企業合同簽章管理制度一、總則（一）目的為規范公司合同簽章管理，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門對外簽訂的各類合同、協議、承諾書等具有法律約束力的文件（以下統稱“合同”）。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。2.審慎嚴謹原則：簽訂合同前必須對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行全面審查，確保合同風險可控。3.職責明確原則：明確各部門及相關人員在合同簽章管理中的職責，做到分工負責、相互配合、相互監督。4.全程管控原則：對合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程進行有效管理和監控。二、合同簽章管理職責分工（一）業務部門1.負責合同的發起，對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行初步調查和了解，并提供相關證明材料。2.負責合同條款的起草、談判和擬訂，確保合同內容符合公司業務需求和利益，條款清晰、準確、完整，權利義務對等。3.負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現的問題，如發現對方有違約行為或可能影響合同履行的情況，應及時向公司報告并采取相應措施。4.負責收集、整理、保管與合同相關的各類文件和資料，如往來函件、會議紀要、驗收報告等。（二）法務部門1.負責對合同進行法律審查，重點審查合同條款的合法性、合規性、完整性以及是否存在法律風險，提出法律意見和建議。2.參與重大合同的談判和起草工作，從法律角度提供專業支持，協助業務部門完善合同條款。3.負責處理合同糾紛的法律事務，包括參與協商、調解、仲裁或訴訟等活動，維護公司合法權益。4.定期對公司合同進行法律風險評估和分析，提出改進措施和防范建議，為公司領導決策提供法律依據。（三）財務部門1.負責對合同涉及的財務條款進行審核，包括付款方式、結算周期、費用標準等，確保合同財務條款合理、可行，符合公司財務管理制度。2.參與合同執行過程中的財務監督，對合同款項的收付進行審核和管理，確保資金安全。3.協助業務部門進行合同成本核算和效益分析，為合同決策提供財務數據支持。（四）行政部門1.負責公司合同專用章的保管和使用管理，嚴格按照本制度規定辦理合同簽章手續。2.負責對合同簽章過程進行登記和記錄，建立合同簽章檔案，妥善保管合同原件及相關資料。3.協助業務部門辦理合同簽訂過程中的其他相關事宜，如文件傳遞、會議組織等。（五）公司領導1.負責對重大合同進行審批決策，對合同的合法性、合規性、合理性以及對公司的影響進行全面評估和審查。2.根據公司戰略和業務需求，對合同簽訂的必要性和可行性進行宏觀把控，確保合同符合公司整體利益。三、合同簽訂流程（一）合同起草1.業務部門根據業務需求起草合同文本，合同內容應包括但不限于合同雙方的基本信息、標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等條款。2.合同文本應使用規范的語言文字表述，避免模糊不清、歧義或容易引起爭議的條款。對于格式合同，業務部門應仔細審查格式條款，確保其符合法律法規要求且對公司有利。（二）合同審核1.業務部門完成合同起草后，應將合同文本及相關資料提交給法務部門進行法律審查。法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審查，并出具書面法律意見。2.法律審查主要內容包括：合同主體是否適格、合同內容是否合法合規、合同條款是否完整明確、雙方權利義務是否對等、違約責任是否合理、爭議解決方式是否有效等。如發現問題，法務部門應及時與業務部門溝通，提出修改建議。3.業務部門根據法務部門的法律意見對合同進行修改完善后，提交財務部門進行財務審核。財務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核，并出具書面財務意見。4.財務審核主要內容包括：合同財務條款是否符合公司財務管理制度、付款方式是否合理、結算周期是否明確、費用標準是否合規、資金安排是否可行等。如發現問題，財務部門應及時與業務部門溝通，提出修改建議。5.業務部門根據法務部門和財務部門的審核意見對合同再次進行修改完善，確保合同合法合規、財務可行、條款清晰。修改后的合同文本經部門負責人簽字確認后，提交公司領導審批。（三）合同審批1.公司領導應根據合同的性質、金額、風險程度等因素進行審批決策。對于重大合同（具體標準由公司另行規定），公司領導應組織相關部門進行專題研究和討論，充分聽取各方意見后作出審批決定。2.合同審批通過后，業務部門應在合同文本上加蓋“合同審批專用章”，并注明審批意見和審批日期。（四）合同簽訂1.合同經審批通過后，業務部門應將合同文本一式多份（具體份數根據實際需要確定）提交給行政部門，由行政部門負責辦理合同簽章手續。2.行政部門在辦理合同簽章手續前，應仔細核對合同文本內容與審批意見是否一致，確認無誤后，在合同上加蓋公司合同專用章。合同專用章應專人保管，嚴格按照規定的使用范圍和程序使用。3.合同加蓋公司合同專用章后，行政部門應將合同文本分發給相關部門和人員，并做好登記記錄。合同原件由行政部門負責歸檔保管，同時建立合同簽章檔案，將合同審批表、法律意見書、財務意見書、合同文本等相關資料一并存檔。4.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本送達合同對方，并要求對方在回執上簽字確認，確保合同雙方均已收到合同文本并知曉合同內容。四、合同履行管理（一）合同執行跟蹤1.業務部門負責合同的具體履行工作，應按照合同約定的時間、地點、方式等要求，全面履行合同義務。在合同履行過程中，業務部門應密切關注合同對方的履約情況，及時掌握合同履行進度。2.業務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、標的、數量、質量、價款、付款情況、驗收情況等信息，以便及時跟蹤合同履行情況，發現問題及時處理。3.如發現合同對方有違約行為或可能影響合同履行的情況，業務部門應及時向公司報告，并采取相應措施，如發函催告、協商解決、追究違約責任等，以維護公司合法權益。（二）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，業務部門應及時與合同對方協商，并簽訂書面變更協議。變更協議應按照本制度規定的合同簽訂流程進行審批和簽章。2.如因合同對方違約或其他原因需要解除合同的，業務部門應及時向公司報告，并按照法律法規和合同約定的程序辦理解除手續。解除合同應簽訂書面解除協議，明確雙方的權利義務關系，并妥善處理善后事宜。3.合同變更或解除后，業務部門應及時將相關情況通知法務部門、財務部門等相關部門，并對合同履行臺賬進行相應調整。（三）合同糾紛處理1.如發生合同糾紛，業務部門應及時收集、整理與糾紛相關的證據材料，并向法務部門報告。法務部門應根據糾紛情況，制定糾紛處理方案，明確處理策略和措施。2.合同糾紛處理方式包括協商、調解、仲裁或訴訟等。業務部門應積極配合法務部門，按照糾紛處理方案開展工作，爭取通過協商、調解等方式解決糾紛，降低公司損失。如需要通過仲裁或訴訟方式解決糾紛，法務部門應負責辦理相關法律事務，代表公司參加仲裁或訴訟活動。3.在合同糾紛處理過程中，業務部門應及時向公司領導匯報糾紛處理進展情況，根據公司領導的決策意見調整糾紛處理策略和措施。糾紛處理結束后，業務部門應將糾紛處理結果形成書面報告，提交公司領導審閱并存檔。五、合同簽章檔案管理（一）檔案建立行政部門負責建立合同簽章檔案，對合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程相關資料進行歸檔保管。合同簽章檔案應包括合同審批表、法律意見書、財務意見書、合同文本、往來函件、會議紀要、驗收報告、變更協議、解除協議、糾紛處理文件等。（二）檔案整理行政部門應定期對合同簽章檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間、保管期限等進行分類存放，確保檔案資料齊全、完整、有序。對于電子檔案，應做好備份和存儲管理，確保數據安全。（三）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同簽章檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交行政部門審核。2.行政部門審核通過后，應安排專人負責提供檔案查閱服務，并做好查閱登記記錄。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復制、拍照、傳播檔案內容。如需復制檔案資料，應按照公司相關規定辦理審批手續。3.涉及公司商業秘密、機密信息的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內容。（四）檔案保管期限合同簽章檔案的保管期限應根據國家法律法規和公司相關規定執行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。對于涉及重要事項、重大合同或有特殊要求的合同檔案，保管期限應適當延長。（五）檔案銷毀1.合同簽章檔案保管期滿后，行政部門應會同法務部門、財務部門等相關部門對檔案進行鑒定，確定是否可以銷毀。對于確已失去保存價值的檔案，應填寫《合同檔案銷毀申請表》，經公司領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當的方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，并由監銷人員簽字確認。六、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對合同簽章管理情況進行監督檢查，檢查內容包括合同簽訂流程的執行情況、合同履行情況、合同簽章檔案管理情況等。2.監督檢查可采用自查、抽查、專項檢查等方式進行。業務部門、法務部門、財務部門、行政部門等應按照各自職責，定期開展自查工作，并向公司提交自查報告。公司可根據實際情況，不定期對各部門合同簽章管理工作進行抽查或專項檢查。3.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應提交整改報告，公司對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.公司建立合同簽章管理考核評價機制，對各部門及相關人員在合同簽章管理工作中的表現進行考核評價。考核評價指標包括合同簽訂的準確性、合同履行的及時性、合同風險的防控情況、合同簽章檔案管理的規范性等。2.考核評價結果與部門及個