進口原材料供應管理制度一、總則（一）目的為規范公司進口原材料的供應管理工作，確保進口原材料的及時、穩定供應，保證產品質量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有進口原材料的采購、運輸、檢驗、存儲等供應環節的管理。（三）基本原則1.質量優先原則：確保所采購的進口原材料符合公司產品生產要求和相關質量標準。2.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和供應商管理，降低進口原材料采購成本。3.及時供應原則：建立高效的供應渠道，確保進口原材料按時到貨，滿足生產進度需求。4.合規合法原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策，規范進口原材料供應過程中的各項操作。二、職責分工（一）采購部門1.負責進口原材料供應商的開發、評估與選擇，建立供應商檔案。2.制定進口原材料采購計劃，與供應商簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理。3.跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題，確保進口原材料按時、按質、按量到貨。4.負責進口原材料采購成本的控制與分析，定期評估采購績效。（二）物流部門1.負責進口原材料的運輸安排，選擇合適的運輸方式和物流公司，確保原材料安全、及時運輸。2.辦理進口原材料的報關、報檢等手續，確保貨物順利通關。3.協調運輸過程中的各項事宜，如貨物裝卸、運輸保險等，及時處理運輸過程中的異常情況。4.負責進口原材料到貨后的倉儲管理，確保原材料存儲安全、有序。（三）質量部門1.制定進口原材料檢驗標準和檢驗流程，負責對到貨的進口原材料進行檢驗和驗收。2.對檢驗不合格的進口原材料及時出具檢驗報告，通知采購部門與供應商協商處理。3.參與進口原材料供應商的質量評估，提供質量方面的意見和建議。4.定期對進口原材料的質量狀況進行統計分析，為質量改進提供依據。（四）財務部門1.負責進口原材料采購資金的預算安排和資金支付審核。2.對進口原材料采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持。3.協助采購部門進行采購合同的財務條款審核，防范財務風險。（五）生產部門1.根據生產計劃，及時向采購部門提供進口原材料需求信息，協助采購部門制定采購計劃。2.參與進口原材料供應商的評估，從生產需求角度提供意見。3.對到貨的進口原材料進行驗收，如發現質量或數量問題及時反饋給相關部門。三、進口原材料采購管理（一）采購計劃制定1.采購部門應根據公司年度生產計劃、銷售預測以及庫存狀況，每月定期制定進口原材料采購計劃。采購計劃應明確原材料的名稱、規格、數量、預計到貨時間等詳細信息。2.在制定采購計劃時，采購部門應充分考慮原材料的市場供應情況、價格波動趨勢以及運輸周期等因素，確保采購計劃的合理性和可行性。3.采購計劃需經采購部門負責人審核后，報分管領導審批。如遇特殊情況需要調整采購計劃，應及時辦理相關審批手續。（二）供應商選擇與管理1.供應商開發采購部門應通過多種渠道收集進口原材料供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，篩選內容包括供應商的資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。對符合初步篩選條件的供應商進行實地考察，考察內容包括供應商的生產現場、質量管理體系、物流配送能力等。2.供應商評估采購部門應定期對現有供應商進行評估，評估周期為每年一次。評估內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。質量部門應參與供應商評估工作，提供供應商產品質量方面的評估意見。根據供應商評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商，給予一定的獎勵和優惠政策；對于不合格供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰。3.供應商管理采購部門應建立供應商檔案，詳細記錄供應商的基本信息、評估結果、采購合同執行情況等內容。與供應商保持密切溝通，定期向供應商反饋公司的需求信息和質量要求，同時了解供應商的生產經營狀況和市場動態。對于重要進口原材料供應商，采購部門應與其簽訂年度合作協議，明確雙方的權利和義務，確保供應的穩定性和可靠性。（三）采購合同簽訂1.采購部門在確定供應商后，應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確原材料的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交給財務部門進行財務條款審核，確保合同的財務風險可控。同時，應提交給法務部門進行法律條款審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同經審核通過后，由采購部門負責人簽字并加蓋公司合同專用章，然后與供應商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，如物流部門、質量部門、財務部門等。（四）采購訂單執行1.采購部門應根據采購合同，及時向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確原材料的名稱、規格、數量、交貨期、交貨地點等詳細信息。2.采購部門應跟蹤采購訂單執行情況，定期與供應商溝通，了解訂單生產進度和發貨情況。如發現供應商可能無法按時交貨，應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，如調整生產計劃、尋找替代供應商等，確保公司生產不受影響。3.在采購訂單執行過程中，如因不可抗力或其他原因導致訂單變更，采購部門應及時與供應商協商變更合同條款，并辦理相關審批手續。四、進口原材料運輸管理（一）運輸方式選擇1.物流部門應根據進口原材料的性質、數量、運輸距離、運輸時間要求等因素，選擇合適的運輸方式，如海運、空運、陸運等。2.在選擇運輸方式時，應綜合考慮運輸成本、運輸安全性、運輸時效性等因素，確保運輸方式的合理性和經濟性。3.對于一些緊急需要的進口原材料，可優先選擇空運方式；對于大批量、低價值的進口原材料，可選擇海運方式。（二）運輸安排1.物流部門應根據采購訂單的交貨期要求，提前與物流公司聯系，安排運輸計劃。運輸計劃應明確運輸方式、運輸時間、運輸路線、貨物裝卸等詳細信息。2.在安排運輸時，應確保物流公司具備相應的運輸資質和運輸能力，能夠保證貨物的安全運輸。同時，應要求物流公司提供運輸保險，以降低運輸風險。3.物流部門應及時跟蹤運輸過程，了解貨物的運輸狀態，如貨物是否按時起運、是否按時到達目的地、是否發生運輸事故等。如發現運輸過程中出現異常情況，應及時與物流公司溝通協調，采取相應的措施進行處理。（三）報關報檢1.物流部門應負責辦理進口原材料的報關、報檢手續。報關報檢前，應準備好相關的單證資料，如合同、發票、提單、裝箱單、原產地證書等。2.報關報檢人員應熟悉國家相關法律法規和政策，準確填寫報關報檢單，確保報關報檢手續的順利辦理。3.在報關報檢過程中，如遇到海關、檢驗檢疫部門的查驗、抽檢等情況，物流部門應積極配合，提供必要的協助和資料，確保貨物能夠順利通關。五、進口原材料檢驗管理（一）檢驗標準制定1.質量部門應根據公司產品生產要求和相關國家標準、行業標準，制定進口原材料檢驗標準。檢驗標準應明確原材料的各項質量指標、檢驗方法、檢驗頻次等內容。2.在制定檢驗標準時，應充分考慮原材料的特性和使用要求，確保檢驗標準的科學性和合理性。同時，應根據市場變化和技術發展，及時對檢驗標準進行修訂和完善。（二）檢驗流程1.進口原材料到貨后，倉庫管理人員應及時通知質量部門進行檢驗。質量部門應按照檢驗標準，對到貨的原材料進行抽樣檢驗。2.檢驗人員應根據檢驗標準，使用合適的檢驗設備和工具，對原材料的各項質量指標進行檢驗。檢驗過程中，應做好檢驗記錄，包括檢驗時間、檢驗人員、檢驗項目、檢驗結果等內容。3.對于檢驗合格的進口原材料，質量部門應出具檢驗合格報告，并通知倉庫管理人員辦理入庫手續。對于檢驗不合格的進口原材料，質量部門應出具檢驗不合格報告，詳細說明不合格原因，并通知采購部門與供應商協商處理。（三）不合格品處理1.采購部門收到質量部門出具的檢驗不合格報告后，應及時與供應商聯系，協商處理不合格品事宜。處理方式包括退貨、換貨、補貨、降價處理等。2.在與供應商協商處理不合格品時，采購部門應要求供應商提供書面處理意見，并跟蹤處理進度。如供應商未能及時處理不合格品，采購部門應采取進一步的措施，如扣除貨款、追究違約責任等。3.對于因不合格品導致的損失，如運輸費用、檢驗費用、生產延誤損失等，采購部門應根據合同約定，向供應商索賠。如供應商拒絕賠償，采購部門可通過法律途徑解決。六、進口原材料存儲管理（一）倉庫規劃1.物流部門應根據進口原材料的種類、特性、數量等因素，合理規劃倉庫存儲空間。倉庫應分為不同的區域，如合格品區、不合格品區、待檢區、退貨區等。2.在倉庫規劃時，應考慮原材料的存儲條件要求，如溫度、濕度、通風等，確保原材料能夠在適宜的環境下存儲。同時，應設置合理的貨架、貨位，便于原材料的存放和管理。（二）入庫管理1.進口原材料到貨后，倉庫管理人員應核對到貨憑證，如采購訂單、送貨單、提單等，確保到貨原材料的名稱、規格、數量、質量等與憑證一致。2.倉庫管理人員應按照倉庫規劃，將到貨原材料存放到相應的區域，并做好入庫記錄，包括入庫時間、入庫單號、原材料名稱、規格、數量、供應商等內容。3.對于檢驗不合格的進口原材料，倉庫管理人員應將其存放到不合格品區，并做好標識，防止不合格品混入合格品區。（三）存儲管理1.倉庫管理人員應定期對進口原材料進行盤點，確保庫存數量準確無誤。盤點周期為每月一次，盤點結果應形成盤點報告。2.在存儲過程中，倉庫管理人員應注意原材料的存儲條件，如溫度、濕度、通風等，確保原材料的質量不受影響。同時，應做好倉庫的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保倉庫安全。3.對于有保質期要求的進口原材料，倉庫管理人員應建立保質期臺賬，記錄原材料的入庫時間、保質期等信息，并在保質期到期前一個月通知采購部門進行處理。（四）出庫管理1.生產部門或其他部門需要領用進口原材料時，應填寫領料單，注明原材料的名稱、規格、數量、用途等信息，并經相關部門負責人審批。2.倉庫管理人員應根據領料單，核對領用原材料的名稱、規格、數量等信息，確保無誤后辦理出庫手續，并做好出庫記錄，包括出庫時間、出庫單號、原材料名稱、規格、數量、領用部門等內容。3.對于貴重或稀缺的進口原材料，倉庫管理人員應嚴格控制出庫數量，確保庫存安全。同時，應建立領用審批制度，加強對領用過程的管理。七、監督與考核（一）監督機制1.公司應建立進口原材料供應管理監督機制，定期對采購、物流、質量、倉庫等部門的工作進行檢查和監督。2.監督內容包括采購合同執行情況、運輸過程管理、檢驗工作質量、庫存管理等方面。對于發現的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。3.公司內部審計部門應定期對進口原材料供應管理工作進行審計，檢查各項制度的執行情況，防范管理風險。（二）考核指標1.采購部門的考核指標包括采購成本控制、采購合同執行率、供應商交貨及時率、供應商質量合格率等。2.物流部門的考核指標包括運輸成本控制、運輸及時率、報關報檢準確率、貨物存儲安全率等。3.質量部門的考核指標包括檢驗準確率、不合格品處理及時率、供應商質量評估準確性等。4.倉庫部門的考核指標包括庫存準確率、庫存周