企業運輸合同管理制度一、總則1.目的為加強公司運輸合同管理，規范運輸合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范運輸合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與外部運輸單位簽訂的各類運輸合同，包括但不限于公路運輸合同、鐵路運輸合同、水路運輸合同等。3.基本原則依法合規原則：運輸合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害雙方的合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、運輸合同的簽訂1.合同承辦部門公司各業務部門負責提出運輸需求，并作為運輸合同的承辦部門。承辦部門應指定專人負責運輸合同的簽訂、履行等工作。2.合同簽訂流程承辦部門根據運輸需求，選擇合適的運輸單位，并進行初步洽談。洽談達成一致后，承辦部門起草運輸合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、運輸貨物的名稱、數量、規格、運輸起始地、目的地、運輸價格、運輸期限、付款方式、違約責任等條款。合同文本起草完成后，承辦部門應將合同文本提交至法務部門進行審核。法務部門應重點審核合同條款是否符合法律法規規定，是否存在法律風險等。法務部門審核通過后，承辦部門將合同文本提交至公司分管領導審批。分管領導應根據公司業務情況和風險評估等因素，對合同進行審批。分管領導審批通過后，承辦部門與運輸單位簽訂運輸合同。簽訂合同時，雙方應加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。3.合同簽訂注意事項合同條款應明確、具體，避免模糊不清或產生歧義。運輸價格應合理，符合市場行情。同時，應明確價格調整的條件和方式。運輸期限應明確，避免因期限不明導致糾紛。違約責任應明確，對雙方的違約行為及應承擔的責任進行詳細約定。合同中應明確爭議解決方式，如協商、仲裁或訴訟等。三、運輸合同的履行1.承辦部門職責承辦部門負責組織協調運輸合同的履行工作，確保運輸任務按時、按質、按量完成。承辦部門應及時向運輸單位提供運輸貨物的相關信息，如貨物名稱、數量、規格、包裝等，確保運輸單位能夠準確運輸貨物。承辦部門應跟蹤運輸進度，及時掌握運輸動態，如運輸車輛的行駛位置、預計到達時間等。如發現運輸過程中出現問題，應及時與運輸單位溝通協調，采取有效措施解決問題。2.運輸單位職責運輸單位應按照運輸合同約定，按時、按質、按量完成運輸任務。運輸單位應確保運輸車輛及設備符合安全運輸要求，定期進行維護保養，確保車輛及設備性能良好。運輸單位應安排具備相應資質的駕駛員進行運輸，駕駛員應遵守交通規則，確保運輸安全。運輸過程中，如發生貨物損壞、丟失等情況，運輸單位應及時通知承辦部門，并承擔相應的賠償責任。3.貨物交接貨物運輸到達目的地后，運輸單位應及時通知承辦部門進行貨物交接。承辦部門應組織相關人員對貨物進行驗收，如貨物的數量、規格、質量等是否符合合同約定。如發現貨物存在問題，應及時與運輸單位協商解決。貨物交接完成后，雙方應填寫貨物交接清單，并簽字確認。貨物交接清單應作為運輸合同履行的重要憑證。四、運輸合同的變更1.變更情形在運輸合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因，需要變更運輸合同的，合同雙方可以協商變更合同條款。如因貨物數量、規格、運輸起始地、目的地等發生變化，需要變更運輸合同的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。2.變更流程合同承辦部門提出運輸合同變更申請，并填寫運輸合同變更申請表。申請表應包括變更的原因、變更的內容、預計對合同履行的影響等。承辦部門將運輸合同變更申請表提交至法務部門進行審核。法務部門應重點審核變更申請是否符合法律法規規定，是否存在法律風險等。法務部門審核通過后，承辦部門將運輸合同變更申請表提交至公司分管領導審批。分管領導應根據公司業務情況和風險評估等因素，對變更申請進行審批。分管領導審批通過后，承辦部門與運輸單位協商簽訂運輸合同變更協議。變更協議應明確變更的內容、雙方的權利義務、違約責任等條款。五、運輸合同的終止1.終止情形運輸合同履行完畢，雙方的權利義務終止。運輸合同因不可抗力、政策調整、市場變化等原因無法繼續履行的，合同雙方可以協商終止合同。運輸合同因一方違約，另一方依法解除合同的，合同終止。2.終止流程合同承辦部門提出運輸合同終止申請，并填寫運輸合同終止申請表。申請表應包括終止的原因、合同履行情況、雙方的權利義務處理等。承辦部門將運輸合同終止申請表提交至法務部門進行審核。法務部門應重點審核終止申請是否符合法律法規規定，是否存在法律風險等。法務部門審核通過后，承辦部門將運輸合同終止申請表提交至公司分管領導審批。分管領導應根據公司業務情況和風險評估等因素，對終止申請進行審批。分管領導審批通過后，承辦部門與運輸單位協商簽訂運輸合同終止協議。終止協議應明確合同終止的原因、雙方的權利義務處理、違約責任等條款。六、運輸合同的檔案管理1.檔案收集合同承辦部門負責收集運輸合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、合同審批表、變更協議、終止協議、貨物交接清單、運輸發票等。承辦部門應定期將收集到的文件資料整理歸檔，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案保管公司設立專門的檔案保管部門，負責運輸合同檔案的保管工作。檔案保管部門應建立檔案管理制度，對運輸合同檔案進行分類、編號、存放，確保檔案資料便于查閱和管理。檔案保管部門應定期對運輸合同檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的安全和完整。3.檔案查閱因工作需要查閱運輸合同檔案的，查閱人員應填寫檔案查閱申請表，并注明查閱的原因、內容、期限等。申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案保管部門審批。檔案保管部門應根據申請內容進行審核，審核通過后，方可提供查閱服務。查閱人員應在檔案保管部門指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出保管地點。查閱過程中，應愛護檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案資料。七、運輸合同的風險防范1.法律風險防范加強合同審核，確保合同條款符合法律法規規定，避免因合同條款違法而導致合同無效或被撤銷。定期組織員工進行法律法規培訓，提高員工的法律意識和風險防范能力。聘請專業的法律顧問，為公司運輸合同管理提供法律支持和咨詢服務。2.信用風險防范在選擇運輸單位時，應進行信用調查，了解運輸單位的信譽狀況、經營情況、財務狀況等，避免與信用不良的運輸單位簽訂合同。建立運輸單位信用評價機制，對運輸單位的合同履行情況進行評價，根據評價結果調整合作關系。在合同中約定明確的違約責任，對運輸單位的違約行為進行約束，降低信用風險。3.運輸風險防范要求運輸單位購買足額的貨物運輸保險，降低運輸過程中因自然災害、意外事故等導致的貨物損失風險。加強對運輸過程的監控，如安裝GPS定位系統等，及時掌握運輸動態，確保運輸安全。與運輸單位簽訂詳細的運輸合同，明確雙方在運輸過程中的權利義務，如貨物的裝卸、保管、運輸安全等，避免因運輸過程中的糾紛導致公司損失。八、監督與考核1.監督部門公司設立專門的合同監督部門，負責對運輸合同的簽訂、履行、變更、終止等過程進行監督檢查。2.監督內容合同簽訂是否符合規定的流程和要求，合同條款是否明確、具體、合法。運輸合同是否按時、按質、按量履行，貨物交接是否規范。運輸合同變更、終止是否符合規定的流程和要求，變更協議、終止協議是否簽訂。運輸合同檔案管理是否規范，檔案資料是否完整、準確。3.考核機制建立運輸合同管理考核制度，對合同承辦部門及相關人員的運輸合同管理工作進行考核評價。