企業電子文檔管理制度總則目的為加強公司電子文檔的規范化管理，確保電子文檔的安全、完整、有效和可追溯，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作過程中產生、使用、存儲和流轉的各類電子文檔。基本原則1.集中管理原則：公司電子文檔實行集中統一管理，明確歸口管理部門，確保文檔管理的規范性和一致性。2.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密規定，確保電子文檔的安全保密，防止信息泄露。3.分類分級原則：對電子文檔進行科學分類和分級管理，便于查找、使用和控制。4.便捷高效原則：優化電子文檔管理流程，提高文檔處理效率，為公司各項工作提供有力支持。電子文檔管理職責歸口管理部門公司[具體部門名稱]為電子文檔歸口管理部門，負責制定和完善電子文檔管理制度，指導和監督各部門電子文檔管理工作，負責公司重要電子文檔的集中存儲和保管。各部門職責1.負責本部門電子文檔的日常管理工作，包括文檔的收集、整理、分類、存儲和使用等。2.按照公司電子文檔管理制度的要求，定期向歸口管理部門移交應歸檔的電子文檔。3.配合歸口管理部門做好電子文檔的安全保密檢查和監督工作。員工職責1.嚴格遵守公司電子文檔管理制度，妥善保管和使用本人在工作中產生的電子文檔。2.按照公司規定的流程和要求，及時將工作中形成的電子文檔提交給本部門進行管理。3.對涉及公司機密的電子文檔，嚴格履行保密義務。電子文檔分類與編號分類標準1.行政公文類：包括公司發布的各類通知、通報、報告、請示、批復等。2.業務文檔類：根據公司業務類型，分為市場營銷、財務管理、人力資源、生產管理、技術研發等類別，每個類別下再細分具體的文檔類型。3.合同協議類：涵蓋公司簽訂的各類合同、協議、合作意向書等。4.項目文檔類：針對公司各類項目，包括項目策劃書、項目進度報告、項目驗收文檔等。5.制度規范類：公司制定的各項規章制度、操作流程、標準規范等。6.其他文檔類：不屬于以上分類的其他電子文檔，如會議紀要、培訓資料、宣傳資料等。編號規則電子文檔編號采用“年份+部門代碼+文檔類別代碼+順序號”的格式。例如：2023HRYW001，表示2023年人力資源部業務類文檔的第001號。1.年份：取文檔形成年份的后兩位數字。2.部門代碼：按照公司部門代碼表確定，如HR表示人力資源部。3.文檔類別代碼：根據上述分類標準確定，如YW表示業務文檔類。4.順序號：由各部門按照文檔生成順序依次編號，位數根據需要確定，確保編號的唯一性。電子文檔的收集與整理收集要求1.各部門應明確專人負責電子文檔的收集工作，確保工作中產生的各類電子文檔及時、完整地收集。2.電子文檔應保持原始內容和格式，不得隨意修改或刪除。3.對于外來電子文檔，如合作方提供的文件、客戶反饋等，接收部門應及時進行登記和收集。整理方法1.按照電子文檔分類標準，對收集到的文檔進行分類。2.對每份電子文檔進行命名，命名應簡潔明了，體現文檔主題和關鍵信息，原則上采用“文檔標題+日期+版本號”的格式。3.建立電子文檔目錄，詳細記錄文檔的編號、名稱、日期、作者、來源等信息，便于查找和管理。電子文檔的存儲與保管存儲方式1.公司采用集中存儲和分布式存儲相結合的方式。重要電子文檔統一存儲在公司指定的服務器存儲區域，各部門可根據工作需要在本地進行適當備份存儲。2.服務器存儲區域應具備完善的安全防護措施，包括防火墻、入侵檢測系統、數據加密等，確保數據安全。保管期限1.電子文檔的保管期限根據國家法律法規、公司相關規定和文檔的重要性確定。一般分為短期（13年）、中期（35年）和長期（5年以上）。2.對于超過保管期限且無繼續保存價值的電子文檔，由歸口管理部門按照規定的程序進行銷毀處理。備份管理1.定期對電子文檔進行備份，備份頻率根據文檔的重要程度和變動情況確定，重要文檔應每日備份，一般文檔可每周或每月備份一次。2.備份數據應存儲在不同的物理介質上，并分別存儲在不同的地點，以防止數據丟失。3.定期對備份數據進行檢查和恢復測試，確保備份數據的可用性。電子文檔的使用與共享使用權限1.根據電子文檔的密級和重要性，設定不同的使用權限。一般分為公開、內部使用、機密、絕密四個級別。2.公開級文檔可供公司全體員工查閱和使用；內部使用級文檔僅限公司內部相關人員查閱和使用；機密級文檔需經部門負責人審批后方可查閱和使用；絕密級文檔嚴格限制查閱和使用范圍，必須經公司高層領導批準，并簽署保密協議。3.各部門應嚴格按照規定的權限控制電子文檔的訪問，確保文檔的安全。共享流程1.如需共享電子文檔，共享部門應填寫《電子文檔共享申請表》，注明共享文檔的名稱、編號、共享范圍、共享期限等信息。2.申請表經部門負責人審核后，提交歸口管理部門審批。歸口管理部門根據文檔的密級和共享要求進行審批，審批通過后，共享部門按照規定的方式進行共享。3.共享文檔應設置合理的訪問權限，確保共享范圍內的人員能夠正常訪問，同時防止文檔被非法獲取或篡改。電子文檔的審批與流轉審批流程1.涉及公司重要決策、重大事項的電子文檔，需按照公司規定的審批流程進行審批。審批流程一般包括部門負責人審核、歸口管理部門審核、公司領導審批等環節。2.審批人應認真審查文檔內容，簽署明確的審批意見，并對審批結果負責。流轉管理1.電子文檔在公司內部流轉時，應通過公司指定的電子文檔管理系統或其他正規的辦公軟件進行，確保流轉過程的可追溯性。2.流轉過程中，文檔接收人應及時確認接收，并按照要求進行處理。如有疑問或需要反饋的問題，應及時與文檔發送人溝通。電子文檔的安全保密管理安全措施1.加強服務器安全管理，設置防火墻、入侵檢測系統等安全防護設備，定期進行安全漏洞掃描和修復。2.對電子文檔存儲區域進行加密處理，防止數據在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.限制對電子文檔管理系統的訪問權限，采用用戶名和密碼認證、數字證書等方式進行身份驗證。4.定期對電子文檔管理系統進行維護和更新，確保系統的穩定性和安全性。保密規定1.嚴格遵守國家有關保密法律法規和公司保密制度，對涉及公司機密的電子文檔，嚴格履行保密義務。2.未經公司批準，不得將公司機密電子文檔泄露給外部單位或個人。3.在使用電子文檔過程中，應采取必要的保密措施，如設置密碼、加密存儲等，防止文檔信息泄露。4.員工離職時，應將本人保管的公司電子文檔全部移交，并辦理相關交接手續。電子文檔的審計與監督審計機制1.建立電子文檔審計制度，定期對電子文檔的管理情況進行審計。審計內容包括文檔的收集、整理、存儲、使用、共享、審批、流轉等環節。2.審計人員應具備專業的審計知識和技能，按照規定的審計程序和方法進行審計工作。3.審計過程中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保電子文檔管理工作規范、有序。監督檢查1.歸口管理部門定期對各部門電子文檔管理工作進行監督檢查，檢查內容包括制度執行情況、文檔管理質量、安全保密措施落實情況等。2.對監督檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。對整改不力的部門和個人，按照公司規定進行嚴肅處理。電子文檔的銷毀銷毀條件1.電子文檔超過保管期限且無繼續保存價值的。2.因公司業務調整、機構變更等原因，不再需要的電子文檔。3.涉及公司機密的電子文檔，在保密期限屆滿后，經公司批準可進行銷毀。銷毀程序1.由文檔保管部門填寫《電子文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.申請表經部門負責人審核后，提交歸口管理部門審批。歸口管理部門根據文檔的密級和銷毀要求進行審批，審批通過后，指定專人負責銷毀工作。3.銷毀電子文檔時，應采用安全可靠的