。裝訂線處應加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。在裝訂后的會計憑證封面上，應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止編號、憑證張數等信息。2.會計賬簿整理年度終了后，財務人員應對各種會計賬簿進行整理。在賬簿啟用表上注明截止日期、記賬人員、會計主管等信息。對賬簿中的空白頁、空行進行注銷處理，不得隨意撕毀。將會計賬簿按照總賬、明細賬、日記賬等分類，分別進行整理和編號。在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并加蓋單位公章。3.財務會計報告整理年度終了后，財務人員應將全年的財務會計報告進行整理。按照月度、季度、年度順序排列，檢查報告是否齊全、完整。在財務會計報告封面上注明單位名稱、年度、月份、報告種類等信息，并加蓋單位公章。將財務會計報告及相關文字說明材料進行裝訂，裝訂應整齊、牢固。4.其他會計資料整理對銀行存款余額調節表、銀行對賬單等其他會計資料，應按照時間順序進行整理，并編號。將會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等按照規定格式填寫完整，并加蓋單位公章。對會計電算化數據備份，應定期進行整理和存儲，確保數據的安全性和完整性。5.歸檔要求財務人員應在會計年度終了后，將整理好的會計檔案及時移交檔案管理部門歸檔。移交時，應填寫會計檔案移交清冊，注明移交檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。檔案管理部門在接收會計檔案時，應按照移交清冊進行核對，檢查檔案的數量、質量等是否符合要求。核對無誤后，雙方在移交清冊上簽字或蓋章。會計檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查閱和管理。會計檔案的保管期限1.永久保管年度財務會計報告。會計檔案保管清冊。會計檔案銷毀清冊。2.定期保管會計憑證、會計賬簿等保管期限為30年。銀行存款余額調節表、銀行對賬單等保管期限為10年。會計檔案的查閱與借閱1.查閱規定公司內部人員查閱會計檔案，應填寫會計檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等，經本部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。財務部門應指定專人負責接待查閱，并按照審批的查閱內容提供相應的會計檔案。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、標記、拆散原卷冊，更不得抽換。外部單位查閱會計檔案，應持有單位介紹信，并經公司分管領導批準。查閱時，應安排專人陪同，查閱人員只能查閱與介紹信中注明事項相關的會計檔案。2.借閱規定公司內部人員因工作需要借閱會計檔案，應填寫會計檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經本部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應重新辦理審批手續。借閱人員應妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄會計檔案內容。歸還時，應認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞、丟失等情況，應及時報告并承擔相應責任。外部單位借閱會計檔案，必須經公司總經理批準，并簽訂保密協議。借閱期限不得超過[X]個工作日，借閱期間應指定專人負責監督。會計檔案的保管與安全1.保管設施檔案管理部門應配備專門的會計檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施。庫房內應設置檔案架、檔案柜等存儲設備，按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。應配備必要的溫濕度調節設備，保持庫房內溫度在[X]℃[X]℃之間，相對濕度在[X]%[X]%之間。2.安全管理檔案管理部門應建立健全會計檔案安全管理制度，加強對庫房的日常管理和安全檢查。庫房鑰匙應由專人保管，不得隨意轉借他人。非檔案管理人員未經批準不得進入庫房。定期對會計檔案進行清查盤點，確保檔案的數量、質量等與保管清冊一致。如發現問題，應及時查明原因并采取相應措施。加強對會計檔案電子數據的安全管理，采取加密存儲、定期備份等措施，防止數據丟失、損壞或泄露。會計檔案的銷毀1.銷毀條件保管期滿的會計檔案，除本制度規定不得銷毀的以外，可以按照規定程序銷毀。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。2.銷毀程序由財務部門會同檔案管理部門提出會計檔案銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。公司分管領導對會計檔案銷毀清冊進行審核，并簽署意見。公司總經理對會計檔案銷毀事項進行審批。