企業(yè)文檔借閱管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司文檔的管理，規(guī)范文檔借閱行為，確保文檔的安全與完整，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工。定義1.文檔：指公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件、資料、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文檔、人事檔案等。2.借閱：指因工作需要，經(jīng)相關(guān)審批程序后，從公司文檔管理部門獲取文檔并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還的行為。文檔管理職責(zé)文檔管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類文檔的集中統(tǒng)一管理，建立文檔管理臺賬，記錄文檔的基本信息、借閱情況等。2.制定和完善文檔管理制度，規(guī)范文檔的收集、整理、歸檔、保管和借閱流程。3.確保文檔存儲環(huán)境安全，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對文檔進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.對文檔借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)審批結(jié)果辦理借閱手續(xù)，并跟蹤借閱文檔的歸還情況。借閱部門及人員職責(zé)1.借閱部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文檔借閱的申請和歸還工作，確保借閱流程規(guī)范、有序。2.借閱人員應(yīng)愛護(hù)借閱的文檔，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還借閱的文檔，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。文檔借閱流程借閱申請1.借閱人員如需借閱文檔，應(yīng)填寫《文檔借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱文檔的名稱、編號、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將填寫完整的申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對借閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后交文檔管理部門。審批1.文檔管理部門收到借閱申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。對于涉及公司機(jī)密、重要業(yè)務(wù)信息的文檔，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，文檔管理部門在申請表上加蓋“同意借閱”章，并注明借閱期限。借閱登記1.借閱人員憑審批通過的《文檔借閱申請表》到文檔管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.文檔管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，在文檔管理臺賬上記錄借閱文檔的名稱、編號、借閱人、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并將文檔交付借閱人員。文檔借閱1.借閱人員領(lǐng)取文檔時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對文檔的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題及時(shí)向文檔管理人員提出。2.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管文檔，不得擅自將文檔帶出公司辦公區(qū)域，如需帶出，須經(jīng)文檔管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還借閱的文檔。如需延期歸還，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向文檔管理部門提交《文檔借閱延期申請表》，經(jīng)審批通過后方可延期。2.歸還文檔時(shí)，借閱人員應(yīng)確保文檔完好無損，無缺頁、涂改等情況。文檔管理人員對歸還的文檔進(jìn)行檢查核對，確認(rèn)無誤后在文檔管理臺賬上記錄歸還日期，并將文檔歸檔。文檔借閱權(quán)限一般文檔借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可借閱一般性業(yè)務(wù)文檔，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。2.部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要，適當(dāng)延長本部門員工的借閱期限，但最長不超過[X]個(gè)工作日。重要文檔借閱權(quán)限1.涉及公司機(jī)密、核心業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等重要文檔，未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。2.如因特殊工作需要借閱重要文檔，借閱人員應(yīng)填寫詳細(xì)的借閱申請，說明借閱理由和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，須再次履行審批手續(xù)。特殊情況借閱權(quán)限1.外單位人員因工作需要查閱公司文檔，須經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員查閱文檔時(shí)，應(yīng)有公司內(nèi)部人員陪同，且不得將文檔帶離公司指定場所。2.司法機(jī)關(guān)、政府部門等因工作需要依法查閱公司文檔，公司應(yīng)積極配合，按照相關(guān)法律法規(guī)和程序辦理借閱手續(xù)。文檔借閱注意事項(xiàng)愛護(hù)文檔借閱人員應(yīng)愛護(hù)借閱的文檔，保持文檔整潔，不得在文檔上隨意涂改、標(biāo)記、折疊、污損等。妥善保管1.借閱人員應(yīng)將借閱的文檔妥善保管，防止丟失、被盜或損壞。如發(fā)生文檔丟失或損壞情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)向文檔管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.不得擅自將借閱的文檔轉(zhuǎn)借他人，如需轉(zhuǎn)借，須經(jīng)文檔管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。遵守保密規(guī)定1.借閱人員應(yīng)對借閱文檔的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露文檔信息。如因工作需要對外提供文檔內(nèi)容，須經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.涉及公司機(jī)密的文檔，借閱人員應(yīng)在規(guī)定的保密期限內(nèi)妥善保管，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。保密期限屆滿后，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。按時(shí)歸還借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的歸還日期歸還文檔，不得拖延。如因特殊情況無法按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)，否則將按照本制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.文檔管理部門定期對文檔借閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、文檔歸還情況等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)通知借閱人員和相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。考核1.將文檔借閱管理情況納入公司員工績效考核體系，對遵守本制度、借閱工作規(guī)范的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對違反本制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。附則制度解釋本制度