企業禮品入庫管理制度一、總則1.目的為加強公司禮品入庫管理，規范禮品入庫流程，確保禮品的安全、完整，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購入庫的禮品，包括但不限于商務禮品、促銷禮品、員工福利禮品等。3.職責分工采購部門：負責禮品的采購工作，確保所采購禮品符合公司要求，并及時將采購的禮品移交倉庫。倉庫管理部門：負責禮品的驗收入庫、存儲保管、發放等工作，確保禮品的數量準確、質量完好。財務部門：負責禮品采購費用的核算與支付，監督禮品入庫管理情況。其他相關部門：根據實際需要，配合采購部門進行禮品的選型，參與禮品的驗收等工作。二、禮品采購1.采購申請各部門因工作需要采購禮品時，應提前填寫《禮品采購申請表》，詳細注明禮品的名稱、規格、數量、用途、預計采購時間等信息，并經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《禮品采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，確認申請的合理性和必要性。對于金額較大或特殊用途的禮品采購申請，需報公司領導審批。經審批通過后的采購申請，采購部門方可進行采購。3.供應商選擇采購部門應根據禮品的要求和預算，選擇合適的供應商。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、交貨期等因素。采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、產品質量等情況，以便對供應商進行評估和管理。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括禮品的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。采購部門應嚴格按照采購合同的約定執行，確保采購工作的順利進行。三、禮品驗收1.驗收準備倉庫管理部門在收到采購部門移交的禮品時，應提前做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具等。驗收人員應熟悉禮品的驗收標準和方法，具備一定的專業知識和技能。2.數量驗收驗收人員首先對禮品的數量進行核對，確保實際到貨數量與采購合同或送貨單一致。如發現數量不符，應及時與采購部門或供應商聯系，查明原因并進行處理。3.質量驗收驗收人員按照禮品的質量標準對禮品的外觀、性能、規格等進行檢查，確保禮品質量符合要求。對于需要進行檢驗檢測的禮品，應按照相關規定進行檢驗檢測。如發現質量問題，應及時與采購部門或供應商溝通，要求其更換或處理。4.驗收記錄驗收人員在驗收過程中應做好驗收記錄，記錄禮品的名稱、規格、數量、質量情況、驗收時間、驗收人員等信息。驗收記錄應真實、準確、完整，并存檔保管。驗收合格的禮品，驗收人員應在送貨單或驗收單上簽字確認；驗收不合格的禮品，應注明不合格原因，并及時通知采購部門或供應商處理。四、禮品入庫1.入庫手續辦理驗收合格的禮品，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續。倉庫管理人員根據驗收記錄，填寫《禮品入庫單》，詳細注明禮品的名稱、規格、數量、入庫時間、存放位置等信息。《禮品入庫單》應一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交采購部門，一聯交財務部門。2.入庫上架倉庫管理人員按照禮品的類別、規格、型號等進行分類存放，并在貨架上標明禮品的名稱、規格、數量等信息，以便于查找和管理。對于貴重禮品或特殊禮品，應單獨存放，并采取相應的安全保管措施。3.庫存管理倉庫管理部門應建立禮品庫存臺賬，詳細記錄禮品的出入庫情況，包括入庫時間、入庫數量、出庫時間、出庫數量、庫存余額等信息。庫存臺賬應定期與財務部門進行核對，確保賬實相符。倉庫管理人員應定期對禮品進行盤點，檢查禮品的數量、質量、存放位置等情況，發現問題及時處理。五、禮品保管1.保管環境要求倉庫應保持干燥、通風、整潔，溫度、濕度應符合禮品保管的要求。對于有特殊保管要求的禮品，如易受潮、易變質、易燃、易爆等禮品，應采取相應的保管措施，確保禮品的安全。2.安全防護措施倉庫應配備必要的安全防護設施，如消防器材、防盜設備等，確保倉庫的安全。倉庫管理人員應加強對倉庫的安全管理，嚴禁無關人員進入倉庫，防止禮品被盜、被損壞等情況發生。3.禮品保養倉庫管理人員應定期對禮品進行檢查和保養，確保禮品的質量完好。對于需要保養的禮品，應按照相關規定進行保養，如擦拭、涂油、更換零部件等。對于長期存放的禮品，應定期進行翻動，防止禮品受潮、變形等情況發生。六、禮品發放1.發放申請各部門因工作需要發放禮品時，應提前填寫《禮品發放申請表》，詳細注明禮品的名稱、規格、數量、發放對象、發放原因等信息，并經部門負責人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。2.發放審批倉庫管理部門收到《禮品發放申請表》后，對發放申請進行審核，確認申請的合理性和必要性。對于金額較大或特殊用途的禮品發放申請，需報公司領導審批。經審批通過后的發放申請，倉庫管理部門方可進行禮品發放。3.發放手續辦理倉庫管理人員根據審批通過的《禮品發放申請表》，辦理禮品發放手續。倉庫管理人員按照申請表上注明的禮品名稱、規格、數量等信息，從倉庫中取出相應的禮品，并填寫《禮品發放登記表》，詳細記錄禮品的發放時間、發放對象、禮品名稱、規格、數量等信息。《禮品發放登記表》應一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交發放部門，一聯交財務部門。4.發放方式禮品發放方式可根據實際情況選擇直接發放、郵寄等方式。對于直接發放的禮品，發放部門應及時通知發放對象領取禮品，并要求其在《禮品發放登記表》上簽字確認；對于郵寄的禮品，倉庫管理部門應按照相關規定辦理郵寄手續，并保留郵寄憑證。七、禮品盤點1.盤點計劃制定倉庫管理部門應定期制定禮品盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、方法等。盤點計劃應報財務部門備案。2.盤點實施倉庫管理人員按照盤點計劃，對禮品進行全面盤點。盤點過程中，應認真核對禮品的數量、質量、存放位置等情況，確保賬實相符。盤點人員應在盤點表上簽字確認。3.盤點結果處理盤點結束后，倉庫管理部門應及時編制《禮品盤點報告》，詳細說明盤點情況，包括盤點時間、盤點范圍、盤點結果、差異原因及處理建議等。如發現賬實不符，應查明原因，并及時進行調整。對于盤盈或盤虧的禮品，應按照相關規定進行處理。八、禮品報廢與處理1.報廢申請對于因損壞、變質、過期等原因無法使用的禮品，倉庫管理部門應填寫《禮品報廢申請表》，詳細注明禮品的名稱、規格、數量、報廢原因等信息，并經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。2.報廢審批財務部門收到《禮品報廢申請表》后，對報廢申請進行審核，確認報廢的合理性和必要性。對于金額較大或特殊情況的禮品報廢申請，需報公司領導審批。經審批通過后的報廢申請，財務部門方可進行賬務處理。3.報廢處理經審批同意報廢的禮品，倉庫管理部門應按照相關規定進行處理。對于可回收利用的禮品，應進行回收處理；對于不可回收利用的禮品，應按照環保要求進行妥善處理，如銷毀、掩埋等。報廢處理過程中，應做好記錄，并存檔保管。九、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門應定期對禮品入庫管理情況進行審計，檢查禮品采購、驗收、入庫、保管、發放等環節是否符合本制度的規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.定期檢查采購部門、倉庫管理部門、財務部門等應定期對禮品入庫管理情況進行檢查，確保各項工作規范、有序進行。檢查內容包括禮品采購合同執行情況、禮品驗收情況、庫存