傷害住院病歷管理制度一、總則（一）目的為加強公司傷害住院病歷的管理，規(guī)范病歷的收集、整理、歸檔、保管及查閱等流程，確保病歷資料的完整性、準確性和安全性，為公司處理傷害事故、保障員工權益、進行數(shù)據(jù)分析及預防管理提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內發(fā)生傷害事故后，員工在醫(yī)療機構住院治療所產生的病歷資料的管理。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵循國家有關法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的相關規(guī)定，確保病歷管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：病歷記錄應客觀、真實、準確、完整，如實反映員工傷害情況及治療過程。3.及時歸檔原則：在規(guī)定時間內完成病歷的收集、整理和歸檔工作，保證病歷資料的時效性。4.安全保密原則：妥善保管病歷資料，防止泄露，保護員工隱私。二、病歷的收集與整理（一）收集責任主體1.傷害事故發(fā)生后，由事故現(xiàn)場負責人或相關部門及時通知受傷員工就醫(yī)，并負責跟進病歷的收集工作。2.受傷員工本人或其家屬有義務配合公司完成病歷的收集，按照要求提供完整的病歷資料。（二）收集要求1.收集的病歷資料應包括但不限于門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、診斷證明、手術記錄、護理記錄等。2.確保病歷資料的原件或清晰的復印件，復印件需加蓋醫(yī)療機構公章。3.對于多次就診或轉院治療的情況，應收集完整的各階段病歷資料。（三）整理流程1.收到病歷資料后，由專人對病歷進行初步審核，檢查資料是否齊全、完整，信息是否清晰準確。2.按照病歷的類別和時間順序進行分類整理，將相關資料裝訂成冊。3.在病歷首頁或封面注明員工姓名、性別、年齡、部門、傷害事故發(fā)生時間、病歷收集時間等關鍵信息。三、病歷的歸檔（一）歸檔部門整理后的病歷資料統(tǒng)一歸檔至公司人力資源部門設立的專門檔案柜中。（二）歸檔時間傷害事故處理完畢后[X]個工作日內完成病歷的歸檔工作。（三）歸檔方式1.建立病歷檔案目錄，詳細記錄每份病歷的基本信息，便于查詢和管理。2.將裝訂成冊的病歷資料按照檔案目錄順序依次存放于檔案柜中，并在檔案柜上標明類別和年份。四、病歷的保管（一）保管環(huán)境1.設立專門的病歷檔案室，保持檔案室干燥、通風、整潔，溫度和濕度適宜。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保病歷資料的安全。（二）保管期限1.傷害住院病歷的保管期限為自傷害事故處理完畢之日起[X]年。2.法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（三）定期檢查1.每年定期對病歷檔案進行檢查，查看病歷資料是否完好無損，有無受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取相應的處理措施，確保病歷資料的質量。（四）銷毀處理1.病歷保管期滿后，由人力資源部門提出銷毀申請，填寫《病歷銷毀申請表》，注明病歷名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.經公司分管領導審批同意后，由人力資源部門會同相關部門共同實施銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，保存期限為[X]年。五、病歷的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱病歷的，需填寫《病歷查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審核批準。3.人力資源部門指定專人負責陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。（二）借閱權限1.因特殊原因需要借閱病歷的，需填寫《病歷借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息。2.經所在部門負責人、人力資源部門負責人及公司分管領導簽字同意后，方可借閱。3.借閱人應妥善保管病歷資料，不得轉借他人或用于非工作目的。借閱期限屆滿后，應及時歸還。如需延期借閱，需重新辦理借閱手續(xù)。（三）查閱與借閱限制1.涉及員工隱私的病歷內容，未經員工本人書面同意，不得查閱和泄露。2.嚴禁任何單位或個人擅自涂改、偽造、隱匿、銷毀病歷資料。六、病歷的信息化管理（一）建立電子病歷數(shù)據(jù)庫1.逐步推進病歷資料的信息化管理，建立電子病歷數(shù)據(jù)庫，將紙質病歷掃描錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)病歷資料的電子化存儲和檢索。2.電子病歷數(shù)據(jù)庫應具備完善的安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和篡改。（二）信息錄入與維護1.安排專人負責電子病歷數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入信息與紙質病歷一致。2.定期對電子病歷數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息化查閱與借閱1.公司內部人員可通過授權的賬號和密碼登錄電子病歷數(shù)據(jù)庫查閱和借閱病歷資料。2.系統(tǒng)應記錄查閱和借閱操作日志，以便進行追溯和管理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.人力資源部門定期對各部門的病歷管理情況進行監(jiān)督檢查，確保病歷管理工作符合本制度要求。2.檢查內容包括病歷的收集、整理、歸檔、保管、查閱與借閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。（二）考核機制1.將病歷管理工作納入公司績效考核體系，對在病歷管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本制度規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等